I Responsabili della Logistica, i Direttori delle Farmacie, e i Direttori degli Acquisti, all’interno delle strutture ospedaliere, considerano, nel 93% dei casi, la logistica come un’attività strategica. È quanto emerge da una ricerca dell’Osservatorio Contract Logistics “Gino Marchet” del Politecnico di Milano. Una percentuale così elevata trova ragione in una serie di criticità da risolvere, tra cui: la gestione degli approvvigionamenti in ospedale; il controllo efficiente dell’inventario; l’eliminazione delle operazioni manuali e dei conseguenti errori; infine, la necessità di creare una connessione reale con i reparti e tracciare i consumi. Occorre effettuare un salto di qualità, sia tecnologico che organizzativo: le piattaforme di WMS – Warehouse Management System rappresentano il reale punto di svolta per realizzare una logistica ospedaliera moderna ed efficiente.
Takeaways
-
Quali sono in dettaglio le sfide della logistica ospedaliera;
-
Come è possibile tracciare la merce e gestire la catena del freddo;
-
Come gestire in modo automatico gli approvvigionamenti;
-
Come utilizzare i magazzini automatici nella farmacia ospedaliera;
-
Come implementare il WMS.
Il salto di qualità della logistica ospedaliera
Le strutture ospedaliere sono progressivamente cresciute in complessità e si trovano a fronteggiare una richiesta di salute crescente da parte dei cittadini. La gestione degli approvvigionamenti in ospedale, o la distribuzione dei farmaci e dei dispositivi medici, sia dentro che fuori dalla struttura, è difficoltosa a causa dell’incremento dei volumi da governare. L’inventario, i lotti, le date di scadenza, o, infine, le richieste dei reparti, non devono basarsi su fogli Excel o supporti manuali. Se finora la funzione è stata appannaggio dei Direttori di Farmacia, è ora necessario introdurre strumenti tecnologici avanzati e, in caso, in figure professionali specializzate. Solo in questo modo sarà possibile monitorare i consumi, controllare i costi e garantire la disponibilità dei prodotti secondo le esigenze reali dei reparti.
Come gestire l’inventario e la catena del freddo
Nella tradizione ospedaliera consolidata, il Direttore della Farmacia è responsabile anche dell’approvvigionamento dei prodotti e della gestione delle scorte. In assenza di un supporto tecnologico dedicato, si possono verificare giacenze non calcolate, oppure mancanza di rifornimenti, o, infine, spazi di magazzino non proporzionati. La conseguenza è l’“out-of-stock”, che nella logistica ospedaliera è una situazione altamente critica. Una gestione automatizzata dell’inventario consente, invece, di razionalizzare le scorte. Il prodotto viene reso disponibile o assemblato in base agli ordini effettivi ricevuti dal reparto. Si rende evidente una duplice necessità: il WMS deve governare inventario, ordini, e richieste di approvvigionamento di farmaci e dispositivi, da un lato; dall’altro, il software ha sia un compito centrale, sia un compito locale, per controllare le scorte e i consumi nel reparto. In assenza di questa seconda funzionalità, il monitoraggio automatico risulterebbe incompleto, in quanto il consumo effettivo in reparto ricadrebbe in una logica manuale. Il tracciamento dei beni e il controllo dei consumi deve essere garantito end-to-end, dal magazzino centrale dell’ospedale a tutte le strutture periferiche, comprese quelle esterne all’ospedale, comprendendo anche le funzionalità della cosiddetta “logistica inversa”, ovvero il rientro di beni e prodotti dall’esterno. In tal modo, le tecnologie possono risolvere il problema della tracciabilità, che insieme all’inventario è la principale criticità della logistica ospedaliera. In ambito sanitario, la tracciabilità ha delle implicazioni complesse (protocolli d’uso, registrazione dei parametri ambientali, stato di usura). È necessario, dunque, che una serie ampia di informazioni sia raccolta e conservata. Il ciclo di vita di un prodotto (ricezione, stoccaggio, spedizione, rientro, ecc.) genera una quantità di informazioni che richiede una elaborazione dedicata, ed è uno dei compiti del WMS. Ma non solo. Nel caso della catena del freddo, il WMS dovrà integrare e governare tutte le apparecchiature che ne garantiscono il funzionamento effettivo: varchi per la rilevazione del passaggio, lettori di barcode o qr code, o, infine, etichette RFID. Una base dati, questa, che è indispensabile anche per il rispetto delle stringenti normative di settore.
Un magazzino moderno ed efficiente
Se l’implementazione del WMS assicura una gestione ottimale dei prodotti end-to-end, il suo uso comporta anche un deciso salto di qualità nella gestione delle operazioni all’interno del magazzino. Il WMS introduce un processo di gestione razionale dei prodotti:
-
Le informazioni di prodotto (lotto, ubicazione, scadenza, ecc.) sono acquisite tramite un terminale barcode o un lettore RFID;
-
Lo stoccaggio della merce è ottimizzato in funzione della frequenza di prelievo o di caratteristiche per compartimentare lo stoccaggio in zone specifiche (temperatura controllata, zone per stupefacenti…);
-
La distribuzione dei prodotti nelle varie aree di magazzino seguono le logiche di utilizzo e composizione dei colli in uscita.
