Del almacén a la sala: cómo debe ser el WMS hospitalario

La logística es una actividad estratégica para los hospitales. Así lo afirma el 71% de las empresas sanitarias entrevistadas en una investigación realizada por el Observatorio de la Contract Logistics «Gino Marchet» del Politécnico de Milán. Una afirmación que adquiere aún más valor si se pone en relación con los retos a los que se enfrenta el almacenamiento hospitalario. En este contexto, el WMS - Sistema de Gestión de Almacenes, desempeña un papel central para el hospital. El software logístico, de hecho, no es sólo la plataforma de control de las operaciones internas del almacén, sino que también desempeña tareas de carácter estratégico: torre de control para la trazabilidad y el inventario de medicamentos y bienes de equipo; centro de integración entre el almacén y la división; base de datos para la verificación de los KPI y el análisis predictivo del consumo. 

WMS: 5 criterios para elegir el adecuado 

La digitalización de los flujos dentro del hospital depende en gran medida de la eficacia de la plataforma de WMS. En efecto, los datos y las funcionalidades que ofrece el software de almacén son indispensables para automatizar las operaciones (como la reposición de existencias), garantizar el cumplimiento de la normativa y mejorar la gestión global de las actividades logísticas. A la hora de elegir la plataforma, el responsable logístico debe tener en cuenta los aspectos más críticos: 

• Trazabilidad. La gestión de medicamentos y bienes de equipo implica la recogida y el tratamiento por el WMS de una gran cantidad de información: lotes de producción, fechas de caducidad, parámetros medioambientales, información de envío. 

• Inventario. La falta de existencias puede ser crítica en un hospital, sobre todo cuando se trata de urgencias, medicamentos o material de quirófano. Una gestión eficaz del inventario significa, por un lado, garantizar unas existencias adecuadas y, por otro, dimensionar el espacio de almacenamiento en proporción a las necesidades reales. 

• Cadena de frío. El WMS debe garantizar la cadena de frío, tanto dentro del almacén como durante el transporte a las salas (u otras instalaciones externas). Esto significa: control de los sistemas de automatización (AS/RS, clasificadores, etc.); supervisión de los parámetros ambientales; gestión de los espacios refrigerados; generación de informes de control. 

• Integración almacén-sala. La falta de integración entre el WMS del hospital y el sistema de gestión de las salas tiene varias consecuencias: desajuste, informes incompletos, problemas de reposición, sobrecarga del personal de las salas. La integración entre las distintas plataformas garantiza, en cambio, la optimización de los procesos y la posibilidad de crear nuevos servicios, como el seguimiento en tiempo real de los dispositivos médicos o el envío automático de consumibles. 

• Interfaz WMS-ERP. La integración efectiva de los sistemas es indispensable para digitalizar la logística hospitalaria con el fin de disponer de la máxima ventaja operativa en términos de visibilidad de las compras y de su ciclo de gestión, de asignación de los costes por centro de coste y de rapidez de recorrido de las solicitudes de las salas/usuarios. 

• Interfaz con las automatizaciones. La capacidad de integrar también diferentes automatizaciones hace que el WMS hospitalario sea completo, además de la gestión del almacenamiento manual (estanterías, estantes, zonas refrigeradas y congeladas) controlado a través de terminales wifi, también debe ser posible integrar diferentes sistemas de automatización utilizados para diferentes tipos de medicamentos o para clases ABC específicas. Todo ello conduce a optimizar todo el trabajo de logística hospitalaria de forma sincronizada y con la máxima eficiencia. 

El WMS de un almacén hospitalario constituye, de hecho, un repositorio de información de alto valor añadido. La historización de los datos y el seguimiento de los KPI predefinidos (por ejemplo, la estacionalidad de las demandas o el consumo de los distintos departamentos) constituyen la base de los análisis predictivos de las necesidades del hospital y, por tanto, de la mejora continua de toda la estructura

Stockager® Suite es el WMS para el hospital 

Las características tecnológicas de Stockager® Suite permiten al gestor logístico del hospital controlar los procesos básicos (recepción, manipulación, almacenamiento, expedición) según flujos de trabajo específicos. La base de datos de Stockager® Suite contiene toda la información histórica de la actividad y los datos recogidos en tiempo real de los sensores y equipos: esta es la información que garantiza la trazabilidad completa de los medicamentos, sustancias y dispositivos médicos. Gracias a un panel de control específico, Stockager® Suite permite al responsable logístico supervisar las actividades del almacén en tiempo real: estado de los pedidos, operaciones en curso, existencias, etc. El estado de las existencias depende del algoritmo específico de gestión del inventario (estático, dinámico, rotativo, etc.), elegido en función del tipo de producto y del espacio de almacenamiento disponible en las instalaciones.