Un ateneo funziona proprio come un’azienda, con budget da allocare, progetti da approvare e gestire, richieste da soddisfare e un mercato sempre più competitivo in cui trovare la chiave di volta per la differenziazione.
Proprio per questo, sempre più spesso si sente parlare di Project Portfolio Management, un modello di "regole” che definisce il ciclo di vita dei progetti.
Nato e diffuso soprattutto in ambito IT, negli ultimi anni il PPM è diventato il miglior alleato per chi si trova a fronteggiare scenari complessi e in forte cambiamento, indipendentemente dal settore di appartenenza.
PPM: come funziona il modello per la gestione dei progetti
Il Project Portfolio Management è, dunque, quell’insieme di attività, regole e metodologie volte a gestire un insieme di progetti a 360 gradi. Esso include, infatti, la selezione dei progetti su cui investire, la valutazione del rischio, l’assegnazione dei budget e l’inserimento dei progetti approvati all’interno di un portafoglio che supporta la realizzazione di una più ampia strategia.
Il PPM diventa particolarmente importante per un’organizzazione proprio quando questa ha la possibilità di investire. Saper cogliere opportunità, sfruttare risorse e ottimizzare tempistiche al fine di garantire la realizzazione di progetti ad alto valore aggiunto è fondamentale per un utilizzo strategico del budget.
Che si tratti di un’azienda o di un istituto accademico, un modello PPM definisce regole e governa azioni ben precise:
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Raccogliere e valutare esigenze e opportunità di investimento o Idee.
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Analizzare i progetti attuali e futuri.
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Individuare e documentare il valore di idee e progetti per la strategia aziendale.
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Stabilire le regole e i passaggi necessari alla presentazione, selezione e sviluppo dei progetti.
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Stabilire le priorità tra le idee e i progetti.
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Identificare, allocare e gestire le risorse economiche, tecniche e umane a disposizione.
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Aggiornare la strategia, se necessario.
Queste azioni dovrebbero essere definite e attuate indipendentemente dall’uso di una piattaforma tecnologica a supporto (seppur con minor precisione ed efficienza). Di contro, l’eventuale tool adoperato (ne esistono diversi sul mercato) non può prescindere da esse, poiché costituiscono la base di partenza per il suo funzionamento.
Ad occuparsi della gestione del PPM è il PMO, il Portfolio Management Office, storicamente dedicato agli investimenti IT.
Negli ultimi dieci anni, però, con il diffondersi del PPM al di fuori della Direzione Sistemi Informativi e al crescere della complessità dei progetti, ha preso piede l’Enterprise PMO, per la gestione di progetti complessi a livello aziendale, in cui spesso l’IT non è presente o ne costituisce solo una parte.
Project Portfolio Management: i vantaggi per gli atenei
L’ambiente accademico, caratterizzato dalla costante ricerca di innovazione e dallo sviluppo continuo di idee, ricerche e programmi da parte degli attori coinvolti, può trarre numerosi benefici dall’adozione del modello PPM.
Tra questi troviamo:
Trasparenza: condivisione, diffusione delle informazioni e abbattimento dei silos tra le strutture e gli uffici universitari sono garanzia di trasparenza e di collaborazione tra gli addetti ai lavori.
Facilità di valutazione: la misurazione delle performance è parte integrante del PPM. Solo un progetto che può essere facilmente misurato e valutato può essere gestito e ottimizzato.
Decisioni strategiche: la possibilità e capacità di misurare il valore, la fattibilità e lo sviluppo dei progetti è alla base di decisioni migliori, veloci, giustificabili e dunque più vicine alle esigenze di business, perché inserite all’interno di una strategia globale.
Ottimizzazione dei processi: seguire regole e best practice permette di avere processi più fluidi, efficaci ed efficienti, ma non solo. L’adozione di processi di Governance evoluti all’interno dell’organizzazione aiuta a predisporre il mindset degli attori coinvolti, che diventeranno via via sempre più avvezzi alla gestione proattiva e funzionale dei progetti.
Controllo degli investimenti: il PPM prevede il settaggio di standard ben definiti a livello di portafoglio e, dunque, di gestire i budget dei diversi progetti non come singoli, ma tenendo conto di uno scenario a 360 gradi.
Maggior controllo sulla produttività: il vantaggio maggiore è, infine, quello di pianificare i progetti sulla reale capacità produttiva, attraverso una programmazione realistica e bilanciata basata sulle effettive risorse a disposizione all’interno o all’esterno dell’organizzazione.
Di fatto, pensando ai tanti progetti messi in campo da un ateneo, appare chiaro come la definizione di regole e processi standard possa fare la differenza per una corretta gestione del portfolio.
Dai lavori di ampliamento della sede storica ai programmi di scambio interculturale, dall’investimento nella ricerca alla digitalizzazione delle aule, idee e progetti diversi devono rispettare regole e metodologie comuni al fine di rendere efficace ed efficiente non solo le fasi decisionali, di sviluppo e monitoraggio, ma soprattutto il loro inserimento all’interno della business strategy.
