Logistica ospedaliera: perché l’outsourcing non è l’unica strada

La Sanità e il sistema ospedaliero sono tra le voci di investimento più importanti del PNRR, che destina a tale comparto oltre 20 miliardi di euro entro il 2026. Le strutture di cura sono soggette a una significativa evoluzione, sia in termini di capillarità sul territorio, sia di efficienza nell’erogazione dei servizi. La logistica ospedaliera svolge un ruolo centrale in tale percorso di trasformazione, come dimostrano le ricerche di mercato, che evidenziano la crescita delle attività relative. Gli istituti di cura devono dotarsi di strutture logistiche sempre più efficienti, e si trovano spesso di fronte a un bivio: la logistica ospedaliera è più efficace con l’outsourcing o con soluzioni interne? Ecco i fattori da considerare.

Le sfide della logistica ospedaliera

La maggiore richiesta di servizio, sia in termini quantitativi che qualitativi, rappresenta un punto di non ritorno per la logistica ospedaliera. Se fino a pochi anni fa la ricezione, lo stoccaggio e la spedizione di medicinali e attrezzature potevano essere gestiti con risorse limitate (uso circoscritto della tecnologia, locali non dedicati, figure professionali non specializzate, ecc.), oggi questo non è più possibile. Va inoltre considerato che una logistica ospedaliera di alto livello consente al personale sanitario di concentrarsi unicamente sulle attività cliniche e, di conseguenza, offrire una cura migliore ai cittadini. L’evoluzione del sistema sanitario richiede al Logistic Manager di assicurare adeguate soluzioni ad aspetti critici quali, ad esempio:

• scalabilità. Garantire spazi di magazzino e flussi di lavoro per fronteggiare i picchi di richiesta o l’espansione strutturale delle attività;

• tracciabilità. Adozione di specifiche tecnologie per monitorare lo spostamento e il ciclo di vita dei prodotti;

• inventario. Monitoraggio delle scorte per prevenire le situazioni di “out of stock”;

• sistemi Informativi. Integrazione con i vari processi aziendali (flussi amministrativi, sistemi di reparto, ecc.) per semplificare e ottimizzare l’operatività.

Logistica ospedaliera in outsourcing: i pro e i contro

La svolta repentina che caratterizza il comparto Healthcare chiede risposte veloci, e l’acquisto di servizi in outsourcing appare come una soluzione pronta ed efficace. La crescita degli investimenti in tale ambito conferma tale tendenza. Esternalizzare la logistica, infatti, offre alcuni vantaggi:

• costi fissi azzerati: le spese relative ai building, al personale e agli strumenti sono calcolate in funzione unicamente delle necessità operative;

• flessibilità. Più le attività aumentano, più diventa complicato gestire la logistica, con conseguenze negative sulle attività dell’ospedale. L’outsourcing è una buona soluzione, che garantisce efficacia e non impegna le risorse interne, che risultano disponibili per altre mansioni;

• scalabilità. Gli ospedali possono aumentare o diminuire le risorse di magazzino in modo dinamico e secondo necessità. In una fase di forte cambiamento, ciò rappresenta un vantaggio significativo;

• aggiornamento tecnologico. È un obbligo per il 3PL (third party logisitcs) offrire soluzioni innovative a beneficio dei clienti, che possono avvantaggiarsi di un costante aggiornamento tecnologico.

A fronte di tali benefici, vanno, tuttavia, considerati i punti deboli che la scelta di esternalizzare la logistica reca con sé:

• Perdita di controllo. Affidare la logistica a un 3PL significa che un soggetto esterno interviene nei processi e nella comunicazione con i vari dipartimenti. In caso di errore, le ricadute saranno a carico non solo del 3PL, ma anche dei referenti interni, considerati responsabili dell’eventuale disservizio.

• Costi a lungo termine. Se in fase iniziale l’outsourcing comporta un risparmio economico, la situazione cambia nel lungo termine, quando gli investimenti nelle infrastrutture sono ammortizzati. In un arco di tempo ampio, inoltre, fattori di costo legati ai contratti, alle spese energetiche, all’aumento delle tariffe di trasporto ecc., non sono facilmente controllabili.

• Qualità. I servizi del 3PL potrebbero non essere conformi agli standard di qualità dall'ospedale, con conseguenze sui prodotti e servizi forniti.

• Competenza di dominio. Il fornitore esterno può avere una conoscenza dei processi di lavoro interni all’ospedale non sufficiente, e creare inefficienze o difficoltà di comunicazione.

Qual è l’alternativa all’outsourcing

Da un’accurata analisi dei costi e dei benefici, si evidenzia come l’outsourcing non sia sempre la soluzione più adeguata ad assicurare una logistica di alto livello. L’ospedale, infatti, può affrontare le sfide del cambiamento sviluppando internamente la logistica, il cui cardine è il Warehouse Management System. Il WMS sovrintende a tutte le operazioni del magazzino e consente ai responsabili di garantire performance e livelli di servizio:

• Gestione degli articoli ospedalieri. Beni quali farmaci, elettromedicali, consumabili, ecc., necessitano di trattamenti specifici. Si pensi alla gestione dei lotti e delle date di scadenza, all’uso e restituzione delle apparecchiature o ai picchi di utilizzo dei beni consumabili. Il WMS ne automatizza la gestione: le date di scadenza sono controllate tramite algoritmi di inventario FIFO o FEFO; il percorso e l’uso delle apparecchiature è tracciato tramite sensori interni e rilevazione ai varchi; le scorte dei consumabili sono calcolate in base allo storico di utilizzo e all’inventario corrente.

• Scalabilità. Apposite tecniche di utilizzo degli spazi (magazzino verticale, tripla profondità, ecc.) e di stoccaggio ottimizzato (su frequenza di prelievo, dimensione degli articoli, percorsi di picking, ecc.), sono un contributo fondamentale per affrontare la stagionalità e l’aumento delle attività.

• Integrazione di processo. Le attività del magazzino ospedaliero sono in stretta relazione con altri processi o reparti: flussi amministrativi, software dipartimentali, magazzino di reparto o sala operatoria. Ogni ospedale è una realtà a sé e il WMS, attraverso moduli dedicati (API, flussi dati, interfacce, ecc.), integra le attività di magazzino con il resto della struttura.

• Tracciabilità. È realizzata grazie a strumenti che generano e gestiscono le informazioni per ogni articolo o oggetto lungo il suo percorso o ciclo di vita, tenendo conto che articoli diversi necessitano di gestioni diverse, come, ad esempio, nel caso dei farmaci. Ogni transito, stato o parametro (temperatura, umidità, ecc.) è registrato, acquisito ed elaborato, per accompagnare ogni singolo oggetto e consentirne il monitoraggio.

La logistica ospedaliera vive una fase nuova, inedita, ed è chiamata a strutturarsi velocemente secondo una logica di tipo industriale, in cui la performance e il livello di servizio sono i criteri principali di valutazione. L’outsourcing è una risposta valida e offre un riscontro immediato. Tuttavia, tale strategia presenta diverse criticità, legate soprattutto all’integrazione dei processi e all’economicità a lungo termine. In tale contesto, gli ospedali dovrebbero considerare un percorso alternativo, in cui la logistica è implementata internamente e basata su una piattaforma WMS. Sebbene tale scelta richieda un importante investimento iniziale, permette all’ospedale di affrontare le sfide future con un approccio strategico, cioè sostenibile in ogni suo aspetto: economico, tecnologico e di crescita delle attività.