Migliorare la risposta alle emergenze con la BI: l'esperienza della Lombardia

AREU (Agenzia Regionale Emergenza Urgenza della Lombardia) è spesso in prima linea nell'innovazione e nei progetti pilota che vengono poi implementati in altre regioni o paesi. Nel 2008, appena fondata, è stata incaricata di riorganizzare l'ecosistema di risposta alle emergenze in Lombardia. Questo presentava tre problemi principali:

  1. Le dodici centrali regionali 118 non condividevano un database, procedure e protocolli.
  2. Non c'erano interviste telefoniche standardizzate per determinare in maniera univoca la gravità dell’intervento.
  3. Le ambulanze sul campo non erano dispiegate efficacemente e i tempi di attesa potevano essere lunghi.

Tre mosse per riorganizzare il sistema di risposta alle emergenze

Per riformare il sistema, AREU è partita dal controllo dei dati e del tracciamento delle performance sul campo. La prima analisi ha mostrato come gli interventi più critici (codici rossi o gialli) nel 75% dei casi richiedevano fino a 25 minuti. Le informazioni, dunque, non venivano raccolte e distribuite abbastanza velocemente e i veicoli non erano posizionati correttamente per raggiungere il punto di emergenza.

1. Usare i dati per organizzare le risorse dentro e fuori le Centrali

Per comprendere i flussi e le differenze nella risposta alle chiamate di emergenza, AREU decide come prima cosa di mappare le tendenze stagionali e giornaliere. Quando era necessario un maggior numero di ambulanze? Quali mesi e orari erano, invece, i più tranquilli? Dopo una prima analisi è emerso un chiaro ritmo: Le feste e le vacanze erano i periodi di maggior traffico e i pomeriggi la parte più impegnativa della giornata. Queste informazioni hanno permesso di riorganizzare e impiegare il numero corretto di interlocutori, veicoli e personale medico in ogni dato momento. È stato, quindi, possibile distribuire il personale in base alla necessità prevista.

trend stagionali ambulanze lombarde

In secondo luogo, AREU ha analizzato la situazione sul campo, per comprendere meglio le necessità d’impiego dei veicoli. È stato possibile definire quali aree regionali necessitavano di una particolare risorsa, esaminando i modelli ricorrenti nella frequenza delle chiamate. Inoltre, sono stati esaminati il tipo di veicoli e i codici di gravità per determinare se venissero utilizzati i mezzi più adatti.

2. Usare i dati per distribuire le ambulanze in regione

La prima analisi ha mostrato risorse non adeguatamente allocate e talvolta inefficienti o non sufficienti. Mentre alcune aree o province avevano poche unità in rapporto ai bisogni, altre ne avevano troppe e sottoccupate. Altre mostravano come il tipo di mezzo fosse inadeguato alle necessità della popolazione.

I dati hanno mostrato soprattutto che il sistema di posizioni fisse nei parcheggi degli ospedali e nei punti comunali non era ideale. Su ogni livello (regionale, provinciale e cittadino), le ambulanze non raggiungevano in modo uniforme ogni area, con una netta differenza tra le aree vicine agli ospedali e quelle più lontane. Lo stesso tipo di veicolo, allertato per il medesimo codice di emergenza, partendo contemporaneamente e nelle stesse condizioni di traffico, raggiungeva due destinazioni in tempi diversi. Un'allocazione irregolare significava che chi abitava più lontano dalla postazione fissa riceveva aiuto in tempi più lunghi.

3.Rispondere bene alle emergenze: i tre step

La riorganizzazione del sistema lombardo si è articolata in tre diversi passaggi: revisione delle procedure nelle centrali 118, maggiore coordinazione tra agenzie no profit e Regione, revisione e riposizionamento dei mezzi.

Il primo passo è stata l'implementazione di nuove procedure e protocolli nelle Centrali 118. Si è lavorato per sviluppare un unico filtro e unire le dodici centrali regionali in un database comune. Questo ha permesso di classificare correttamente le chiamate, raccogliendo i dati giusti per l'intervento. Il sistema è stato così armonizzato e migliorato in termini di efficienza.

