La selezione di un Warehouse Management System (WMS) richiede ricerca e studio approfonditi. Un solido sistema di gestione del magazzino può aiutare un'organizzazione a lavorare in modo collaborativo, senza interruzioni, migliorando, così, i margini di profitto.
L’utilità dei sistemi di gestione del magazzino si lega soprattutto alla possibilità di coordinare in modo più efficiente le operazioni quotidiane ed i processi di gestione dell'inventario. In particolare, i WMS si sono rivelati utili durante la pandemia, quando l’interesse per le procedure paperless è risultato essenziale per la prosecuzione delle attività. L’automazione di processo offerta dai sistemi WMS ha consentito alle organizzazioni di ridurre i contatti e l’utilizzo della carta, ottimizzando anche i tempi per il reperimento delle informazioni (es. liste per il carico e il prelievo della merce).
Le piattaforme WMS offrono vantaggi sia alle aziende sia a coloro che sono coinvolti nella catena di approvvigionamento. Per coglierli a pieno, però, è importante tener presente che anche se la maggior parte dei WMS può essere configurato a un costo nominale, bisogna sempre considerare determinate esigenze e condizioni per trovare quello più adatto alla propria organizzazione.
Ecco le fasi da seguire nella scelta di un software di magazzino:
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Capire cosa rende vantaggioso il WMS
Ogni piccola o media impresa cerca di espandersi sul mercato e di rendere sempre più efficienti i suoi processi, nasce così la necessità di dotarsi di un solido sistema di gestione del magazzino. Il WMS è generalmente più vantaggioso quando è necessario organizzare operazioni che diventano sempre più numerose e si sviluppano su più processi.
Con l'aumento delle dimensioni aziendali, la complessità della gestione dello stock cresce insieme ad altre attività, come la fatturazione o le spedizioni; da qui l’esigenza di adottare un WMS efficiente. Tale sistema consente di avere una panoramica complessiva e aggiornata in tempo reale rispetto a:
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inventario
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capacità di stoccaggio
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date di scadenza dei prodotti o materiali
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vendite
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servizio clienti
L'analisi dei cambiamenti nel processo corrente, l'esame delle spedizioni ed il controllo del volume degli ordini possono essere eseguiti facilmente con l'aiuto di un WMS appropriato.
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Conoscere i propri requisiti e il ROI
I fornitori della catena di approvvigionamento dovrebbero definire precisi requisiti e includere i relativi costi per calcolare accuratamente il ritorno sull'investimento (ROI) rispetto ad un WMS. Sebbene sul mercato siano presenti diversi WMS con molteplici funzionalità, è estremamente importante selezionare la tecnologia in grado di soddisfare i requisiti della propria organizzazione. A questo punto si applicano anche i vincoli di budget: esistono WMS di fasce diverse, più o meno costosi, in cui si passa dalle funzionalità di monitoraggio di base, come “Ordinato”, “Imballato”, “Spedito” e “Ricevuto”, fino ad arrivare a quelli che offrono opzioni aggiuntive come il rifornimento, la direzione del lavoro, l'ottimizzazione e la creazione di reportistica dinamica.
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Richiedere ai fornitori informazioni correlate
Una volta individuati i fornitori di sistemi WMS che rispettano i requisiti più importanti per la propria organizzazione inizia la fase di valutazione delle alternative disponibili. È consigliabile limitare l’elenco tra i tre e i cinque fornitori più significativi. In aggiunta, è necessario anche considerare il time- to- value perché, dopo aver implementato il WMS, potrebbe essere necessario un mese o un anno per verificare il ROI richiesto. La richiesta di informazioni è un passaggio semplice, ma fondamentale che deve essere svolto con attenzione. Queste possono includere:
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un elenco delle funzionalità supportate dal software
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i servizi di formazione disponibili
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il costo stimato del software
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il costo della formazione
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eventuali funzionalità aggiuntive configurabili
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il supporto per eventuali integrazioni di terze parti.
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Studiare la capacità del singolo fornitore, gli avanzamenti e gli sviluppi offerti
La valutazione di tutti i fornitori dei sistemi WMS che soddisfano i requisiti minimi è essenziale ma è anche vero che è qui che le cose si complicano, poiché i requisiti possono cambiare con l'evoluzione dei processi aziendali. La corrispondenza più vicina alle proprie esigenze potrebbe sembrare allettante, ma è bene anche assicurarsi che ci siano le condizioni per sostenere ulteriori sviluppi sulla base delle tendenze e dei cambiamenti attuali e futuri dell’organizzazione. In altre parole, il percorso di aggiornamento del WMS è un aspetto fondamentale, che deve essere preso in considerazione.
