L’automazione di processo in Kyocera con Beta 80

ICT SERVICES - 13 maggio 2020

L’automazione di processo adottata da Kyocera Document solutions Italia, parte del noto colosso leader in sistemi multifunzione e materiali per la stampa, è emblematica della metodologia sviluppata da Beta 80 nei progetti RPA (Robotic process automation). Tale metodologia parte dall’assunto che i processi aziendali candidabili all’automazione, grazie a 3 fasi di Quick Assessment (selezione, qualificazione, roadmap), debbano essere individuati prima dell’implementazione e del rilascio della soluzione stessa. I sistemi RPA, infatti, funzionano quando non ci si muove dall’intento generico di voler automatizzare determinate attività, ma piuttosto da un’esigenza puntuale e ben definita che abbia un chiaro legame con un valore di business. Nel caso di Kyocera, l’esigenza era sorta nel momento in cui la divisione italiana del gruppo aveva dovuto far fronte alla gestione degli ordini della pubblica amministrazione che transitano dalla piattaforma Consip, l’ente strumentale del ministero dell’Economia e delle Finanze che coordina tutti gli acquisti della PA. Tra questi rientrano anche quelli di Kyocera: stampanti, cartucce, toner e attrezzature connesse.

 

Kyocera alle prese con la gestione ordini di Consip

Ogni Comune o ente pubblico, che ha la necessità di approvvigionarsi di strumenti e tecnologie ICT, può farlo collegandosi al sito di Consip. Kyocera, in quanto soggetto vincitore di alcuni lotti banditi dalla società interamente partecipata dal MEF, era chiamata a gestire questo flusso per la fornitura di sua competenza. Accedendo al medesimo portale utilizzato dagli acquirenti, perciò, doveva scaricare gli ordini, verificare la congruenza con la propria offerta, accertare la correttezza formale della domanda, per poi procedere alle fasi successive di inserimento della richiesta nel proprio gestionale. Agli inizi del 2019, però, l’ultimo lotto assegnato da Consip aveva previsto che le pubbliche amministrazioni potessero fare acquisti plurimi in contemporanea. Questa circostanza impediva l’automazione del processo, il passaggio automatico dell’ordine al software che avrebbe dovuto processarlo, costringendo Kyocera a un ulteriore step di controllo manuale. Con un rallentamento in termini di efficienza e un aggravio dal punto di vista delle risorse umane da coinvolgere. È qui che entra in campo la competenza di Beta 80 sulle soluzioni RPA.

 

Il metodo RPA di Beta 80: analisi veloce per risultati veloci

Beta 80 avvia a metà 2019 il progetto di automazione di processo, avvalendosi di Automation Anywhere, l’architettura RPA proposta da IBM di cui Beta 80 è business partner. Dopo un’analisi preventiva veloce, che non a caso è parte integrante della sua metodologia fondata sul Quick Assessment, nel giro di un paio di mesi, tra agosto e settembre, Kyocera può cominciare a elaborare in automatico un certo tipo di ordini. Su questa base, poi, vengono aggiunte in corso d’opera miglioramenti per rendere il software robot o bot sempre più “intelligente”. Anche questi rilasci successivi sono tipici in un approccio adeguato al mondo RPA, perfino in presenza di una situazione favorevole, come quella di Kyocera, in cui i processi da automatizzare sono chiaramente identificati. Beta 80 lo sa per via della lunga esperienza maturata in questo campo ed è per tale ragione che il suo metodo in ambito RPA si ispira a quello “agile” utilizzato talvolta nello sviluppo del software. In altri termini, è focalizzato a conseguire risultati nel più breve tempo possibile.

 

I benefici portati a Kyocera dall’automazione dei processi

Il primo risultato, fin dalla prima versione del bot, è consistito nell’azzeramento dei backlog e nell’ottimizzazione della gestione di centinaia di ordini. Il secondo ha riguardato la valorizzazione del capitale umano impiegato nell’ufficio gare, il quale è stato sollevato dalle mansioni ripetitive assolte dal bot. Il terzo è stato apprezzato dai manager di Kyocera nel periodo critico causato dall’epidemia Covid-19. Un evento imprevisto a cui oggi si riesce a far fronte anche con il supporto di un bot che quotidianamente scarica gli ordini, li elabora, compila i file Excel, evidenziando soltanto eventuali anomalie o discrepanze. A conferma del fatto che la tecnologia RPA non si sostituisce all’uomo e non gli ruba il lavoro, ma permette di aumentare l’efficienza e l’efficacia di un processo e, quindi, delle persone coinvolte nel processo medesimo. Persone che, con l’ultimo stadio del progetto che dovrebbe concludersi nel 2020, saranno ancora più in grado di pilotare il bot, affinché risponda sempre meglio alle esigenze da cui è nata la richiesta di automazione di processo di Kyocera.

Beta80 - White Paper - Application revolution journey - Guida all'application modernization

Topics: IT Governance
Condividilo su: