Nel contesto di una società attenta alla salute, le filiere farmaceutiche sono un asset particolarmente importante. Si tratta di un sistema complesso, fatto di attori, processi e tecnologie . Tra questi, il magazzino farmaceutico emerge come un elemento cruciale all'interno di questa catena di approvvigionamento, e la gestione dei lotti e delle date di scadenza rappresenta uno degli aspetti più critici per assicurare la disponibilità e l'integrità dei farmaci. Senza una struttura di stoccaggio efficiente, infatti, ci si espone a rischi quali condizioni ambientali non idonee, manipolazioni errate o problemi di tracciabilità dei prodotti. La gestione dei lotti nel magazzino farmaceutico ha, dunque, un ruolo fondamentale, sia per il controllo dei prodotti destinati alle cure mediche, sia per una corretta gestione della filiera industriale.
Magazzino farmaceutico: le criticità da affrontare
La produzione farmaceutica è sottoposta a normative stringenti e più rigorose rispetto ad altri settori merceologici. I protocolli di produzione, i test di qualità, gli adempimenti normativi sono solo alcuni degli aspetti che contraddistinguono il processo produttivo. In questo contesto, il lotto di produzione è un elemento chiave del sistema, in quanto agevola la gestione del suo ciclo di vita, dalla fabbricazione fino alla consegna. Sono parte integrante del lotto le informazioni che lo connotano e che rendono possibile la sua gestione:
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numero identificativo univoco, che consente di risalire a tutte le informazioni associate;
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dati di produzione: materie prime, luoghi di produzione, processi di fabbricazione;
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data di scadenza;
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dati di tracciabilità;
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controllo di qualità;
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documentazione di legge, conformità alla normativa;
- segnalazioni critiche (utilizzate per isolare il lotto ed evitare la sua distribuzione).
La gestione dei lotti nel magazzino farmaceutico ha impatti su tutte le operazioni: lo stoccaggio, l’inventario, il prelievo e la spedizione. A conferma di ciò, una ricerca di Pharmanews Intelligence mostra come tra le 10 “top challenges” del Phamra Supply Chain, la maggioranza riguardi le attività di magazzino, tra cui troviamo, in ordine di importanza:
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inventory management;
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date di scadenza;
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warehouse management.
Gestione dei lotti: come gestire inventario e le scadenze
L'inventario e le scadenze sono strettamente collegati nella gestione del magazzino farmaceutico poiché un inventario accurato e tempestivo permette di monitorare e controllare i farmaci anche in base alle date di scadenza. Tale informazione ha conseguenze non solo sull’integrità dei prodotti, ma anche su specifici processi. Può essere necessario, ad esempio, richiamare un prodotto già distribuito.
Per realizzare l'inventario di un magazzino farmaceutico le possibilità sono 3:
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Inventario continuo. L’aggiornamento delle giacenze non è eseguito a scadenze prestabilite, ma è continuo, e i rifornimenti variano al variare della domanda. Questa tecnica è da preferire in contesti di grandi fluttuazioni della richiesta.
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Inventario rotativo. L'inventario rotativo viene eseguito a rotazione sugli articoli per ottenere una giacenza controllata appunto a rotazione.
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Inventario ABC. I prodotti vengono classificati secondo criteri ABC che possono essere relativi al valore, alla movimentazione, al venduto. Effettuata la suddivisione in classi ABC su ciascuna possono essere definite particolari politiche di inventario.
Per quanto riguarda la gestione delle date di scadenza dei lotti, si può fare riferimento a 2 tecniche, opportunamente combinate tra loro:
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Organizzazione dei lotti. Per avere un controllo puntuale dei lotti, si consiglia di utilizzare locazioni mono-articolo e mono-lotto. In questo modo la tracciabilità del lotto è totale e si azzerano possibili errori da parte dell’operatore.
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Picking FEFO – First Expire, Firs Out. Il controllo sulle date di scadenza determinerà quale sarà il lotto da prelevare per l’evasione dell’ordine. Normalmente viene spedito il lotto che prima scadrà, ma non sono escluse scelte di lotti specifici per ordini/clienti o utilizzi particolari. Le strategie di stoccaggio per logica ABC, per dimensione UDC o per aree di tipologie diverse di prodotti si intersecano con le strategie di prelievo e scelta del lotto migliore da prelevare.
Magazzino farmaceutico: l’importanza del WMS
Il magazzino è un ecosistema complesso in cui convivono una molteplicità di tecnologie, macchinari automatici e processi, che aumentano in numero e complessità al crescere della digitalizzazione dei flussi di lavoro. Basti pensare, ad esempio, all’uso di per fare analisi predittive sull’andamento della domanda. Per tale motivo è necessario affidarsi a un buon WMS – Warehouse Management System, il software di magazzino, responsabile, tra le altre cose, della gestione dei flussi di lavoro relativi ai lotti. Dalla qualità tecnologica di tale piattaforma dipendono in larga misura le performance del magazzino, e quindi i risultati economici dell’azienda e la soddisfazione del cliente.
Il settore farmaceutico è in costante evoluzione e le richieste del mercato in termini di sicurezza dei medicinali e trasparenza informativa aumentano sempre più. La Supply Chain, e in particolare il magazzino farmaceutico, hanno nuove e maggiori responsabilità rispetto al passato: farmaci disponibili con tempestività, qualità del prodotto distribuito, completa tracciabilità. Per la gestione ottimale dei lotti nel magazzino farmaceutico è centrale assicurare tali obiettivi, che contribuiscono al successo dell’azienda, sia come risultato economico che come reputazione nei confronti dei clienti. Le tecnologie a supporto del magazzino farmaceutico e il modo di implementarle sono fondamentali per rispondere oggi alle esigenze del mercato e per affrontare le sfide del futuro.
