Software gestione magazzino: come scegliere il migliore

La selezione di un Warehouse Management System (WMS) richiede ricerca e studio approfonditi. Un solido sistema di gestione del magazzino può aiutare un'organizzazione a lavorare in modo collaborativo, senza interruzioni, migliorando, così, i margini di profitto.

L’utilità dei sistemi di gestione del magazzino si lega soprattutto alla possibilità di coordinare in modo più efficiente le operazioni quotidiane ed i processi di gestione dell'inventario. In particolare, i WMS si sono rivelati utili durante la pandemia, quando l’interesse per le procedure paperless è risultato essenziale per la prosecuzione delle attività. L’automazione di processo offerta dai sistemi WMS ha consentito alle organizzazioni di ridurre i contatti e l’utilizzo della carta, ottimizzando anche i tempi per il reperimento delle informazioni (es. liste per il carico e il prelievo della merce).

Le piattaforme WMS offrono vantaggi sia alle aziende sia a coloro che sono coinvolti nella catena di approvvigionamento. Per coglierli a pieno, però, è importante tener presente che anche se la maggior parte dei WMS può essere configurato a un costo nominale, bisogna sempre considerare determinate esigenze e condizioni per trovare quello più adatto alla propria organizzazione.

A cosa serve un software per la gestione del magazzino

Un sistema di Warehouse Management è uno strumento critico che permette di pianificare, ottimizzare e controllare la movimentazione delle merci e le operazioni logistiche giornaliere. Le funzionalità di una piattaforma WMS possono variare in base alla complessità dell’organizzazione aziendale e alle esigenze specifiche del magazzino, ma in generale una soluzione di Warehouse Management è progettata per supportare i seguenti compiti:

• Ricezione, identificazione e stoccaggio: il software permette di gestire l'arrivo delle merci. Ogni articolo in entrata viene identificato attraverso il codice a barre o il tag RFID (Radio Frequency Identification), quindi assegnato a uno spazio di stoccaggio secondo regole di ottimizzazione. Le informazioni sull’articolo e sulla sua posizione a magazzino vengono caricate nel database aziendale.

• Gestione dell'inventario: il WMS fornisce gli strumenti per monitorare le quantità di scorte a magazzino, segnalare il raggiungimento delle soglie minime di giacenza e provvedere automaticamente al riordino degli articoli, supportando così le strategie aziendali per la riduzione dei costi di stoccaggio.

• Picking, packing e spedizione: un software per la gestione del magazzino permette di automatizzare le attività di prelievo, imballaggio e spedizione degli articoli, accelerando l’evasione degli ordini e riducendo il tasso di errore. Tutte le informazioni relative al processo vengono aggiornate nel database in tempo reale.

• Movimentazione e tracciabilità: il WMS consente di pianificare e verificare le attività di movimentazione interna degli articoli a magazzino, migliorando l'efficienza dello stoccaggio e la disponibilità delle merci. Inoltre, permette la tracciabilità completa degli articoli, registrando numeri di serie, shelf-life e date di scadenza.

• Reportistica e analisi: il software di Warehouse Management permette di generare report dettagliati sulla base delle informazioni disponibili, supportando i manager nel comprendere le prestazioni del magazzino, identificare i colli di bottiglia e prendere decisioni per eventuali interventi migliorativi.

• Staff Management: anche la gestione del personale è da annoverare tra le attività principali del WMS, che permette di monitorare la distribuzione delle attività e le performance dei dipendenti ai fini dell’ottimizzazione.

Come funziona il software per la gestione del magazzino

Insomma, un software WMS è progettato per massimizzare l'efficienza e la precisione delle operazioni interne al magazzino, riducendo i costi di gestione, migliorando il servizio verso i clienti e fornendo un supporto strategico alla logistica aziendale. Ma come funziona esattamente un sistema per il Warehouse Management?

