Ottimizzare la logistica di magazzino è l’imperativo di qualsiasi azienda, grande o piccola, che miri a mantenere alti livelli di competitività ed efficienza. Il sistema deve funzionare, deve essere fluido, resiliente, in grado di soddisfare le esigenze di business, derivanti, a loro volta, dai bisogni di clienti e mercati sempre più esigenti.
Rispondere a quest’imperativo, oggi, sarebbe impossibile senza un Warehouse Management System (WMS), un software di gestione del magazzino capace di adattarsi ad esigenze specifiche e assicurare il perfetto funzionamento della catena logistica.
Perché cresce la richiesta di soluzioni per la gestione della logistica
Secondo una ricerca condotta da McKinsey & Company nel novembre 2023, gli investimenti tecnologici nel comparto della logistica stanno continuando a crescere. Su un campione di 250 aziende specializzate nel settore, la quasi totalità ha dichiarato l’intenzione di aumentare o comunque mantenere invariata la spesa destinata all’innovazione per i prossimi tre anni. Il trend al rialzo è una costante che ha caratterizzato il comparto anche nello scorso triennio, a partire dal 2020, nonostante lo scenario economico generale tutt’altro che positivo.
I WMS software sono ormai diventati una soluzione comunemente adottata e diffusa in virtù dei vantaggi competitivi. Come suggerisce McKinsey, le imprese che non hanno investito su queste tecnologie ormai mainstream rischiano di rimanere penalizzate rispetto alla concorrenza.
Grazie anche all’adozione dei WMS, le aziende riescono a traguardare con successo le sfide maggiori che affliggono attualmente i processi logistici, ovvero la necessità di ridurre i costi e aumentare la produttività del magazzinaggio.
Warehouse Management System: cos’è e a che cosa serve
Ma cosa sono esattamente i WMS software e perché oggi sono fondamentali per le aziende?
Per Warehouse Mangement System si intende, dunque, un sistema di gestione del magazzino, che supporta l’azienda in tutte le fasi di organizzazione, coordinamento e controllo dei movimenti e dei processi logistici.
Il software del WMS si basa su un’architettura di tipo client-server o web-server (nelle soluzioni più recenti) e deve potersi integrare sia con il sistema ERP (Enterprise Resource Planning), che gestisce la parte amministrativa, sia con eventuali altri software impiegati nei sistemi di stoccaggio e di movimentazione automatici all’interno del magazzino. Una soluzione particolarmente efficiente è, poi, quella in cui WMS è anche in grado di controllare a basso livello l'automazione, questo permette di migliorare funzionamento e capacità del sistema.
Il Warehouse Management System serve ad ottimizzare l’attività di tutte le risorse presenti nel magazzino: merci, uomini e mezzi. Dal tracking del prodotto, come nella tracciabilità alimentare, che identifica la miglior posizione per lo stoccaggio, alle funzioni di picking, passando dal controllo delle giacenze e l’automatizzazione della ricezione merci fino alla gestione delle spedizioni e al tracciamento dei corrieri.
Le funzioni svolte da un buon WMS software sono diverse e adattabili ad esigenze specifiche, per questo è possibile affermare che questo sia il braccio e la mente del magazzino stesso.
Tra le principali attività che possono essere svolte o semplificate dall’utilizzo di un Warehouse Management System troviamo:
• Identificazione: ogni articolo che entra in magazzino viene identificato attraverso la lettura del codice a barre o del tag RFID (Radio Frequency Identification), automaticamente il WMS software riceve e aggiorna le informazioni a database.
• Picking: la presenza di un WMS software permette di gestire in modo automatico o semi automatico l’attività di prelievo dagli scaffali del magazzino. Per ogni articolo prelevato viene effettuata la lettura del codice a barre e l’informazione viene aggiornata in tempo reale.
• Gestione scorte, giacenze e riordini: il Warehouse Management System contiene tutte le informazioni relative alle scorte del magazzino, monitora le soglie minime di giacenza e permette di automatizzare l’ordine dei prodotti.
• Allocazione: Il WMS è in grado di definire e consigliare la posizione migliore per l’allocazione di articoli, colli o pallet, tenendo conto delle esigenze del magazzino stesso.
