Parlare di Viva Insights in questi anni caratterizzati da nuovi modelli di employee experience è più che mai necessario. Connessi ininterrottamente, incastrati tra un meeting e l’altro, travolti dalle mail. Nell’era dell’azienda “fluida” e sempre più diffusa, in cui si fanno più sottili i confini tra spazi di vita e spazi di lavoro, non è facile mantenere il giusto equilibrio tra le due dimensioni. Uno studio pubblicato sul National Bureau of Economic Relations ha analizzato il cambiamento delle abitudini lavorative determinato dall’avvento dello smart working durante la pandemia: è stato calcolato che il numero delle riunioni è cresciuto del 13% e ciascun lavoratore ha inviato in media ogni giorno 1,4 mail in più ai colleghi.
A risentirne non è solo il benessere delle persone, ma anche la produttività dell’azienda. Operare sotto stress incide, infatti, sulle capacità di concentrazione e quindi sul raggiungimento degli obiettivi assegnati. Al contrario, rispettare i tempi delle riunioni e gli impegni assunti con i collaboratori e riservarsi uno spazio per il lavoro individuale senza interruzioni aiuta a mettere a fuoco gli obiettivi della giornata e a essere più produttivi.
Per creare abitudini di lavoro migliori, le aziende devono avere a disposizione informazioni precise. Quante mail ricevono ogni giorno le proprie persone? Quanto tempo impiegano per rispondere? Qual è la durata media di una riunione? Conoscere come operano i dipendenti contribuisce a ottimizzare la routine quotidiana. È quello che aiuta a fare proprio Viva Insights, la componente di Microsoft Viva pensata per fornire a collaboratori, manager e leader informazioni personalizzate per valutare benessere e produttività della persona in azienda.
Viva Insights: mantenere i dipendenti connessi con l’azienda e ridurre il tecnostress
Secondo l’ultimo Osservatorio sullo Smart working del Politecnico di Milano, gli smart worker hanno sofferto più degli altri di overworking, per via dell’elevata quantità di tempo dedicata alle attività lavorative a scapito dei momenti di riposo. Il rischio è il cosiddetto “tecnostress”: un lavoratore su quattro ha subito un impatto negativo a livello comportamentale o psicologico a seguito del frequente ricorso alle tecnologie.
Monitorarne l’uso è, quindi, fondamentale per mantenere una buona esperienza sul lavoro. Avere a disposizione insight personali permette di visualizzare in ogni momento il livello di utilizzo della piattaforma, per gestire al meglio la propria agenda e ritagliarsi dei momenti di focus sulle attività più importanti. Ciò aiuta a eliminare le distrazioni, arrestare il multitasking e concentrarsi sulle priorità, ma anche a imparare ad ascoltare i propri bisogni e prendersi le giuste pause.
La stessa ricerca del Politecnico di Milano ha rivelato, inoltre, che soltanto il 7% delle persone che hanno lavorato da casa durante la pandemia si è sentito pienamente ingaggiato. Rimanere in contatto con i colleghi, al contrario, è fondamentale per mantenere relazioni solide con chi fa parte della propria rete e sentirsi veramente parte dell’organizzazione. Viva Insights permette di rimanere connessi con i colleghi, monitorando le mancate risposte alle mail e suggerendo meeting e incontri one-to-one per restare aggiornati.
Conciliare flessibilità e produttività: i vantaggi di Viva Insights per i manager
Entro il 2024, secondo le previsioni di Gartner, i lavoratori da remoto utilizzeranno almeno quattro tipi di dispositivi diversi, rispetto ai tre in uso nel 2019. Ciò contribuirà a migliorare la produttività, ma renderà anche più complesso per i datori di lavoro monitorarne le attività. Attraverso la visibilità dei modelli di lavoro offerta da Viva Insights già oggi i manager possono contribuire a migliorare il benessere dei propri team attraverso suggerimenti per le attività basate sull’intelligenza artificiale, assistenza alle riunioni, chat private e conversazioni su Teams. Strumenti che aiutano a rimanere connessi con i collaboratori, mantenendo al contempo il pieno controllo sulle attività affidate a ciascuno.
Le informazioni aggregate dai workplace analytics di Viva Insights offrono, inoltre, una visione ad alto livello della produttività quotidiana dei lavoratori, segnalando l’eventuale sovraccarico di riunioni, gli spazi ridotti per attività che richiedono maggiore concentrazione o il tempo lavorato al di fuori dell’orario di lavoro. Supportati da ricerche e suggerimenti, questi approfondimenti aiutano i manager a supportare le diverse esigenze di lavoro e flessibilità dei dipendenti, ad esempio pianificando giorni senza riunioni.
Avere a disposizione gli strumenti giusti migliora il benessere e incoraggia la produttività di team grandi e piccoli, offrendo a manager e dirigenti dati analitici puntuali per valutare l’andamento di entrambi gli aspetti. Aiutando i responsabili a conoscere meglio le proprie persone e a creare abitudini lavorative che abbiano un impatto sulla cultura del team.
