Adottare sistemi di Robotic Process Automation nel Finance comporta diversi vantaggi. Tant’è vero che Gartner ha annunciato che entro il 2020 i cosiddetti “software robot”, che oggi vedono una percentuale di impiego pari al 19% tra i controller, arriveranno a sfiorare il 73%. Il motivo principale di questa crescita, secondo la società statunitense di consulenza strategica, risiede nel fatto che, a differenza delle tecnologie tradizionali, l'RPA consente ai responsabili finanziari di automatizzare un processo, o parti di un processo, molto più rapidamente delle tecnologiche tradizionali. In altri termini, permette di rendere disponibili funzionalità per fare meglio, e in meno tempo, il proprio lavoro, soprattutto con riguardo ad attività ripetitive e a scarso valore aggiunto. Attenzione, però, a non sottovalutare la rilevanza di tali attività che, comunque, restano essenziali. Basti pensare a funzioni quali il controllo delle fatture e delle richieste di rimborso o, ancora, nel banking, alla prima fase di verifica dei requisiti per accedere a un mutuo.
I vantaggi immediati della Robotic Process Automation nel Finance
È sempre Gartner a sottolineare i vantaggi della Robotic Process Automation nel Finance suddividendoli fra immediati e cumulativi. Rientrano fra i primi:
- la capacità di automatizzare parti dei processi finanziari sin dal primo giorno, liberando così i team dell’area Finance dagli impegni dovuti alle attività manuali per farli concentrare su compiti più “nobili” e strategici;
- la eliminazione del potenziale di rilavorazione nella fase di standardizzazione e di scrittura del codice che solitamente utilizza la logica “if/then”, poiché l'RPA agisce in un’ottica di integrazione immediata facendo dialogare sistemi che non dialogano fra di loro;
- la riduzione al minimo delle interruzioni e delle resistenze dovute alla gestione del cambiamento in quanto “la standardizzazione di un processo che utilizza robot invece di esseri umani” non necessita di dover essere introdotta ricorrendo a un affiancamento organizzativo che supporti il change management. Su questo aspetto, tuttavia, torneremo in chiusura.
RPA e finance, i vantaggi cumulativi
I benefici cumulativi della Robotic Process Automation nel Finance sono frutto della stratificazione, nel tempo, di quelli a breve termine. Se, infatti, in questi ultimi emerge la capacità di integrazione tra sistemi nonché l’abbattimento delle fasi di rilavorazione nei processi, i vantaggi cumulativi introducono una significativa riorganizzazione della forza lavoro, con uno spostamento dell’asse da attività manuali ripetitive verso mansioni a maggior valore. In prospettiva, i software RPA diventeranno uno strumento tanto comune quanto il classico Excel. Inoltre, negli attuali contesti aziendali, sempre più caratterizzati da una compresenza di programmi disparati, la Robotic Process Automation semplifica l’integrazione tra i sistemi e non necessita di una particolare manutenzione. A confronto delle tecnologie tradizionali, introduce infine una semplificazione ulteriore nei processi di compliance normativa che spesso rappresentano dei silos nei flussi di lavoro dell’area Finance.
Cosa cambia nel finance con la Robotic Process Automation?
Tra i vantaggi immediati evidenziati da Gartner, a cui si faceva cenno in precedenza, è stata elencata la riduzione al minimo delle resistenze dovute al change management. Questo perché, quando si implementa l'RPA, non servono sessioni formative o un apposito training per mettere i dipendenti in grado di utilizzarla efficacemente. Ciò non toglie che la sua introduzione in azienda abbia un impatto sull’assetto organizzativo generale, in quanto la diminuzione della quantità di lavoro routinario apre a un nuovo bilanciamento del tempo occupato all’interno dell’impresa. In realtà, non si tratta di un tema di esclusiva pertinenza dell'RPA, ma riguarda tutta la trasformazione impressa dalla digitalizzazione, che non a caso viene indicata anche come digital disruption e contempla i significati di “rottura” con il passato e cambiamento. Quanto, nei prossimi anni, questo inciderà sul mercato del lavoro, lo si scoprirà strada facendo. Di sicuro, le previsioni di Gartner sull’adozione crescente della Robotic Process Automation nel Finance, a giudicare dai trend più recenti, sono destinate a non essere smentite.