• Rotazione e movimentazione: l’utilizzo di un software di gestione del magazzino permette di ottimizzare i tempi di movimentazione della merce, rispondendo ad esigenze di efficienza, time-saving e standardizzazione delle movimentazioni, secondo esigenze specifiche. Il WMS software consente, inoltre, la tracciabilità dei lotti e di registrare scadenza, shelf life e serial number.
• Inventario: il WMS costituisce anche il database del magazzino, pertanto, in fase di inventario, basta richiamare tutte le informazioni necessarie per ottenere dei documenti chiari e completi, basati su dati in real-time. Non va, però, fatta confusione tra IMS (Inventory Management System) e WMS. Il primo può essere parte del secondo, ma non viceversa.
• Report e Warehouse Analytics: la grande quantità di dati contenuta nel WMS software rende possibile l’elaborazione di report e dashboard, che analizzano e valutano il grado di efficienza del magazzino, fornendo un quadro d’insieme chiaro, che facilita eventuali migliorie.
• Staff Management: La gestione del personale può essere considerata una delle attività primarie del WMS software, poiché è tra i fattori che maggiormente influenzano i costi di gestione di un magazzino. Il WMS permette di monitorare e verificare la gestione del personale, garantendo una più completa visione delle prestazioni dei dipendenti.
Dotarsi di un WMS software: 7 vantaggi
Dotarsi di un WMS porta all’azienda vantaggi che, già a breve termine, influiscono sensibilmente sull’efficienza di flussi e processi di magazzino, sia che si tratti di un magazzino tradizionale, sia di un magazzino automatico o 4.0.
Per sintetizzare, possiamo identificare 7 benefici connessi all’introduzione di un Warehouse Management System. Un WMS software, infatti, permette di:
1. Aumentare la produttività
2. Ridurre i tempi di evasione ordini
3. Ridurre gli errori
4. Ridurre l’impatto ambientale
5. Ottimizzare i costi di movimentazione delle merci
6. Ottimizzare la gestione degli spazi
7. Automatizzare la reportistica
Di contro, a scoraggiare l’introduzione del software di magazzino, sono principalmente tre elementi:
1. I costi di acquisto (soprattutto per piccole aziende e nei casi in cui fosse necessario acquistare diverse licenze ). Tuttavia, è bene tener presente che i costi vengono mitigati dalle proposte in Cloud o SaaS.
2. Il costo della personalizzazione (nei casi in cui le esigenze del cliente sono talmente specifiche da non essere coperte da un WMS software di mercato).
3. I tempi di implementazione (qualora le tempistiche per l’introduzione del WMS software risultassero troppo lunghe).
Le caratteristiche di un buon WMS software
Meno errori, più efficienza, operazioni di picking e stoccaggio più veloci, massima tracciabilità, flessibilità. Sono questi, dunque, i vantaggi e le caratteristiche di un buon WMS, fondamentali per la logistica di magazzino.
Il WMS migliore è quello che risponde alle esigenze specifiche dall’azienda ed è adatto a coprire le necessità tipiche del settore in cui questa opera.
Ci sono, però, alcune caratteristiche trasversali del WMS software, che, indipendentemente dal tipo di magazzino, devono essere presenti:
• Capacità di interazione: il sistema deve essere in grado di “parlare” con tutte le diverse tecnologie (Wi-Fi, RTLS, Bluetooth, ecc.) e i device utilizzati per l’acquisizione dati (terminali, scanner bar code, RFID, ecc.).
• Flessibilità: deve essere possibile aggiornare il WMS, aggiungere o togliere moduli secondo l’evoluzione delle esigenze connesse al suo utilizzo.
• Capacità di integrazione: un buon WMS deve essere in grado di integrarsi con sistemi e strumenti già presenti in magazzino o che potrebbero esserlo in futuro.
• Minima customizzazione: un WMS davvero “completo” ha la capacità di soddisfare i bisogni di diversi clienti e, dunque, categorie commerciali, senza necessità di sviluppare funzioni ad hoc, ma attraverso la propria versione standard.
Oltre alle funzioni di base, un buon WMS offre la possibilità di integrare o scegliere moduli diversi, che rispondono a diverse esigenze, derivanti dalla tipologia di magazzino: tradizionale, automatico o ibrido.
