Gestione del magazzino nel farmaceutico: 3 requisiti in tempo di crisi

Affidabilità ed efficienza sono requisiti fondamentali per qualsiasi tipo di magazzino, ma assumono un’importanza vitale quando ci si muove nel settore farmaceutico.

I prodotti farmaceutici (farmaci, vaccini, plasma, ecc.) devono essere immagazzinati secondo condizioni specifiche, controllate e nel rispetto delle leggi nazionali e internazionali.

Tracciabilità, mantenimento della catena del freddo e disponibilità immediata sono, inoltre, tra le principali sfide del settore che, soprattutto negli ultimi anni, si trova ad affrontare e gestire periodi inattesi di crisi e cambiamenti epocali. Dall’aumento della domanda di determinate tipologie di prodotto alla produzione massiva, con conseguente distribuzione, dei vaccini anti-Covid, fino alla tendenza, sempre più diffusa tra gli utenti finali, di ordinare prodotti di parafarmacia direttamente dai siti eCommerce, per riceverli comodamente a casa.

Ma quali sono i requisiti che un magazzino farmaceutico deve rispettare in tempo di crisi?

Possiamo identificarne, essenzialmente 3:

• Parametrizzazione

• Flessibilità

• Tempestività

1. Parametrizzazione: prevedere il futuro per gestire l’imprevisto

Un magazzino farmaceutico, dedicato cioè allo stoccaggio e alla distribuzione dei farmaci, è soggetto a rigidi test e controlli preliminari, al fine di testarne l’efficacia e garantirne il perfetto funzionamento. Nel rispetto delle norme vigenti, dettate dall’FDA (Food & Drug Administration) e dalla GAMP (Good automated manufacturing practice), il magazzino e i sistemi di gestione sono sottoposti a verifiche scrupolose che testano i processi in appositi ambienti di test.

Ciò assicura che il sistema installato nel centro logistico operi perfettamente e senza rischi.

In questa fase, gioca un ruolo fondamentale la capacità previsionale del fornitore. Nell’installare il software di gestione del magazzino (WMS), infatti, vengono settate le parametrizzazioni, configurazioni del sistema, variabili dal gestore, che permettono di modificare all’occorrenza il comportamento del software.

Prevedere, in fase di installazione, possibili scenari futuri da dover gestire, facilita il lavoro e rende meno critico l’eventuale periodo di crisi.

Il sistema parametrico può prevedere, ad esempio, improvvisi picchi della domanda, nuove logiche di stoccaggio e prelievo, necessarie a gestire nuovi prodotti in magazzino o in caso di sbilanciamento dei volumi.

Il sistema di analisi ABC per il riposizionamento merci, infine, consente al WMS di aggiornare il gestore circa migliori soluzioni di organizzazione dei prodotti, derivanti da cambiamenti negli ordini o nelle necessità dei clienti.

Quando si verifica un cambiamento, dunque, sarà sufficiente rimodulare i parametri per adattare la catena logistica al nuovo scenario.

È importante tenere a mente, però, che esistono due tipi di parametri:

• Parametri modificabili dal gestore del magazzino.
• Parametri di sistema più delicati e modificabili solo dal fornitore del WMS, installato nel magazzino farmaceutico.

2. Flessibilità

Riadattare il magazzino, in caso di improvvisi cambiamenti nei volumi o nei prodotti (ad esempio nel caso della produzione del vaccino anti-Covid) richiede una buona dose di flessibilità del sistema WMS, del rapporto con il cliente e degli operatori del magazzino.

Se i cambiamenti sono stati previsti dalle parametrizzazioni, il lavoro sarà più semplice, almeno dal punto di vista del funzionamento del centro logistico, in caso contrario sarà necessario rivolgersi tempestivamente al partner/fornitore per riuscire a rispondere a nuove esigenze in tempi brevi.

Un sistema di gestione del magazzino flessibile, in grado di adattarsi alle necessità e di aggiungere nuovi moduli ad hoc, è la chiave per rispondere alla crisi con resilienza.

3. Tempestività

In tempo di crisi, la fretta è inevitabile ma indice di scarsa organizzazione. Proprio per questo il giusto partner, con competenza di dominio, è sicuramente un alleato importante nel fronteggiare l’imprevisto.

