Logistica ospedaliera: 3 strategie per renderla efficiente

La crisi pandemica ha avuto un impatto critico sulle strutture sanitarie e ha messo in luce i punti deboli dell’intera filiera. A ciò si aggiunge la richiesta di servizio da parte dei cittadini, in costante crescita. Per far fronte al demand le aziende hanno aumentato gli investimenti e l’ambito logistico sta registrando una costante crescita anno su anno. Inoltre, secondo quanto riportato dall’Osservatorio Contract Logistics "Gino Marchet" della School of Management del Politecnico di Milano, la logistica ospedaliera risulta essere quella con l’incidenza maggiore (47%) nella crescita della logistica di tutto il comparto healthcare, che ha segnato nel 2022, in termini di peso movimentato, un +10,8% rispetto all’anno precedente. L’analisi registra, inoltre, un aumento della spesa nella logistica ospedaliera, che riguarda nell’ordine:

• gestione del magazzino ospedaliero (50%);

• logistica integrata (27%);

• trasporto interno all’ospedale (9%);

• handling interno all'ospedale (5%).

La logistica ospedaliera ricopre un ruolo centrale rispetto al bisogno di salute dei cittadini, che a cavallo della pandemia è diventato un fenomeno sociale evidente. Vi sono, però, alcune criticità che deve affrontare per poter rispondere alle esigenze delle comunità. Oltre alle carenze legate al magazzino fisico (locali poco raggiungibili, spazi inadeguati, ecc.), si evidenzia, infatti, un insufficiente livello di digitalizzazione dell’intero processo, che si traduce in scarsa tracciabilità, inefficienza dell’inventario e mancanza di integrazione con le altre piattaforme informatiche ospedaliere.

Logistica ospedaliera: 3 sfide e 3 soluzioni

Tracciabilità, gestione dell’inventario e integrazione sono le principali sfide che la logistica ospedaliera si trova oggi ad affrontare. Tali criticità sono confermate dalla spinta importante che si è manifestata negli ultimi anni verso l’outsourcing, al quale si demanda una parte più o meno grande dell’intera logistica ospedaliera. Sia che vengano risolte internamente, sia che ci si affidi a un partner esterno, le 3 sfide del settore vanno affrontate con strategie efficaci e investimenti mirati. In particolare:

1. Tracciabilità. È il bisogno principale che vive la logistica ospedaliera nei confronti di tutti gli “oggetti” di cui deve farsi carico, anche molto diversi tra loro: strumentazioni, consumabili, kit per paziente, arredi, ecc. A ciò si aggiunge la specifica logistica del farmaco, che ha criteri ancora più stringenti. Alcuni di questi sono destinati a rientrare in magazzino dopo l’uso in reparto e vanno controllati; altri sono sottoposti a protocolli d’uso; per altri ancora va registrata in continuo la temperatura. Sono casi d’uso esemplificativi dai quali si evince la necessità di intercettare, raccogliere, elaborare e memorizzare le relative informazioni. La strategia per risolvere la sfida della tracciabilità è predisporre strumenti in grado di generare e gestire informazioni digitali pertinenti. Per ogni “oggetto” in dotazione, dal suo ingresso in magazzino e per tutto il suo ciclo di vita, ad ogni transito, passaggio di stato, fase del processo o parametro fondamentale (temperatura, peso, volume, ecc.) si genera un’informazione digitale univoca. Questa informazione viene poi gestita in modo organico da un sistema ad hoc. Per la logistica ospedaliera, ciò significa registrare le informazioni sia dentro il magazzino (ricezione, stoccaggio, prelievo, spedizione, rientro), sia all’esterno (consegna, ritiro, registrazione dei parametri). Dovranno, quindi, essere predisposte e installate tutte le apparecchiature hardware e software necessarie allo scopo, quali, ad esempio, varchi per la rilevazione del passaggio, terminali per la lettura di barcode o qr-code, o tag RFID per la registrazione dei parametri. L’insieme organizzato di tali dati è, inoltre, funzionale alla produzione di report per adempiere a protocolli o normative.