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Selezionare i migliori venditori
Impegno, solidità e affidabilità nel mantenere una relazione cognitiva sono i fattori chiave che guidano la scelta di un WMS, oltre alla soddisfazione delle proprie specifiche esigenze. I primi cinque fornitori possono essere selezionati in base a diversi fattori quali costi, know-how, sviluppo e qualità. Un fornitore potrebbe aver provato e testato diverse metodologie, ma l'implementazione dovrebbe essere conforme ai requisiti, in modo che il sistema fornisca la soluzione ottimale fin dall’inizio.
Un WMS ideale dovrebbe essere in grado di crescere insieme all'organizzazione, fornendo le migliori soluzioni in modo tempestivo.
Inoltre, per semplificare il processo di scelta è fondamentale eseguire un'analisi dei sistemi di diversi fornitori e tabulare tutte le loro funzionalità volte a supportare i requisiti aziendali, oltre a costi, licenze software, costi di formazione e di manutenzione.
Un buon approccio per identificare il miglior WMS, infine, consiste nel visualizzare una demo del software e comprendere le varie funzionalità che supporta. In questo modo, si ha l'opportunità di declinare i propri dati in tempo reale, analizzare e testare varie funzioni, verificare la presenza di gap o aree che non soddisfano le proprie esigenze, incorporare le integrazioni richieste e collaborare con il fornitore per personalizzare il necessario.
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Formare un team di progetto
L'intero processo di studio delle soluzioni dei fornitori (implementazione, progettazione e messa in funzione) deve essere supervisionato da un team di progetto specifico. Le unità di business dell'organizzazione determinano come il WMS dovrebbe funzionare. Il team ha il compito di raccogliere le esigenze, normalizzarle e produrre un capitolato da seguire.
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Determinare le tecnologie che migliorano i processi
Un WMS può essere implementato attraverso una piattaforma SaaS (Software-as-a-Service), un modo per utilizzare il software come servizio in cloud, sostenendo un costo proporzionale all’utilizzo della piattaforma e beneficiando di un’assistenza continua. Diversi sono i vantaggi che si ottengono con questa modalità di installazione:
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facile accesso al software WMS
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elevata sicurezza delle informazioni
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infrastruttura ridotta
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gestione di volumi crescenti
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aggiornamenti e modifiche più fluidi
I dati di inventario e la cronologia dei processi svolti richiedono la sicurezza dei dati che devono essere gestiti nel sistema. Un'applicazione SaaS aiuta a mantenere il backup dei dati su aziende di qualsiasi dimensione ed elimina il rischio di perdita degli stessi.
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Comprendere l’importanza della Business Intelligence e del Reporting
Tra le funzionalità che rendono efficiente un WMS vi è la capacità di mettere a disposizione analisi periodiche e previsioni di tendenze e fluttuazioni attraverso soluzioni di Business Intelligence. Ogni singola operazione in corso nel magazzino deve poter essere monitorata in tempo reale, utilizzando funzionalità di reporting.
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Privilegiare i requisiti di formazione
Per ottimizzare la gestione del magazzino, il WMS non è sufficiente. È fondamentale assicurarsi che il proprio team riceva una formazione adeguata sul software ed una guida sulle procedure. Il team dovrebbe, inoltre, poter contattare agevolmente il fornitore per ricevere il supporto tecnico su installazioni, integrazioni e attività di manutenzione. Coinvolgere il team in programmi di formazione quando il fornitore rilascia un aggiornamento software con funzionalità aggiuntive è un altro elemento di primaria importanza.
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Verificare l’Impegno del fornitore al miglioramento continuo
C'è sempre bisogno di un miglioramento in ogni processo, e lo stesso vale per il WMS. Il rapporto tra un fornitore e l'organizzazione dovrebbe essere misurato con il livello di impegno e miglioramento, rispetto non solo a ciò che viene promesso, ma anche a ciò che viene consegnato tempestivamente.
La scelta del WMS più giusto per la propria organizzazione non è semplice. A fare la differenza non è solo la soluzione tecnologica, ma piuttosto le modalità di implementazione e di configurazione del WMS e la sua concreta possibilità di adattarsi agli scenari futuri dell’organizzazione e alle esigenze specifiche del cliente.