Avere ben chiaro lo scenario e l’ambiente nel quale ci si muove, prevedere possibili cambiamenti prima che accadano e saper reagire con prontezza sono caratteristiche che fanno la differenza in situazioni di “emergenza”.

In tempo di crisi, il funzionamento della logistica, in particolare di quella farmaceutica, diviene indispensabile e il cattivo funzionamento della supply chain può creare non pochi problemi ad aziende e utenti finali. Dallo stoccaggio alla distribuzione, prevedere l’imprevedibile è la chiave per reagire con prontezza, senza interruzioni. Tuttavia, in caso in cui ci si trovi di fronte al cosiddetto “cigno nero”, a fare la differenza saranno la rapidità d’intervento, la flessibilità del sistema e la possibilità di poter contare su un partner preparato e in grado di intercettare e gestire le nuove esigenze.

La logistica del magazzino farmaceutico

Riassumendo, come deve essere organizzata la logistica del magazzino farmaceutico?

Nonostante la logistica del magazzino farmaceutico possa variare a seconda delle specificità aziendali e delle normative locali, si possono individuare alcuni elementi comuni da tenere sotto stretta osservazione:

• Layout del magazzino, che deve essere disposto in modo razionale, con aree designate per la ricezione, lo stoccaggio e la spedizione, percorsi chiari e logiche di ottimizzazione degli spazi disponibili.
• Sistema di gestione degli stock che permetta di tenere traccia dei prodotti farmaceutici disponibili, monitorando le scadenze e gestendo le riordinazioni.
• Monitoraggio dell’ambiente perché molti prodotti farmaceutici richiedono condizioni di conservazione controllate, come temperature specifiche.
• Sicurezza e conformità normativa per garantire l’allineamento ai requisiti specifici del settore, con accorgimenti riguardanti l'accesso limitato alle aree sensibili, la gestione corretta dei rifiuti e le misure antincendio.
• Pianificazione delle consegne per garantire efficienza e tempestività, introducendo tecnologie per l’automazione dei processi di prenotazione e spedizione.
• Formazione del personale sulle procedure di gestione dei prodotti farmaceutici, compresi i protocolli di sicurezza e l'utilizzo dei sistemi di gestione del magazzino.
• Collaborazione con i fornitori per garantire la fornitura puntuale dei prodotti farmaceutici, basandosi su accordi di consegna regolari e sulla comunicazione costante per gestire problematiche o variazioni.

I benefici di un sistema WMS per lo stoccaggio dei farmaci

Come si evince dai punti sopraccitati, l’affidabilità e l’efficienza della logistica nel farmaceutico dipendono strettamente dalla capacità di gestire adeguatamente lo stoccaggio dei farmaci.

Come già anticipato, l’adozione di un Warehouse Management System è fondamentale per garantire una gestione del magazzino corretta ed efficace.

Avvalersi di un software WMS infatti permette di conseguire una serie di benefici importanti, tra cui:

• Efficienza operativa perché il WMS permette di automatizzare e ottimizzare i processi di stoccaggio dei farmaci, riducendo gli errori umani, accelerando la movimentazione degli articoli e aumentando la produttività complessiva.
• Tracciabilità completa grazie al monitoraggio sull'intera catena di approvvigionamento, che garantisce un maggiore controllo sulle scorte, riducendo il rischio di smarrimento o scadenza dei farmaci.
• Riduzione degli errori poiché il WMS utilizza codici a barre, tag RFID o altre tecnologie di identificazione automatica per catalogare e registrare gli articoli, aumentando l'accuratezza delle informazioni e quindi delle operazioni di stoccaggio e distribuzione.
• Ottimizzazione dello spazio visto che il WMS consente una migliore pianificazione, ottimizzando l’allocazione dei farmaci e sfruttando al meglio le superfici di stoccaggio, così da ridurre anche i costi di affitto del magazzino.
• Conformità normativa perché il WMS può contribuire a rispettare le linee guida sulla conservazione e sulla tracciabilità dei farmaci, riducendo il rischio di violazioni e quindi sanzioni legali.
• Migliore gestione delle scorte grazie al monitoraggio in tempo reale garantito dal WMS, che fornisce informazioni dettagliate e sempre aggiornate sulle quantità disponibili e sulla rotazione delle scorte.