L’uso di Robotic Process Automation nel settore Higher Education è sempre più una prassi consolidata. Soprattutto se si guarda ai grandi Atenei d’Oltreoceano, che utilizzano l’RPA per l’elaborazione degli aiuti finanziari, per la gestione delle ammissioni e per garantire una maggior efficienza del sistema di tutoring.
Sono i numeri a parlare. Secondo un sondaggio di UiPath, il 75% delle organizzazioni ha già implementato soluzioni RPA e un ulteriore 20% conta di farlo entro il prossimo anno. Si prevede, inoltre, un risparmio di 2,5 miliardi di dollari all’anno entro il 2025 grazie all’introduzione di RPA e Intelligent Process Automation nel settore dell’istruzione.
Ma a che punto siamo, oggi, quando si parla di RPA in università?
L’RPA al servizio degli atenei
Quando si parla di Robotic Process Automation (RPA) nel settore dell'Education ci si riferisce soprattutto all'uso di robot o software bot per automatizzare attività ripetitive e basate su regole definite.
Tra queste:
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attività amministrative;
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servizi agli studenti;
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gestione finanziaria.
L'RPA semplifica i processi, riduce il lavoro manuale e aumenta il livello di efficienza negli atenei, migliorando, di conseguenza, la Student Experience e l’Employee Experience dei dipendenti amministrativi (il cui lavoro è maggiormente coinvolto nell’automazione).
Attività amministrative
L’attività giornaliera di un ateneo è caratterizzata da una moltitudine di compiti amministrativi: registrazione delle ammissioni, raccolta delle domande per aiuti finanziari, gestione dei registri studenti, accoglienza domande di laurea, ecc.
L'RPA consente di ridurre significativamente il carico di lavoro associato a processi fondamentali quanto time-spending. Ecco alcuni esempi:
- Domande di ammissione: è possibile addestrare bot RPA per verificare i documenti e l'idoneità all’ammissione del richiedente e generare, infine, lettere di accettazione. Il tutto in pochi minuti. Il bot potrebbe, inoltre, controllare periodicamente lo stato della domanda di iscrizione di ogni studente e inviare promemoria relativi agli eventuali documenti o CFU mancanti.
- Selezione dei candidati: nelle facoltà a numero chiuso, una volta concluse iscrizioni e test di ammissione, viene stilata la prima graduatoria dei candidati. I robot RPA possono creare questo elenco preliminare in modo rapido ed efficiente, senza errori, eseguendo un controllo incrociato delle informazioni sulla domanda di ogni studente e sui test svolti, rispetto ai criteri di iscrizione.
Servizi agli studenti
Le lunghe file in segreteria o ai centralini telefonici possono essere frustranti. Ancor di più in un’epoca in cui lo sviluppo tecnologico garantisce immediatezza e rapida soddisfazione dei bisogni. Le università non possono essere da meno, se vogliono restare competitive e trattenere i talenti. Il primo passo in questa direzione è sicuramente l’automazione della gestione di richieste e processi di routine. L’uso di chatbot, ad esempio, consente di fornire risposte immediate alle domande più frequenti, aiutare gli studenti a orientarsi all’interno della vasta offerta didattica e persino offrire consulenza accademica personalizzata. Questo supporto 24/7 garantisce una maggior customer satisfaction e più alti tassi di fidelizzazione.
In alcuni casi, l’intervento tempestivo che solo un bot è in grado di garantire può fare la differenza. È il caso di due università delle Georgia.
Il Georgia Institute of Technology ha “assunto” un chatbot chiamato Ms. Watson, sviluppato da IBM Watson, come uno dei nove assistenti tecnici di una classe di 300 studenti. Il bot è stato in grado di rispondere a circa 10.000 messaggi a semestre con una percentuale di successo del 97% e si è rivelato così simile a un essere umano che ci sono voluti mesi prima che uno studente capisse, attraverso un piccolo cavillo, che il suo assistente tecnico era un robot.
La Georgia State University ha introdotto un chatbot AI, Pounce, grazie al quale 324 studenti hanno portato avanti il loro percorso accademico. Questi, infatti, hanno dichiarato che, se non fosse stato per il supporto costante ricevuto dal chatbot, avrebbero abbandonato gli studi. Pounce ha risposto alle domande degli studenti 24/7, tramite SMS, su argomenti riguardanti gli aiuti finanziari, le scadenze delle domande di borsa di studio e l’iscrizione ai corsi.
Gestione finanziaria
Gli atenei, come qualsiasi altra azienda, prevedono la definizione di budget e una pianificazione finanziaria finalizzati alla realizzazione di progetti e al raggiungimento di specifici obiettivi. Tali attività possono essere semplificate ed efficientate dal ricorso a strumenti di RPA. Dal monitoraggio delle spese alla verifica ed emissione delle buste paga, fino alla contabilità dei fornitori e alla reportistica, i processi legati alla gestione finanziaria, una volta automatizzati, garantiscono un netto calo della percentuale di errore e liberano risorse per attività a più alto valore aggiunto.
Inoltre, in combinazione con Business Intelligence, Advanced Analytics e AI, la Robotic Process Automation permette di identificare opportunità di risparmio, falle nel sistema e tendenze e prendere, alla luce di tutto questo, decisioni strategiche informate e consapevoli.
Il 2024, secondo quanto previsto da Gartner, sarà un anno di crescita a doppia cifra per l’RPA, che negli ultimi anni ha dimostrato di essere un vero e proprio elemento di svolta per le aziende di tutte le dimensioni e settori, fondamentale sia per migliorare l'efficienza dei processi sia per accelerare la Digital Transformation.
La parola d’ordine, anche per il settore Higher Education sarà, infatti, “Intelligent Process Automation”, una versione evoluta dell’RPA, che integra le capacità cognitive di Artificial Intelligence, Machine Learning e Natural Language Processing. Questa soluzione avanzata consentirà alle organizzazioni di automatizzare attività più complesse, facilitando la Business Process Automation (BPA) end-to-end e portando con sé maggior efficienza e innovazione.
Un’opportunità, questa, già colta dagli atenei operanti su mercato globale e che anche gli Istituiti più piccoli avranno la possibilità di sperimentare, grazie a progetti pilota, semplici, sicuri e a basso costo, portati avanti con il supporto di partner tecnologici con competenza di dominio.
