Robotic process automation, come sfruttarla al massimo

ICT SERVICES - 31 gennaio 2020

Per sfruttare al massimo le soluzioni di Robotic process automation (RPA) è utile richiamare le raccomandazioni di Gartner in proposito. La società di consulenza, infatti, in un documento pubblicato nel 2018 raccomanda di “identificare e quantificare l’opportunità di utilizzare RPA per attività che generano reddito in aggiunta a quelle di risparmio sui costi o di compliance”. Gartner è ancora più esplicita: “Non focalizzare i sistemi RPA per ridurre il costo del lavoro”. È un suggerimento che cerca di sgombrare il campo dai possibili equivoci che vorrebbero le tecnologie di Robotic process automation come mera sostituzione di software robot o bot al posto delle persone per lo svolgimento di compiti routinari e a scarso valore aggiunto. Semmai, questo è l’output finale di un percorso che conduce a uno spostamento delle attività operative e di controllo dal personale verso una digital workforce. Ma, prima di intraprendere un tale percorso, è opportuno “identificare e quantificare” le aree potenzialmente automatizzabili.

 

Le domande di partenza della metodologia RPA di Beta80

Alla luce di quanto detto sopra, l’adozione di RPA in chiave strategica, che supporti la trasformazione digitale dell’azienda, ha bisogno di un’apposita metodologia. Per esempio, Beta80 ne ha sviluppata una con l’intento di aiutare le imprese a sfruttare tutta la potenzialità dei sistemi di Robotic process automation partendo da una duplice domanda:

  • quali sono le attività aziendali eleggibili per la process automation?
  • quale deve essere il nuovo modello organizzativo di gestione e controllo per una convivenza redditizia tra capitale umano e digital workforce?

Porre queste due domande ha lo scopo di evitare l’equivoco a cui si accennava prima, basato sull’idea del semplice rimpiazzo dei dipendenti con bot che compiono le medesime mansioni. L’introduzione di RPA, invece, deve avvenire come esito di un ragionamento “strutturato” che serva a elevare il livello di consapevolezza, assicurare un adeguato ROI (Return on Investment) ed evitare i rischi operativi sempre insiti quando si scelgono nuove tecnologie da implementare nell’organizzazione.

 

Robotic process automation come risposta alle esigenze aziendali di Beta80

Le risposte alle domande sono parte integrante della metodologia. Infatti, si associa la proposta della soluzione di Robotic process automation alle esigenze di efficientamento dei processi rilevate tramite i quesiti posti all’azienda. Analogamente a quanto caldeggiato da Gartner, un approccio vincente ha l’obiettivo perciò di identificare le opportunità di automazione attraverso l’RPA, ma anche quello di individuare la possibile ottimizzazione dei processi connessa all’automazione. Le funzioni aziendali candidate possono essere tante: da quelle che rientrano nell’amministrazione, finanza e controllo alla direzione dei sistemi informativi, fino alla direzione del personale. La mole di adempimenti, attività di data entry, azioni ripetitive prevista in questi ambiti (e non sono gli unici) è spesso causa di sacche di inefficienza, oltre che di frustrazione da parte dei dipendenti che se ne devono far carico. Per questo si arriva a definire una enterprise RPA roadmap “ragionata”, frutto cioè di una emersione dei bisogni che possono essere soddisfatti con tecnologie Robotic process automation. A questo poi abbina il paradigma operativo e di controllo più adeguato al tipo di interventi e al contesto organizzativo.

 

Le 3 fasi del Quick Assessment per l’RPA del modello

L’applicazione della metodologia per l’RPA si caratterizza tramite un Quick Assessment suddiviso in 3 fasi:

  1. selezione dei processi per RPA
  2. qualificazione delle iniziative RPA
  3. definizione della roadmap RPA

La prima fase serve a scegliere i processi che si candidano a essere automatizzati sulla base di criteri quali tempi lunghi di attraversamento, costi operativi elevati, scarsa accuratezza del dato. Tutte criticità riconducibili alla gestione principalmente manuale di detti processi. La fase successiva della qualificazione si avvale di un piano cartesiano sulla cui ordinata si sviluppa la readiness, la disponibilità o “prontezza”, mentre sull’ascissa l’efficienza. Dall’incrocio dei due valori si ricava l’opportunità di ottimizzazione dei processi aziendali. Infine, con la definizione della roadmap RPA è in grado di fornire un quadro attendibile degli esiti che si possono ottenere con l’adozione di Robotic process automation. Un quadro che tiene conto anche del modello operativo e di controllo che bisogna accompagnare all’innovazione tecnologica.

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Topics: IT Governance
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