La piattaforma si basa su un’architettura di tipo client-server o web-server e permette installazioni on-premise (all’interno del data center locale dell’azienda) oppure in cloud con un modello di gestione as-a-service. Si tratta tipicamente di una suite modulare, che permette di aggiungere e combinare funzionalità differenti a seconda delle esigenze di business e delle necessità operative. Il WMS deve avere la possibilità di integrarsi con altre applicazioni aziendali, come le soluzioni ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management) o TMS (Transportation Management System), per una gestione olistica della supply chain. Inoltre, le soluzioni più evolute possono comunicare con i sistemi di automazione presenti in azienda, come i robot per la movimentazione, le soluzioni per il trasporto e le tecnologie di prelievo (ad esempio, i dispositivi a guida vocale o i sistemi pick-to-light).

Gestione del magazzino: le fasi per la scelta del software

Alla luce delle funzionalità e delle caratteristiche sopraccitate, quali dovrebbero essere i criteri di selezione e valutazione per un software WMS? Ecco le fasi da seguire nella scelta di un software di magazzino:

Capire cosa rende vantaggioso il WMS

Ogni piccola o media impresa cerca di espandersi sul mercato e di rendere sempre più efficienti i suoi processi, nasce così la necessità di dotarsi di un solido sistema di gestione del magazzino. Il WMS è generalmente più vantaggioso quando è necessario organizzare operazioni che diventano sempre più numerose e si sviluppano su più processi. Con l'aumento delle dimensioni aziendali, la complessità della gestione dello stock cresce insieme ad altre attività, come la fatturazione o le spedizioni; da qui l’esigenza di adottare un WMS efficiente. Tale sistema consente di avere una panoramica complessiva e aggiornata in tempo reale rispetto a:

• inventario

• capacità di stoccaggio

• date di scadenza dei prodotti o materiali

• vendite

• servizio clienti

L'analisi dei cambiamenti nel processo corrente, l'esame delle spedizioni ed il controllo del volume degli ordini possono essere eseguiti facilmente con l'aiuto di un WMS appropriato.

Conoscere i propri requisiti e il ROI

I fornitori della catena di approvvigionamento dovrebbero definire precisi requisiti e includere i relativi costi per calcolare accuratamente il ritorno sull'investimento (ROI) rispetto ad un WMS. Sebbene sul mercato siano presenti diversi WMS con molteplici funzionalità, è estremamente importante selezionare la tecnologia in grado di soddisfare i requisiti della propria organizzazione. A questo punto si applicano anche i vincoli di budget: esistono WMS di fasce diverse, più o meno costosi, in cui si passa dalle funzionalità di monitoraggio di base, come “Ordinato”, “Imballato”, “Spedito” e “Ricevuto”, fino ad arrivare a quelli che offrono opzioni aggiuntive come il rifornimento, la direzione del lavoro, l'ottimizzazione e la creazione di reportistica dinamica.

Richiedere ai fornitori informazioni correlate

Una volta individuati i fornitori di sistemi WMS che rispettano i requisiti più importanti per la propria organizzazione inizia la fase di valutazione delle alternative disponibili. È consigliabile limitare l’elenco tra i tre e i cinque fornitori più significativi. In aggiunta, è necessario anche considerare il time- to- value perché, dopo aver implementato il WMS, potrebbe essere necessario un mese o un anno per verificare il ROI richiesto. La richiesta di informazioni è un passaggio semplice, ma fondamentale che deve essere svolto con attenzione. Queste possono includere:

• un elenco delle funzionalità supportate dal software

• i servizi di formazione disponibili

• il costo stimato del software

• il costo della formazione

• eventuali funzionalità aggiuntive configurabili

• il supporto per eventuali integrazioni di terze parti.

