Misurare le prestazioni di un magazzino è fondamentale per ottimizzare l'intero sistema logistico di un'azienda. Definire con precisione i KPI da monitorare non è solo una pratica consigliata, ma una strategia vincente per massimizzare l'efficienza operativa. Questi indicatori forniscono una panoramica chiara sullo stato di salute del magazzino e consentono ai responsabili di intervenire prontamente con azioni correttive mirate, garantendo una gestione agile e efficace delle operazioni.
La piramide dei KPI
I KPI si concentrano su "come" viene svolto un processo specifico di magazzino, fornendo una misurazione chiara e obiettiva del successo. Misurare i KPI è essenziale perché ciò che non viene misurato non può essere controllato, e ciò che non può essere controllato non può essere gestito efficacemente. In questo contesto, la piramide dei KPI è uno strumento di gestione fondamentale per misurare e valutare le prestazioni del magazzino a vari livelli, ognuno dei quali offre diversi gradi di dettaglio e significato strategico:
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I KPI strategici sono strettamente legati agli obiettivi generali dell’azienda. Generalmente, si concentrano sull'impatto a lungo termine delle decisioni relative a specifici processi di magazzino e al loro impatto sulla redditività complessiva. Un esempio di KPI strategico è il costo del magazzino, che fornisce una visione completa delle spese totali associate alla gestione dell'inventario, inclusi i costi di stoccaggio, i costi operativi, i costi di deterioramento e obsolescenza, e i costi di capitale legati al mantenimento delle scorte.
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I KPI tattici forniscono informazioni su come le operazioni di gestione del magazzino si allineano con gli obiettivi strategici più ampi. Questi indicatori si concentrano sull'impatto a medio termine delle decisioni relative all’attività del magazzino. Il tasso di rotazione dell'inventario rientra nei KPI tattici. Esso misura la frequenza con cui l'inventario viene venduto e rimpiazzato in un periodo di tempo.
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I KPI operativi sono strettamente legati alle attività quotidiane di gestione del magazzino. Questi indicatori forniscono approfondimenti dettagliati sull'efficienza e l'efficacia dei processi, aiutando il Logistic Manager a identificare aree di miglioramento. Un esempio è il tasso di accuratezza dell'inventario che misura la precisione dell'inventario fisico rispetto a quello registrato nei sistemi di gestione del magazzino.
Utilizzando la piramide dei KPI, è possibile ottenere una visione olistica delle prestazioni del magazzino, identificando le aree di forza e di debolezza a vari livelli e adottando misure correttive mirate per migliorare la gestione complessiva delle scorte e delle operazioni di magazzino.
I KPI per la gestione del magazzino
Per gestire con successo le operazioni di magazzino, è necessario analizzare i KPI in un'ampia gamma di categorie, ognuna delle quali ha lo scopo di valutare l'efficienza, l'accuratezza e la sicurezza di una fase precisa del processo logistico. Gli ambiti da monitorare sono:
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gestione degli ordini;
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movimentazione e stoccaggio.
Gestione degli ordini
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On-Time Delivery (OTD). Misura la percentuale di ordini o spedizioni che vengono consegnati ai clienti entro la data di consegna concordata. Valuta la capacità del magazzino di evadere gli ordini entro i tempi previsti. È una metrica vitale per calcolare la soddisfazione del cliente.
OTD = [Numero di consegne puntuali ÷ Numero totale di consegne effettuate] X 100
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Receiving efficiency (RE). È una metrica utilizzata per valutare la produttività del magazzino in fase di ingresso merce. Le inefficienze nell'area di ricezione possono avere un effetto a catena sulle operazioni di magazzino, quindi, è fondamentale rilevare ed eliminare le inefficienze il prima possibile per semplificare il resto del flusso di lavoro.
RE = [Volume di merci ricevute ÷ Numero di ore lavorate] x 100
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Perfect Order (PO). È la percentuale di tutti gli ordini che vengono evasi e consegnati al cliente senza errori. Un alto tasso di precisione degli ordini indica che la maggior parte dei clienti riceve gli articoli esatti che ha ordinato e in ottime condizioni all'arrivo.