2. Inventory Management. Un recente studio dell’Università di Twente su una struttura ospedaliera con più di 1200 posti letto, ha messo in luce le conseguenze di una gestione non efficiente dell’inventario, come, ad esempio, le giacenze non calcolate, gli ordini non rispettati e gli spazi di magazzino sproporzionati. La situazione possibile, in questi casi, è il verificarsi dell’“out-of-stock”, che nella logistica ospedaliera è quanto mai critica, se riferita alle urgenze, ai farmaci e ai materiali di sala operatoria. La gestione efficiente dell’inventario, di contro, consente non solo di razionalizzare le giacenze, ma anche di rispettare tempi e processi di lavoro. Ad esempio, per uno specifico paziente dovrà essere composto quel determinato mix di farmaci e materiali, per quella precisa ora del giorno. Si ripropone, anche per la logistica ospedaliera, la dinamica del “make-to-order” valida per gli altri settori merceologici: il prodotto viene realizzato (nel caso dell’ospedale, composto o assemblato) solo in base agli ordini ricevuti. In tale contesto, deve esserci uno stretto legame tra gestione ordini, produzione e inventario. La strategia per risolvere la sfida dell’Inventory Management è disporre di logiche per la gestione degli ordini, algoritmi per l’inventario e funzioni di monitoraggio di scorte e consumi in tempo reale.

3. Integrazione con i sistemi ospedalieri. La logistica ospedaliera deve rispondere alle dinamiche di qualunque realtà operativa complessa, dove i reparti sono costantemente connessi, vi è scambio continuo di informazioni e i processi sono integrati tra loro: basti pensare all’iter di un paziente all’interno della struttura, qualunque sia il suo percorso di cura. Le operazioni che avvengono all’interno di un magazzino ospedaliero sono, quindi, in relazione stretta con altri processi o strutture, come nei seguenti esempi:

• la ricezione in magazzino del materiale acquistato va integrata col gestionale aziendale;

• la disponibilità del materiale in magazzino va comunicata al reparto;

• l’invio dei kit per l’intervento va comunicata alla sala operatoria;

• se è presente un magazzino di reparto, va sincronizzato col magazzino centrale;

• il tracciamento dei prodotti si deve integrare con sistemi e software esterni.

La strategia per affrontare la sfida dell’integrazione è disporre di un WMS – Warehouse Management System in grado di interfacciarsi con tutti le piattaforme aziendali presenti. La sfida dell’integrazione riguarda, inoltre, eventuali hardware presenti all’interno del magazzino. La logistica ospedaliera, infatti, fa uso di macchine a guida autonoma (AGV, LGV), magazzini verticali, magazzini compattabili, ecc., oltre a tutte le apparecchiature specifiche per la gestione dei farmaci (frigoriferi, contenitori stagni, ecc.).

Logistica ospedaliera: il ruolo centrale del WMS

Le sfide che sono state evidenziate mettono in luce la necessità di definire o migliorare i processi di gestione esistenti, che vanno dall’introdurre apparecchiature specifiche (varchi, rilevatori, tag RFID) all’integrare fasi di lavoro indipendenti. È una visione nuova che prende in considerazione aspetti apparentemente slegati tra loro, che però hanno conseguenze sul medesimo processo. Si prendano, ad esempio, la disposizione degli spazi di magazzino e le patologie stagionali (influenza): hanno conseguenze dirette sulla gestione delle scorte dei vaccini. Il WMS è la piattaforma che governa processi integrati ed è responsabile, in particolare, dei seguenti aspetti:

• Tracciabilità. Attraverso opportune interfacce, il WMS riceve i dati generati da periferiche remote e le storicizza al proprio interno. Il WMS diventa il riferimento principale per conoscere, anche in fase di reporting, tutte le informazioni legate alla vita dell’oggetto.

• Inventario. Il WMS include appositi algoritmi di monitoraggio delle scorte e tecniche per inventariare i prodotti senza interferire sulle operazioni in corso e assicurando l’evasione degli ordini senza introdurre ritardi. Tali informazioni alimentano dashboard per la visualizzazione in tempo reale delle giacenze.

• Integrazione. Il WMS dispone di API e connettori per integrare hardware di terze parti e software esterni. Tali potenzialità variano a seconda della piattaforma e sono documentate caso per caso.

Nei prossimi 3-5 anni, la logistica ospedaliera è chiamata ad affrontare un percorso evolutivo mai avvenuto prima. Le mutate condizioni sociali e di contesto, infatti, esercitano una forte pressione sulle strutture sanitarie. Il contributo specifico dei Logistic Manager è quello di dare massima efficienza al processo: tracciabilità totale, prodotti sempre disponibili, integrazione completa con il resto dell’ospedale. A segnare il cambio di passo è il WMS, il software che sovrintende e coordina tutte le operazioni interne ed esterne al magazzino. La piattaforma di Warehouse Management è perciò da considerarsi, nel contesto di una realtà sanitaria più efficiente, come l’investimento tecnologico più importante per le sfide della logistica ospedaliera.