Studiare la capacità del singolo fornitore, gli avanzamenti e gli sviluppi offerti

La valutazione di tutti i fornitori dei sistemi WMS che soddisfano i requisiti minimi è essenziale ma è anche vero che è qui che le cose si complicano, poiché i requisiti possono cambiare con l'evoluzione dei processi aziendali. La corrispondenza più vicina alle proprie esigenze potrebbe sembrare allettante, ma è bene anche assicurarsi che ci siano le condizioni per sostenere ulteriori sviluppi sulla base delle tendenze e dei cambiamenti attuali e futuri dell’organizzazione. In altre parole, il percorso di aggiornamento del WMS è un aspetto fondamentale, che deve essere preso in considerazione.

Selezionare i migliori venditori

Impegno, solidità e affidabilità nel mantenere una relazione cognitiva sono i fattori chiave che guidano la scelta di un WMS, oltre alla soddisfazione delle proprie specifiche esigenze. I primi cinque fornitori possono essere selezionati in base a diversi fattori quali costi, know-how, sviluppo e qualità. Un fornitore potrebbe aver provato e testato diverse metodologie, ma l'implementazione dovrebbe essere conforme ai requisiti, in modo che il sistema fornisca la soluzione ottimale fin dall’inizio. Un WMS ideale dovrebbe essere in grado di crescere insieme all'organizzazione, fornendo le migliori soluzioni in modo tempestivo. Inoltre, per semplificare il processo di scelta è fondamentale eseguire un'analisi dei sistemi di diversi fornitori e tabulare tutte le loro funzionalità volte a supportare i requisiti aziendali, oltre a costi, licenze software, costi di formazione e di manutenzione. Un buon approccio per identificare il miglior WMS, infine, consiste nel visualizzare una demo del software e comprendere le varie funzionalità che supporta. In questo modo, si ha l'opportunità di declinare i propri dati in tempo reale, analizzare e testare varie funzioni, verificare la presenza di gap o aree che non soddisfano le proprie esigenze, incorporare le integrazioni richieste e collaborare con il fornitore per personalizzare il necessario.

Formare un team di progetto

L'intero processo di studio delle soluzioni dei fornitori (implementazione, progettazione e messa in funzione) deve essere supervisionato da un team di progetto specifico. Le unità di business dell'organizzazione determinano come il WMS dovrebbe funzionare. Il team ha il compito di raccogliere le esigenze, normalizzarle e produrre un capitolato da seguire.

Determinare le tecnologie che migliorano i processi

Un WMS può essere implementato attraverso una piattaforma SaaS (Software-as-a-Service), un modo per utilizzare il software come servizio in cloud, sostenendo un costo proporzionale all’utilizzo della piattaforma e beneficiando di un’assistenza continua. Diversi sono i vantaggi che si ottengono con questa modalità di installazione:

• facile accesso al software WMS

• elevata sicurezza delle informazioni

• infrastruttura ridotta

• gestione di volumi crescenti

• aggiornamenti e modifiche più fluidi

I dati di inventario e la cronologia dei processi svolti richiedono la sicurezza dei dati che devono essere gestiti nel sistema. Un'applicazione SaaS aiuta a mantenere il backup dei dati su aziende di qualsiasi dimensione ed elimina il rischio di perdita degli stessi.

Comprendere l’importanza della Business Intelligence e del Reporting

Tra le funzionalità che rendono efficiente un WMS vi è la capacità di mettere a disposizione analisi periodiche e previsioni di tendenze e fluttuazioni attraverso soluzioni di Business Intelligence. Ogni singola operazione in corso nel magazzino deve poter essere monitorata in tempo reale, utilizzando funzionalità di reporting.

Privilegiare i requisiti di formazione

Per ottimizzare la gestione del magazzino, il WMS non è sufficiente. È fondamentale assicurarsi che il proprio team riceva una formazione adeguata sul software ed una guida sulle procedure. Il team dovrebbe, inoltre, poter contattare agevolmente il fornitore per ricevere il supporto tecnico su installazioni, integrazioni e attività di manutenzione. Coinvolgere il team in programmi di formazione quando il fornitore rilascia un aggiornamento software con funzionalità aggiuntive è un altro elemento di primaria importanza.