PO = [Numero ordini evasi con precisione ÷ Numero totale ordini evasi] x 100
Inventario
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Inventory Accuracy (IA). Misura la corrispondenza tra l'inventario registrato nei sistemi e le scorte effettivamente presenti in magazzino. Un elevato livello di accuratezza è fondamentale per prevenire ordini arretrati imprevisti, evitare insoddisfazione dei clienti e ridurre i costi complessivi.
IA = [Numero di articoli correttamente registrati ÷ Numero totale di articoli contati] x 100
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Inventory-To-Sales (IS). Il rapporto tra inventario e vendite aiuta i responsabili del magazzino a identificare precocemente i problemi di flusso di cassa, mantenendo i livelli di inventario in linea con i tassi di vendita. Questo KPI può anche prevenire ordini arretrati, segnalando un aumento delle vendite e indicando la necessità di incrementare gli acquisti per soddisfare un picco della domanda.
IS = [Valore dell’inventario totale ÷ Valore totale delle vendite] x 100
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Back Order (BO). È un indicatore della capacità dell'azienda di prevedere con precisione gli acquisti e le forniture di inventario. Un aumento improvviso della domanda può giustificare un temporaneo aumento del tasso di ordini arretrati per un determinato articolo. Tuttavia, un tasso di ordini arretrati costantemente elevato o in crescita è un chiaro segnale di carenze nella pianificazione e nella reattività dell'azienda.
BO = [Numero ordini arretrati ÷ Numero totale ordini effettuati] x 100
Movimentazione e stoccaggio
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Putaway cycle time. È il tempo medio necessario per stoccare un singolo articolo. Tempi di ciclo di stoccaggio più brevi riflettono una maggiore efficienza operativa. Questo tempo può essere ridotto ottimizzando la disposizione degli articoli nel magazzino, investendo nell’automazione e aumentando la produttività dei dipendenti.
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Putaway cost per riga (PC). Si concentra specificamente sul costo di stoccaggio di una voce in un ordine. Un costo di stoccaggio per riga più elevato indica un processo di stoccaggio meno efficiente.
PC = Costo totale dello stoccaggio ÷ Totale voci
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Labor Productivity (LP). Questo KPI misura la produzione totale, come le unità prelevate o gli ordini evasi, in relazione all'input di manodopera, come le ore lavorate o il numero di dipendenti. Un tasso più alto indica che si sta massimizzando l'uso della forza lavoro, ottenendo una produzione maggiore con le stesse o minori risorse di manodopera.
LP = Output ÷ Input
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Storage Space Utilization (SSU). Questo KPI aiuta a valutare se la capacità di archiviazione è adeguatamente sfruttata o se ci sono inefficienze che possono essere risolte. Un alto rapporto di utilizzo indica un uso efficiente delle risorse, mentre un basso rapporto può indicare spazio sottoutilizzato o inefficacemente gestito.
SSU = [Spazio di archiviazione utilizzato ÷ Capacità totale di archiviazione] x 100
Monitorare i KPI del magazzino è essenziale per garantire un'efficienza operativa ottimale. Questi indicatori forniscono una chiara panoramica dello stato del magazzino, permettendo di identificare rapidamente aree di miglioramento e di intervenire con azioni correttive mirate. KPI strategici, tattici e operativi offrono informazioni su diversi livelli di gestione, dai costi totali del magazzino all'accuratezza dell'inventario e ai tempi di ciclo di stoccaggio. In sintesi, la misurazione regolare dei KPI è una strategia indispensabile per mantenere elevati standard di efficienza, precisione e sicurezza, traducendosi in un vantaggio competitivo significativo per l'azienda. L'utilizzo del WMS può facilitare enormemente questo processo, automatizzando la raccolta e l'analisi dei dati dei KPI, e offrendo una visione dettagliata e in tempo reale delle operazioni di magazzino.