Le logiche descritte possono, inoltre, variare nel tempo, e il WMS potrà essere riconfigurato per supportare al meglio i nuovi flussi di lavoro. Una tale organizzazione ha come esito l’ottimizzazione delle performance della Farmacia e la semplificazione del lavoro degli addetti. Vi sono, infatti, diversi benefici che si hanno con l’implementazione del WMS: l’eliminazione dei supporti cartacei, insiti nella gestione manuale; la razionalizzazione dei percorsi di prelievo (la disposizione dei prodotti e le tappe del percorso sono decise in base all’ordine da evadere); l’ottimizzazione dei diversi tipi di prelievo (prodotti refrigerati, non refrigerati, stupefacenti, ecc.); infine, l’aggiornamento automatico sullo stato delle scorte e la gestione degli approvvigionamenti per tutte le esigenze dell’ospedale. A tali vantaggi di natura diretta, si aggiungono quelli indiretti: l’efficienza di gestione migliora i rapporti con tutte le strutture coinvolte (reparti clinici, Amministrazione, Acquisti, ecc.); riduzione dei ritardi o inefficienze nelle terapie (predisposizione tempestiva di farmaci e materiali, dispensazione tracciata, ecc.); maggiore qualità del lavoro e soddisfazione degli addetti al magazzino (riduzione del lavoro manuale, minori interruzioni o casi urgenti, ecc.); infine, disponibilità di dati certi per la pianificazione degli acquisti e per implementare la predictive analytics in diversi ambiti (gestione degli approvvigionamenti in ospedale, pianificazione finanziaria, gestione delle stagionalità).
Gestire gli approvvigionamenti con sistemi automatici
La modernizzazione e l’efficienza dei flussi di lavoro non può prescindere dall’adozione dei sistemi automatici, a diversi livelli di complessità: dai varchi controllati e dal monitoraggio delle condizioni ambientali (sensoristica IoT, lettura di tag RFID, tracciabilità, ecc.) fino ai dispenser automatici e ai robot di prelievo (magazzini automatici “merce all’uomo”, cobots, ecc.). Maggiore è l’adozione di apparecchiature automatiche, più elevato è il livello di digitalizzazione dei processi, con un evidente vantaggio per le performance dell’ospedale. Il WMS ha un ruolo centrale per l’adozione dei sistemi automatici: l’apparecchiatura, operando in modalità non connessa, non può infatti offrire tutti i vantaggi che l’integrazione offrirebbe in termini di massima sinergia tra processi. È necessaria una piattaforma di controllo che ne governi il funzionamento e, soprattutto, che la integri all’interno dei processi esistenti. Il WMS ha, tra gli altri, questo scopo, ed è fondamentale che la figura responsabile della logistica ospedaliera (il Logistic Manager, come vedremo) consideri attentamente le caratteristiche del WMS in termini di capacità di integrazione, secondo precisi criteri di valutazione:
-
Numero e tipo di apparecchiature automatiche. Vi è una serie di macchinari comuni a tutti gli impianti logistici, a prescindere dal settore specifico. Negli ospedali, come nel Retail, nel Manufacturing o nell’eCommerce, vi possono essere sistemi Pick To Light, VLM – Vertical Lift Module, AMR – Autonomous Mobile Robots, o, infine, sorter di smistamento. La capacità e la qualità delle operazioni di integrazione da parte del WMS è funzione diretta del numero di integrazioni già effettuate, per ogni tipologia di macchinario e di hardware vendor che lo fornisce.
-
Macchinari per la logistica ospedaliera. Vi sono apparecchiature, quali, ad esempio, i dispenser di farmaci, le macchine per il picking robotizzato o gli armadi di stoccaggio ad alta densità, che sono create in versioni apposite per la logistica ospedaliera. Come per le altre apparecchiature citate, è opportuno che il fornitore del WMS documenti una capacità di integrazione specifica, al fine di garantire il successo del progetto
-
WCS – Warehouse Control System indipendente. Il WCS è il modulo software dedicato al controllo delle apparecchiature automatiche e interagisce con il WMS per governare i flussi di movimentazione fisica all’interno del magazzino.
Il WCS può essere fornito insieme all’apparecchiatura, e il suo uso può essere opzionale (si acquisisce un WCS di mercato al posto di quello fornito), o può essere vincolato (l’hardware vendor impone l’uso del WCS di proprietà). A prescindere dal caso, il fornitore della piattaforma WMS dovrà documentare la capacità di integrare il WCS dell’hardware vendor, o, in alternativa, disporre di un WCS proprietario. Quest’ultima opzione è da considerare nel caso in cui vi sia una molteplicità di macchinari di fornitori diversi: un WCS indipendente garantisce, in questo caso, un coordinamento ottimale delle diverse apparecchiature, e, quindi, una maggiore performance delle operazioni di magazzino.
Una valutazione approssimativa (o, addirittura, l’assenza di valutazione), porta all’inutilizzabilità del macchinario, al fallimento del progetto, e alle conseguenti perdite economiche. Può accadere, infatti, che il macchinario acquisito venga utilizzato in modalità manuale o non pienamente integrata, con una conseguente perdita di una parte significativa del valore e dell’efficacia che l’automazione potrebbe garantire.
La gestione degli approvvigionamenti in ospedale è, dunque, un processo articolato: apparecchiature automatiche, piattaforme software, flussi di lavoro specializzati. La logistica ospedaliera moderna è un ecosistema armonico di tecnologie hardware, di piattaforme software, di modelli organizzativi e di figure manageriali, allo scopo di servire una comunità, dentro e fuori l’istituto clinico, che richiede disponibilità di prodotti, prontezza di servizio, garanzia della cura.
