SAP S/4HANA migration: tempi, modalità e vantaggi

SAP S/4HANA è la suite ERP – Enterprise Resource Planning che consente alle aziende di governare i processi di business end-to-end. La copertura funzionale dei vari ambiti che compongono i flussi aziendali, come ad esempio, Il Finance, il Production Planning o la Supply Chain, permette alle imprese di pianificare la progressiva trasformazione digitale di tutti i processi di lavoro. La scelta di S/4 HANA è di carattere strategico e comporta un’attività progettuale molto articolata, che richiede alle aziende di valutare con molta attenzione tutti i fattori che condizionano il buon esito dell’iniziativa. Diversi motivi spingono le imprese a migrare verso SAP S/4 HAANA, tra cui:

• Miglioramento delle performance. L’upgrade tecnologico e l’utilizzo esclusivo del database HANA “in memory”, migliora in modo molto importante i tempi di risposta delle transazioni di business. Inoltre, S/4 HANA consente l’utilizzo di funzioni avanzate, quali, ad esempi, SAP EWM – Extended Warehouse Management decentralizzato.
• Semplificazione dei processi. La nuova architettura dati, ovvero la notevole riduzione del numero di tabelle, rende le operazioni più lineari.
• Standardizzazione delle operazioni. La system conversion può creare un ambiente standard, scevro da personalizzazioni stratificate nel tempo e obsolete.

In funzione degli obiettivi di progetto e dei particolari vincoli esistenti, le imprese possono scegliere fra tre diverse modalità per la system conversion, e valutare i fattori che condizionano ognuna di queste.

SAP system conversion: quali sono i fattori da considerare nel passaggio a SAP S/4HANA

La system conversion ottimale per l’azienda è un trade off tra i vincoli imposti dal tipo di transizione e gli obiettivi di business e operativi. SAP mette a disposizione 3 percorsi di transizione:

• Greenfield. L’implementazione avviene from scratch, e i processi aziendali sono ridisegnati da zero;
• Brownfiled. I processi esistenti vengono mantenuti e le nuove funzionalità SAP S/4 HANA sono implementate on top;
• Hybrid. Vengono selezionati i processi da mantenere e quelli da riscrivere.

Va sottolineato che la system conversion di tipo hybrid è un caso poco frequente, e viene scelta principalmente quando operazioni di merger & acquisition richiedono la selezione di processi e tabelle da migrare o mantenere. In ogni caso, ognuna delle tre modalità impone tempi, costi, vincoli procedurali e allocazione di risorse diversi tra loro:

• Tempi. La transizione greenfield richiede molti mesi, la brownfield pochi. Nella greenfield, l’infrastruttura SAP è costruita ex novo, i processi sono completamente reingegnerizzati e la gestione del cambiamento ha un peso specifico elevato. La brownfield, al contrario, prevede l’adeguamento e la verifica dei processi esistenti e la validità dei dati; il numero di mesi occorrenti può essere considerato la metà.
• Costi. La system conversion greenfield richiede un’infrastruttura elaborativa nuova e molto consistente, affiancata a quella esistente. La brownfield, di contro, richiede un adeguamento delle risorse, che, seppur significativo, risulterà decisamente inferiore al greenfield.
• Allocazione delle risorse. La greenfield richiede che le figure specialistiche, sia interne che esterne all’azienda (Conversion Specialist, Functional Consultant, ABAP Developer, Data Migration Specialist, ecc.), siano allocati per un tempo superiore rispetto alla brownfield. Quest’ultima, tuttavia, richiede una concentrazione maggiore, in quanto la migrazione ha tempi stabiliti a priori.
• Personalizzazione del sistema. È un fattore critico: la greenfield richiede che eventuali personalizzazioni siano riscritte ex novo, mentre con la brownfield rimangono inalterate.
• Standardizzazione. La system conversion greenfield è l’unica che permette di avere un ambiente standard, ripulito da tutte le stratificazioni di dati, programmi e personalizzazioni accumulate nel tempo.

Nella system conversion hybrid, i fattori elencati pesano in modo variabile, e al fine di eseguire al meglio il “Mix & Match” dei processi da migrare e riscrivere, è opportuno che le aziende utilizzino il servizio di Landscape Transformation di SAP, in cui, in funzione dell’obiettivo (consolidamento dell’istanza SAP, scorporo di dati e processi, ecc.) disegnato il percorso di migrazione.

Il processo per la migrazione a SAP S/4HANA

Risulta evidente che la scelta tra le diverse opzioni di system conversion è fortemente dipendente dai vincoli operativi e dagli obiettivi aziendali. A seconda dalla system conversione prescelta, il processo di implementazione di SAP S/4HANA segue una serie di step e strumenti dedicati.

Greenfield

L’ambiente è totalmente rinnovato e i processi aziendali funzionano in modo ottimizzato. Per assicurare il successo della greenfield è opportuno seguire il processo standard SAP:

1. SAP Best Practices. Sono le linee guida standard per la configurazione, disponibili all’interno del framework standard SAP Activate.
2. Data Migration Cockpit. È lo strumento per migrare i dati dai sistemi legacy e da altre sorgenti verso SAP S/4HANA.

Brownfield

Il progetto non prevede alcuna modifica o reingegnerizzazione dei processi esistenti, al netto di quelli obbligatori nel passaggio a S/4HANA. Il processo prevede 3 step:

1. SAP Readiness Check. Verifica la compatibilità del sistema, le modifiche necessarie al database e il codice sviluppato custom
2. Simplification Item Check. Identifica i modelli dati da aggiornare e le funzionalità da aggiornare o eliminare.
3. ABAP Test Cockpit. Viene analizzato il codice custom per garantirne la compatibilità in ambiente S/4HANA.

SAP S/4 HANA è un ambiente tecnologicamente avanzato in termini di funzionalità embedded (si pensi, ad esempio, a EWM embedded o SRM – StockRoom Management), di performance (database in memory), usabilità (interfaccia unificata) e ottimizzazione dei processi (ridisegno di funzioni e dati). È indubbio che la migrazione a SAP S/4 HANA sia una scelta strategica di sviluppo per le aziende. È necessario, tuttavia, che le imprese pianifichino con largo anticipo il percorso di system conversion, predisponendo risorse, metodi e strumenti per affrontare le sfide che l’attività comporta. Tale approccio non solo garantisce il successo dell’iniziativa, ma assicura alle aziende di massimizzare il beneficio di SAP S/4HANA.