I documenti per la gestione del magazzino rappresentano una parte importante nel flusso complessivo della supply chain. I processi di workflow in cui è prevista la loro transazione implicano un carico di lavoro che, se fatto manualmente, richiede un impegno molto oneroso con delle attività di carattere routinario e time-consuming. Si pensi alla classica fase dell’entrata merce nella quale l’operatore deve prendere in consegna il materiale, verificare che il documento di trasporto (DDT) sia conforme a ciò che deve essere depositato e a quanto indicato nell’ordine, inserire queste informazioni in un applicativo ad hoc per poi procedere alla corretta collocazione sugli scaffali. Oggi è possibile automatizzare i processi collegati ai documenti di gestione del magazzino grazie ai sistemi RPA (Robotic Process Automation). Questa tipologia di software, infatti, consente di svolgere i medesimi task ripetitivi che dovrebbe compiere un addetto, facendo in modo di liberarlo dalle mansioni a scarso valore e di valorizzarne invece la competenza professionale.
Documenti gestione magazzino e RPA secondo Beta 80
Una delle Business Unit di Beta 80 Group è dedicata proprio all’automazione dei processi, compresi quelli che rientrano nella catena della logistica. L’utilizzo della tecnologia RPA, quindi, è incluso all’interno di un’offerta più ampia che, di volta in volta, tiene conto delle esigenze di efficientamento e risparmio a cui mira l’organizzazione e che si possono soddisfare anche in virtù dell’automazione. Ciò significa che l’abbinamento di un software robot ai documenti per la gestione del magazzino non può essere una proposta standardizzata, ma deve partire dall’effettiva situazione dell’azienda e dei suoi stakeholder che, nel caso specifico, sono soprattutto i fornitori. Beta 80 Group, in tal senso, può vantare sia la conoscenza sempre aggiornata dei principali vendor di tool RPA, sia l’esperienza pluriennale in svariati settori, insieme a una expertise verticale in ambito logistico che si ricava dalle soluzioni WMS (Warehouse Management System) portate finora con successo sul mercato. Tutto questo fa sì che l’RPA adottato dall’azienda possa rispondere al suo reale fabbisogno.
I documenti di gestione del magazzino nel mondo reale
In un mondo ideale, tutti gli attori della supply chain sarebbero integrati in un flusso digitale omogeneo nel quale, ad esempio, i DDT arrivano già come allegato in pdf tramite mail per poi essere “catturati” dall’RPA e inseriti nel gestionale. In quello reale, però, non sempre c’è questo livello di integrazione, perché i documenti per la gestione del magazzino spesso giungono in forma cartacea. Quindi, devono essere prima scansionati e da quella scansione occorre che ci si siano dei servizi cognitivi in grado di riconoscere il numero e la data della bolla di consegna, la quantità, il numero d’ordine, l’identità del fornitore ecc. Soltanto così questi dati possono essere storicizzati, facendo in modo che il DDT entri nel ciclo passivo come copia conforme ai fini contabili. Nell’attesa che l’intera supply chain sia pienamente automatizzata, ciò non toglie che si possano realizzare tuttavia delle automazioni parziali e i processi di ricezione della merce in magazzino, resi più fluidi ed efficienti dall’RPA, ne sono un esempio lampante.
Il metodo Beta 80 per una cultura diffusa dell’automazione
Nell’implementazione di RPA a supporto del workflow dei documenti di gestione del magazzino Beta 80 Group mette in condizione l’azienda di raggiungere il proprio obiettivo in chiave pragmatica. Per farlo, oltre a considerare il contesto di partenza in cui il software robot deve essere sfruttato al meglio, accompagna l’utente finale, sia esso un profilo business sia appartenente al reparto IT, verso una capacità di utilizzo autosufficiente dello strumento tecnologico. Contemporaneamente, instaura una relazione di fiducia con il cliente affinché comprenda i benefici culturali dell’automazione al di là della singola soluzione. Introdurre un tool RPA, per quanto efficace, deve aprire la strada a identificare quelle aree e quei processi che potrebbero trarre beneficio dall’automazione. Occorre, a tale scopo, definire una automation roadmap frutto di una consapevolezza matura sulle opportunità, il ritorno sull’investimento e i rischi operativi che sempre accompagnano l’adozione di una nuova tecnologia. L’RPA, in questa maniera, potrà esprimere tutto il suo potenziale, come già avviene con i documenti di gestione del magazzino.