Verificare l’Impegno del fornitore al miglioramento continuo

C'è sempre bisogno di un miglioramento in ogni processo, e lo stesso vale per il WMS. Il rapporto tra un fornitore e l'organizzazione dovrebbe essere misurato con il livello di impegno e miglioramento, rispetto non solo a ciò che viene promesso, ma anche a ciò che viene consegnato tempestivamente.

La scelta del WMS più giusto per la propria organizzazione non è semplice. A fare la differenza non è solo la soluzione tecnologica, ma piuttosto le modalità di implementazione e di configurazione del WMS e la sua concreta possibilità di adattarsi agli scenari futuri dell’organizzazione e alle esigenze specifiche del cliente.

Implementare il WMS: quali sono le best practice 

L’introduzione di un WMS all’interno dell’azienda ha degli impatti significativi sui flussi di lavoro, sia per i processi di produzione che per quelli amministrativi. Al fine di garantire continuità del business e minimizzare gli effetti sulle prassi operative, è opportuno che l’implementazione segua un processo in 5 step:

1. Analisi dei processi di business. I flussi aziendali, l’organizzazione del magazzino e la programmazione del lavoro sono fortemente dipendenti dal modello di business e dalla merce trattata. I materiali deperibili avranno bisogno, ad esempio, di un inventario aggiornato in tempo reale. La presenza di molti sistemi di automazione necessiterà, invece, di un coordinamento avanzato dei macchinari e, quindi, di un WCS – Warehouse Control System, ad alte prestazioni. Va sottolineato che l’analisi dei processi di business, oltre a determinare i flussi logistici, dovrebbe essere l’input primario per progettare il layout di magazzino. È un approccio vincente, ma non consueto, in quanto l’hardware e il layout degli spazi di magazzino vengono progettati di norma solo in base alle necessità di produzione e di vendita, senza tenere conto che il layout incide fortemente sulle performance del magazzino: tempi di evasione degli ordini, soddisfazione dei clienti, costi di esercizio, ecc.
2. Progettazione dei flussi logistici. L’organizzazione delle operazioni in magazzino è disegnata in funzione dei processi di business, individuando algoritmi o passi di lavoro specifici per aumentare le performance. Tecniche, quali, ad esempio, il batch picking, il make-to-order o il cross-docking, sono implementate per migliorare i tempi di evasione degli ordini e le performance operative del magazzino.
3. Integrazione dei sistemi aziendali. Il corretto scambio dati da e verso le altre piattaforme della Supply Chain (MES – Manufacturing Execution System, TMS – Transportation Management System, ecc.) o le piattaforme gestionali (ERP – Enterprise Resource Planning, OMS – Order Management System, ecc.) assicura che le operazioni siano sincronizzate, con flussi informativi congrui e aggiornati, riducendo errori e ritardi.
4. Test del sistema e go live. I processi di business e i flussi logistici devono essere testati e approvati ad unità elementari. Quando la fase di test è terminata, viene programmato il go live. Il passaggio in produzione del nuovo impianto è tempificato tenendo conto delle variabili significative: cicli di produzione, vincoli specifici (business continuity, prodotti deperibili, ecc.), disponibilità del personale competente e dei fornitori coinvolti.
5. Supporto post go live. A valle del passaggio in esercizio, occorre monitorare la stabilità del sistema e risolvere tempestivamente eventuali problemi operativi o di performance.

L'implementazione di un WMS in un magazzino richiede un approccio strutturato, basato sull’esperienza pratica, sulla competenza tecnologica e sulla conoscenza del dominio di business. Tale approccio garantisce non solo il raggiungimento degli obiettivi tecnici, ma anche l’eliminazione (o la minimizzazione) degli imprevisti che si possono facilmente presentare nei progetti molto articolati e complessi.