Sono stati, inoltre, stabiliti nuovi accordi e protocolli con le associazioni non profit che fornivano ambulanze e personale volontario sul campo. Questi accordi hanno obiettivi, indicatori e scopi chiari e condivisi e i dettagli del servizio risultano precisi e completi. Ciò ha contribuito a migliorare le prestazioni, poiché ora ciascun attore coinvolto sa cosa fare e come.

In terzo luogo, c'è stato un cambiamento significativo nei tipi e nel numero di veicoli impiegati. Ogni territorio regionale è stato mappato e valutato in base alle proprie esigenze individuali. Questa analisi ha portato a una ridistribuzione della tipologia e numero dei mezzi in capo. Dopo la rivalutazione, per esempio, Milano ha aumentato il numero delle sue Unità Di Supporto Base, poiché nel suo territorio gli ospedali sono facilmente raggiungibili e il soccorso medico viene offerto in tempi rapidi. Al contrario, su Brescia si è aumentato il numero di unità Intermedie e Avanzate che hanno personale medico sul veicolo, poiché il territorio è più rurale e alcune località risultano lontane dagli ospedali.

AREU rivoluziona l’emergenza in Lombardia

Il grande sforzo nel raccogliere e leggere i dati ha portato a definire dei nuovi protocolli chiari anche su un quarto e importante fronte: quello della posizione delle ambulanze sul territorio. Oltre alla revisione del tipo e numero di ambulanze serviva, infatti, un sistema che le allocasse sul territorio in maniera armonica, in modo da raggiungere ogni luogo in Regione entro i termini definiti dalla legge: massimo venti minuti per codici gravi. Ogni provincia, città e area è stata, quindi, mappata in base al traffico, la frequenza delle chiamate e sui tempi generali di intervento. Il sistema di punti fissi, cioè parcheggi di ospedali e comunali, sono risultati inefficienti perché non permettevano di raggiungere le aree in maniera uniforme.

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Di conseguenza, i veicoli sono stati riorganizzati secondo il sistema di "colonnine", ovvero punti di sosta: un insieme di posizioni flessibili (parchi, incroci, piazze ecc.) distribuite uniformemente per coprire un raggio armonico. Ciò consente una copertura ottimale di ciascuna area, rispettando i criteri di economicità e correttezza. I dati aggregati hanno permesso quindi di definire le colonnine: i punti di stazionamento flessibile tenendo conto di tutte le variabili sopra elencate (l'ora del giorno, l'area geografica, la stagione e il giorno della settimana), per fornire la migliore combinazione di risorse. Il sistema è flessibile, per cui quando un mezzo viene mandato in missione, se necessario, le ambulanze circostanti possono essere riarrangiate in tempo reale per coprire anche il territorio di quella in missione.

Il soccorso sanitario in Lombardia: l’esempio sul campo di Milano

Il nuovo sistema ha visto un miglioramento drastico dei tempi e della qualità del servizio. Milano, per esempio, è stata riorganizzata in 42 punti flessibili che riescono a coprire il 90% della popolazione in meno di 8 minuti.

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I numeri parlano chiaro, se all’inizio la maggior parte delle ambulanze richiedeva quasi oltre 20 minuti per raggiungere il paziente in condizioni critiche, ora la situazione è invece tra le migliori in Italia.

È importante notare che il tempo include la gestione della chiamata (tempo medio due minuti).

Dai dati emerge un netto miglioramento delle tempistiche del primo veicolo di soccorso arrivato sul luogo dell'emergenza:

  • entro 10 minuti nel 50 percentile delle richieste urgenti.
  • entro 12 minuti nel 75 percentile delle richieste urgenti.

La creazione di punti di sosta mobili è stata, dunque, fondamentale per garantire un servizio rapido e puntuale. Queste stazioni hanno migliorato nettamente il servizio e hanno permesso ad AREU di migliorare il flusso di risposta su tutti i territori regionali. Il sistema è ora considerato un’eccellenza in Italia e in Europa, tanto da essere stato portato come caso di studio alla fiera EENA2019.

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