Tra questi, i più importanti sono:
Pick to Light
Il Pick to Light permette agli operatori di magazzino di operare a mani libere, senza l’utilizzo di dispositivi cartacei o tablet. Un segnale luminoso guida l’operatore in tutte le fasi, dal prelievo della merce allo sventagliamento. È disponibile anche in versione wireless e si integra con diversi software e sistemi.
Voice Picking
Il Voice Picking è una tecnologia che sfrutta dei dispositivi di sintesi vocale per inviare comandi vocali all'addetto al picking, dotato di cuffie e microfono. Il sistema è in grado di fornire istruzioni e comprendere comandi vocali e permette agli operatori di lavorare a mani libere.
Picking Automatico
Il Picking Automatico prevede l’automazione, tramite l’utilizzo di robot antropomorfi, delle attività di picking, secondo le esigenze aziendali. Questo modulo all’interno del WMS software permette di ridurre i costi e ottimizzare i processi, sollevando gli addetti da compiti gravosi e ripetitivi, soggetti ad errore. Può riguardare il prelievo di pallet, colli singoli e a strati, consente una migliore gestione delle scorte e di sfruttare lo spazio del magazzino in altezza.
RTLS
L’RTLS (Real-Time Locating System) permette di localizzare, in ogni momento, pallet e muletti attraverso delle coordinate georeferenziate indoor o outdoor, in real-time. Senza la necessità di operazioni aggiuntive, è così possibile memorizzare le coordinate di stoccaggio di ciascun pallet, evitando la lettura dei barcode, di essere sempre aggiornati sullo stato di giacenza e di visualizzare la mappa del magazzino in grafica 3D.
Integrazione con i sistemi di spedizione
Il passaggio dal magazzino alla spedizione è molto delicato, per questo un modulo dedicato a creare una connessione tra il gestionale del magazzino e i diversi sistemi di corrieri utilizzati può fare la differenza. Questo specifico modulo è solito fare da ponte tra i due sistemi e garantire efficienza e chiarezza nel passaggio delle informazioni. Spesso prevede, inoltre, produzione e stampa della lettera di vettura e il monitoraggio dei diversi stati della spedizione.
Come scegliere il WMS più adatto alle tue esigenze
È chiaro, dunque, come un WMS sia, ad oggi, fondamentale per la logistica, soprattutto per la capacità di ottimizzare funzioni di magazzino che altrimenti risulterebbero molto lente, soggette a errore e alienanti per gli addetti ai lavori. Ma come si sceglie il WMS più adatto alle proprie esigenze?
Sulla carta, sembrerebbero non esserci differenze sostanziali tra i vari WMS software, soprattutto tra quelli che rispondono già alle caratteristiche che dovrebbe avere un buon software di gestione del magazzino, elencate nel paragrafo precedente. Al netto, dunque, di buone capacità di integrazione, interazione, flessibilità e completezza, a fare davvero la differenza nella scelta del WMS software sono il grado di consapevolezza dell’azienda circa le proprie esigenze e il partner/fornitore al quale ci si affida per l’implementazione del sistema.
Per scegliere il giusto WMS l’azienda deve, innanzitutto:
• Essere consapevole delle proprie esigenze
• Aver ben chiaro il livello di personalizzazione di cui ha bisogno
• Decidere se, al momento o in futuro, avrà bisogno di automazione e in che misura
• Avere un’idea chiara delle caratteristiche dei software presenti sul mercato
• Scegliere un fornitore in base ad esperienze pregresse e al livello di affidabilità
• Valutare i costi
Quando si parla di WMS software è certo che, seppur non esista il WMS universale, adatto ad ogni magazzino, ogni magazzino ha bisogno di un sistema gestionale. Un Warehouse Management System è vitale per il buon funzionamento dell’intera azienda e, proprio per questo, non può essere affidato a chiunque.
La scelta del partner è fondamentale. Non si tratta, infatti, della semplice fornitura di un servizio, ma di una vera e propria condivisione di progetto, il cui successo dipende non solo dalle competenze del team coinvolto nelle attività prettamente tecniche ma anche, e soprattutto, nella capacità del partner di supportare il cliente dall’analisi dei bisogni fino agli eventuali futuri aggiornamenti del software.
Il rapporto tra partner e cliente, dunque, è continuativo e il primo, dopo la fase iniziale di implementazione, continua a seguire l’evoluzione del magazzino, dell’azienda e delle sue esigenze.
