Adottare la process optimization tramite il ricorso a sistemi RPA (Robotic Process Automation)consente di efficientare diversi ambiti aziendali.Nati soprattutto come “software robot” con l’obiettivo di automatizzare i processi di back office, questi software devono gran parte del loro successo ai costi di implementazione molto bassi, al drastico abbattimento della percentuale di errore imputabile all’uomo e alla velocizzazione che portano nel normale workflow. Oggi i loro possibili scenari d’uso vanno dall’acquisizione dei dati da vari documenti per l’inserimento nelle business application, alla elaborazione e distribuzione di detti dati, una volta acquisiti, fino al loro possibile scambio grazie all’integrazione tra applicazioni differenti quali possono essere ERP e CRM. La process optimization può avvenire, dunque, nel contesto di processi aziendali tipicamente interessati da una mole elevata di task manuali. Fra i tanti esempi al proposito, possiamo citarne 3 in cui incombenze ripetitive e di routine hanno un impatto particolarmente rilevante: amministrazione finanza e controllo, direzione dei sistemi informativi e direzione del personale.
Business Process optimization nell’amministrazione finanza e controllo
La funzione aziendale di amministrazione finanza e controllo prevede la gestione di svariate attività che comprendono ciclo attivo e passivo, reporting, analisi e pianificazione finanziaria, servizi fiscali ecc. La process optimization, in questo caso, assolve a un duplice compito: l’automazione di lunghe sequenze di attività; il supporto nei sistemi di controllo che generalmente sono basati su 3 livelli. Nel primo rientrano i classici controlli di carattere procedurale, informatico, comportamentale, amministrativo-contabile che servono a verificare il corretto svolgimento delle operazioni. Il secondo livello si concentra sui controlli trasversali inerenti i rischi e le conformità. Il terzo, infine, il cosiddetto Internal Audit, fornisce la garanzia che nell’intero sistema tutto venga eseguito secondo normative e regolamenti. Tutto questo si traduce in enormi attività manuali che una soluzione RPA di Business Process Optimization può sostituire, introducendo un notevole risparmio di tempo e risorse, oltre a determinare una maggiore soddisfazione tra i dipendenti sottratti a mansioni frustranti di data entry.
RPA per ottimizzare i processi della direzione sistemi informativi
Analogamente all’area dell’amministrazione finanza e controllo, anche la direzione dei sistemi informativi è chiamata a una serie di adempimenti reiterativi che spaziano dalla manutenzione ordinaria dell’infrastruttura, al provisioning, alla configurazione di nuovi utenti, al monitoraggio di server e applicazioni, al service desk management, all’integrazione dei sistemi e così via. Quanto sottolineato per la precedente funzione, cioè automazione delle attività routinarie e controllo dei processi interni, vale anche per la direzione dei sistemi informativi. Con il vantaggio ulteriore che la process optimization non richiede un ulteriore impegno del personale IT per l’implementazione di Robotic Process Automation, poiché non comporta alcun impatto sull’architettura e sulle piattaforme e, di conseguenza, nessun bisogno di variazioni nel parco applicativo preesistente. Questo perché i software robot, nel trattare i dati da gestire, si comportano come se fossero degli utenti umani a tutti gli effetti, con la differenza che lo fanno in maniera 15 volte più celere.
Perché la direzione del personale si presta alla process optimization
La direzione del personale è il terzo esempio di ambito aziendale in cui occorre compiere innumerevoli operazioni manuali connesse alla funzione. Da quelle elementari, come la conservazione dei dati anagrafici, a quelle più complesse, come la gestione delle buste paga o l’aggiornamento delle mansioni, i processi che necessitano di inserimento dati, verifica e riscontro sono tantissimi. Ma sono anche quelli più facilmente eleggibili in un percorso di business process optimization mediante tecnologie RPA per la loro caratteristica standardizzazione. Quest’ultimo aspetto, in particolare, è ciò che accomuna i 3 reparti d’impresa considerati, così come altri che si potrebbero aggiungere all’elenco. Sebbene, infatti, le opportunità di ottimizzazione dei processi grazie all’automazione non possano essere calate dall’alto in tutte le situazioni aziendali, ma richiedano una fase accurata di assessment, vi sono tuttavia alcuni ambiti con una spiccata attitudine alla loro adozione. E i 3 casi citati lo dimostrano chiaramente.
