La logistica è un’attività strategica per le strutture ospedaliere. Lo afferma il 71% delle aziende sanitarie intervistate, all’interno di una ricerca dell’Osservatorio Contract Logistics “Gino Marchet” del Politecnico di Milano. Un’affermazione che assume ancora più valore se messa in relazione alle sfide che vive il warehousing ospedaliero. In tale contesto il WMS – Warehouse Management System, gioca un ruolo centrale per l’ospedale. Il software per la logistica, infatti, non è solo la piattaforma di controllo delle operazioni interne al magazzino, ma svolge compiti di natura strategica: torre di controllo per la tracciabilità e l’inventario dei farmaci e dei beni strumentali; hub di integrazione tra magazzino e reparto; base dati per la verifica dei KPI e l’analisi predittiva sui consumi.
WMS: 5 criteri per scegliere quello giusto
La digitalizzazione dei flussi all’interno dell’ospedale dipende in larga misura dall’efficienza della piattaforma WMS. I dati e le funzionalità messe a disposizione dal software di magazzino sono indispensabili, infatti, per automatizzare le operazioni (come l’approvvigionamento delle scorte), per garantire la conformità normativa, e per migliorare la gestione complessiva delle attività logistiche. Nella scelta della piattaforma, è opportuno che il Logistic Manager tenga conto degli aspetti più critici:
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Tracciabilità. La gestione dei farmaci e dei beni strumentali comporta la raccolta e l’elaborazione, da parte del WMS, di una elevata mole di informazioni: lotti di produzione, date di scadenza, parametri ambientali, informazioni di spedizione.
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Inventario. L’out-of-stock può essere critico in ospedale, soprattutto se riferito alle urgenze, ai farmaci o ai materiali per le sale operatorie. La gestione efficiente dell’inventario significa, da un lato, garantire scorte adeguate, dall’altro dimensionare gli spazi di stoccaggio in modo proporzionato ai bisogni effettivi.
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Catena del freddo. Il WMS deve garantire la catena del freddo, sia all’interno del magazzino che durante il trasporto ai reparti (o ad altre strutture esterne). Ciò significa: controllo dei sistemi di automazione (AS/RS, sorter, ecc.); monitoraggio dei parametri ambientali; gestione degli spazi refrigerati, generazione di reportistica di controllo.
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Integrazione magazzino-reparto. La mancanza di integrazione tra il WMS dell’ospedale e il gestionale del reparto ha diverse conseguenze: disallineamento, rendicontazione incompleta, problemi di rifornimento, sovraccarico del personale di reparto. L’integrazione tra le diverse piattaforme garantisce, di contro, l’ottimizzazione dei processi e la possibilità di creare nuovi servizi, quali, ad esempio, il monitoraggio dei dispositivi medici in tempo reale, oppure all’invio in automatico dei consumabili.
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Interfaccia WMS-ERP. L’integrazione efficace dei sistemi è indispensabile per digitalizzare la logistica ospedaliera al fine di avere il massimo vantaggio operativo in termini di visibilità degli acquisti e relativo ciclo di gestione, ripartizione dei costi per centro di costo, velocità di attraversamento delle richieste dei reparti/utilizzatori.
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Interfaccia con automazioni. La capacità di integrare anche diverse automazioni rende il WMS ospedaliero completo, oltra alla gestione dello stoccaggio manuale (scaffalature, pianetti, zone refrigerate e surgelate) controllato mediante terminali wifi, deve essere possibile integrare sistemi di automazione anche diversi utilizzati per differenti tipologie di farmaci o per classi ABC specifiche. Tutto ciò porta ad ottimizzare tutto il lavoro della logistica ospedaliera in modo sincronizzato e al massimo dell’efficienza.
Il WMS di un magazzino ospedaliero costituisce, nei fatti, un repository informativo a forte valore aggiunto. La storicizzazione dei dati e il monitoraggio di KPI prestabiliti (ad esempio, la stagionalità delle richieste o i consumi dei singoli reparti), costituiscono la base per analisi predittive sulle esigenze dell’ospedale e, quindi, per il miglioramento continuo dell’intera struttura.
Stockager® Suite è il WMS per l’ospedale
Le caratteristiche tecnologiche di Stockager® Suite consentono al Logistic Manager dell’ospedale di controllare i processi di base (ricezione, movimentazione, stoccaggio, spedizione) secondo flussi di lavoro specifici. La base dati di Stockager® Suite contiene tutte le informazioni storiche delle attività e i dati raccolti in tempo reale da sensori e apparecchiature: sono, queste, le informazioni che garantiscono la piena tracciabilità di farmaci, sostanze e dispositivi medici. Grazie a un apposito cruscotto di controllo, Stockager® Suite permette al Logistic Manager di presidiare le attività di magazzino in tempo reale: stato degli ordini, operazioni in corso, giacenze, ecc. Lo stato delle scorte è dipendente dallo specifico algoritmo di inventory management (statico, dinamico, rotativo, ecc.), scelto in base alla tipologia di prodotto e allo spazio di stoccaggio disponibile nei locali.
Stockager® Suite fornisce, inoltre, specifiche funzionalità, frutto dell’esperienza pluridecennale di ingegnerizzazione dei processi logistici:
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Integrazione hardware “plug&play”. Il WCS di Stockager® Suite è in grado di integrare all’interno dell’impianto ogni tipo di hardware dedicato a specifiche funzioni: AS/RS, sorter, cobots, sistemi di picking automatico, ecc. Ogni specifico macchinario, soprattutto se necessario per la catena del freddo, viene gestito centralmente da Stockager® Suite e i carichi di lavoro sono distribuiti per ottimizzare le performance.
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Integrazione software. Le piattaforme ERP, come, ad esempio, SAP S/4 HANA, Navision o altri Sistemi Gestionali di Ospedale, sono interfacciate da Stockager® Suite per tutte le funzioni che riguardano il magazzino e la Supply Chain. Inoltre, la gestione dei processi logistici negli specifici software di reparto è effettuata attraverso apposite API – Application Programmable Interface.
Il WMS è centrale per lo sviluppo di un nuovo modello sanitario che faccia uso della tecnologia per migliorare l'efficienza e l'accesso alle cure da parte di tutti i cittadini. In tale contesto, il livello di servizio che l’ospedale deve garantire non può prescindere da una gestione digitalizzata e dal controllo in tempo reale lungo tutta la filiera di distribuzione, dalla casa produttrice fino al paziente, in reparto o a domicilio.
