Dalle iscrizioni ai pagamenti delle rette, dalla verifica dei documenti di laurea alla definizione della fascia Isee di riferimento, i processi amministrativi in università costituiscono una mole di lavoro enorme per il personale di segreteria. Soprattutto quando si tratta di operazioni ripetitive e da svolgersi entro tempi prestabiliti.
Docenti e studenti hanno fretta. Gli uffici sono spesso sottodimensionati e il rischio di errori e ritardi è una probabilità che diviene certezza man mano che aumentano le richieste e le operazioni a carico del personale preposto.
Come risolvere il problema?
La risposta sta nell’automazione dei processi amministrativi.
Robotic Process Automation: le tecnologie al servizio degli Atenei
Le tecnologie di Robotic Process Automation permettono, infatti, di velocizzare e ottimizzare numerose attività che caratterizzano la vita universitaria a più livelli e che coinvolgono in modo diretto proprio il personale amministrativo.
In particolare, possiamo distinguere tre diverse tecnologie con le quali è possibile introdurre l’RPA in ateneo e, dunque, efficientare i processi:
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Software bot
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Chatbot
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Robot antropomorfi
Software robot: impiegati virtuali per ridurre gli errori
L’adozione di software bot costituisce il primo e più semplice passo per ottimizzare e rendere più veloci ed efficienti le operazioni routinarie che caratterizzano i processi amministrativi.
In particolare, questi trovano la propria più comune applicazione nelle attività di back office.
Grazie ad opportune configurazioni, infatti, questi software sono in grado di sostituirsi agli operatori umani, totalmente o in parte, nello svolgimento di operazioni ripetitive, più o meno complesse.
Il software bot, dunque, diviene un vero e proprio impiegato virtuale, che esegue operazioni, interfacciandosi con altri sistemi informatici, sotto la direzione del personale d’ufficio, seguendo regole specifiche.
Quest’ultime, se semplici e statiche vengono inizialmente inserite dallo sviluppatore. Se, invece, si tratta di indicazioni complesse e soggette a cambiamenti frequenti, vengono modificate all’occorrenza da un amministratore di supporto o utilizzando un gestore di regole, che permette ai dipendenti di scrivere o modificare regole esistenti in un linguaggio naturale.
Un unico bot può svolgere più automazioni, con l’unico vincolo di eseguirle una per volta. Inoltre, traccia tutto ciò che fa e ciò rende possibile avere una visione a 360 gradi sulle sue attività, anche a posteriori.
Il risultato? Meno errori, rapidità di esecuzione e costi ridotti.
Si calcola, infatti, che un bot sia in grado di sostituire fino a 3 operatori, che possono, così, dedicarsi ad attività a più alto valore aggiunto, come ad esempio quelle a contatto con il pubblico.
Chatbot: assistenti digitali al servizio degli studenti
Chiedere e ricevere informazioni in chat, con pochi click, in modo puntuale e personalizzato è sempre più semplice, grazie alla larga diffusione dei chatbot.
Ma di cosa si tratta esattamente?
I chatbot sono software in grado di rispondere a quesiti e fornire informazioni, imitando una conversazione umana. Possono avere diversi livelli di complessità e sono guidati da AI e Machine Learning.
Quelli più sofisticati, infatti, sono in grado di “imparare” e migliorare ad ogni utilizzo.
L’adozione di questo tipo di software agevola le attività di front office: trovando risposta alle proprie domande e richieste in chat, si riduce la necessità dello studente di telefonare, scrivere mail o recarsi agli sportelli degli uffici dell’università. Con un netto risparmio di tempo da parte di utenti e operatori e aumento della customer satisfaction.
Robot antropomorfi
L’automazione dei processi amministrativi ha, dunque, come obiettivo facilitare operazioni scomode e tediose, sfruttando i vantaggi della tecnologia RPA. Ciò si traduce non solo in innovazioni software, ma anche nell’introduzione di un vero e proprio supporto “robotico” nel quotidiano svolgimento delle attività universitarie.
Pensiamo, ad esempio, alle biblioteche di ateneo. Queste contengono migliaia di libri e non tutti sono disponibili e consultabili in versione digitale. Accade spesso, ad esempio, che l’Istituto ospiti testi antichi, dall’alto valore storico e bibliografico e, di conseguenza, preziosi. Questo genere di volumi, di solito, non è digitalizzato e non può lasciare la biblioteca per motivi di sicurezza.
Che fare, dunque, per rendere consultabili e alla portata di ogni studente e docente un tale patrimonio?
L’utilizzo di un robot antropomorfo, che imita, cioè, movimenti umani, opportunamente programmato, consentirebbe di scannerizzare e, attraverso un software bot, rendere consultabili le pagine dei testi presenti in biblioteca, riducendo al minimo il rischio di danneggiamento.
Si tratta solo di un esempio, ma come questa ci sono diverse attività che vengono rimandate o non prese in considerazione per assenza di personale dedicato, difficoltà di esecuzione o per la quantità di tempo richiesta per il completamento.
La tecnologia RPA, in questi casi, risulta una soluzione innovativa e conveniente per portare a termine, con la massima efficienza, le task.
È evidente quanto la Robotic Process Automation in università sia fondamentale per favorire i processi di Digital Transformation, restare al passo con le innovazioni e le esigenze degli studenti, ma anche per rispondere con prontezza alle evoluzioni di un mercato EdTech sempre più orientato alla crescita e all’efficienza.
