Calcolare l’efficienza dei processi logistici è la preoccupazione principale di ogni Logistic Manager. Senza il monitoraggio sistematico dei flussi di magazzino si rischia di osservare dei cali significativi sui profitti e sul livello di soddisfazione dei clienti finali.
Per operare al meglio, quindi, è necessario affidarsi alla lettura dei KPI di magazzino.
I KPI di magazzino sono indicatori di prestazione logistica, fondamentali per calcolare il livello di efficienza di un magazzino. Grazie a tale strumento è possibile identificare i punti di forza e di debolezza che caratterizzano l’organizzazione, supportando gli operatori nella difficile attività di potenziamento della produttività in ogni fase del processo logistico.
Ma quali sono i KPI di magazzino più importanti?
Per conoscere lo stato di salute di un magazzino è necessario partire dai dati. Il WMS è il primo strumento di cui un’azienda dovrebbe dotarsi. Tuttavia, per essere davvero efficace, il WMS deve poter facilitare l’attività di analisi dati compiuta dal Logistic Manager. Un’interfaccia costruita ad hoc per trasferire valore all’operatore permette di avere immeritamente il controllo dei flussi di magazzino, delle giacenze e delle attività in programma. In un’unica schermata il Logistic Manager deve poter ottenere tutti i KPI più importanti.
Ecco i 5 KPI di magazzino che devi assolutamente monitorare per calcolare l’efficienza della logistica:
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Accuratezza del picking. Il picking è una tra le attività più complesse in magazzino. Da essa dipende quasi totalmente l’efficienza del centro logistico e quindi la soddisfazione del cliente finale. Un ordine prelevato in modo errato significa incremento del numero di resi e dei costi, per sostenere la logistica inversa e il recupero del cliente. Per calcolare l’accuratezza del picking occorre seguire una semplice formula:
Accuratezza del picking = (Totale ordini – Resi di prodotti errati) / totale ordini * 100
Organizzare il magazzino in modo logico, secondo le esigenze logistiche, utilizzare sistemi di picking automatico e integrare la tecnologia RFID nelle attività di prelievo sono solo alcuni dei suggerimenti efficaci per migliorare la precisione del picking.
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Indice di rotazione delle scorte. L’efficienza di magazzino dipende anche dalla velocità con cui le scorte si trasformano in ordini. Per misurare il tempo impiegato da un prodotto per completare il suo ciclo di vita, dall’ingresso all’uscita dal magazzino, si calcola l’indice di rotazione delle scorte. In altre parole, più tale KPI è elevato più il magazzino è ottimizzato e più aumentano i profitti per l’azienda. Infatti, all’aumentare della velocità di movimentazione delle scorte i relativi costi di stoccaggio diminuiscono. L’indice di rotazione delle scorte si calcola come segue:
Indice di rotazione delle scorte = Flusso in uscita/Giacenza media
Il primo passo per ottenere un’elevata rotazione delle scorte è migliorare la capacità di previsione dell'inventario, attraverso un’analisi sistematica della domanda.
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Tasso di reso. Il tasso di reso determina la frequenza con cui gli articoli vengono restituiti dai clienti. Più è basso più il livello di soddisfazione dei clienti cresce. È necessario che il calcolo di questo indice sia accompagnato dall’identificazione di tutti i motivi per cui i resi vengono effettuati. Per ciascuno di essi quindi, il Logistic Manager procede a calcolare il tasso di reso.
Tasso di reso = (Articoli restituiti / Articoli venduti) * 100
In questo modo, è possibile esaminare i motivi esatti per cui il KPI è elevato, così da mettere in atto le strategie più adeguate a risolvere il problema. Ad esempio, se la maggior parte dei resi deriva dalla consegna di articoli errati, probabilmente sarà necessario ottimizzare il processo di picking.
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Efficienza di ricevimento merce. Il processo di magazzino inizia con il ricevimento della merce. Tale KPI misura l’efficienza di questa importante fase, nonché la produttività del lavoro svolto dagli operatori e l’efficacia dei sistemi di stoccaggio.
Efficienza di ricevimento merce = quantità di merce ricevuta / totale di ore lavorate
Sistematizzare e automatizzare il processo di ricevimento merce rappresenta la soluzione migliore per ottenere migliori performance.
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Indice di evasione degli ordini. Tale KPI misura il tempo che intercorre tra la ricezione di un ordine e l’evasione dello stesso. L’obiettivo di ogni Logistic Manager è mantenerlo sempre prossimo allo zero, in quanto al suo aumentare si otterrebbe un incremento di inefficienze lungo l’intera catena logistica.
Indice di evasione degli ordini = (numero di ordini evasi/ totale degli ordini ricevuti) * 100
Costruire un piano KPI: da dove partire
Oltre ai KPI di magazzino appena citati, ce ne sono tantissimi altri a cui sono assegnati gradi di importanza che possono variare a seconda della configurazione logistica propria di ogni azienda. Per individuare i KPI di magazzino più giusti da monitorare occorre rispondere a 5 domande fondamentali:
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Quali sono gli obiettivi chiave del processo logistico?
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Quanti operatori sono impiegati in magazzino?
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Quali sono le attività prioritarie da garantire?
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Qual è l’attuale livello di soddisfazione della clientela?
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I dati raccolti sono sufficienti per condurre le analisi?
Le risposte a queste domande devono essere condivise dal Logistic Manager con l’intero gruppo di lavoro, per verificare la raggiungibilità degli obiettivi identificati e l’impatto dei risultati forniti dai propri KPI di magazzino sulle prospettive di crescita dell’intera organizzazione. Comprendere il perché dietro ogni indicatore di performance aiuterà il Logistic Manager a prendere decisioni più consapevoli e a raggiungere più velocemente l’obiettivo dell’efficienza logistica.
