Molte aziende non dispongono ancora di un piano per la gestione delle emergenze aziendali, che garantisca la continuità operativa e tuteli persone e beni. Avere un sistema organizzato per mantenere il controllo durante un’emergenza è un’arma importante nell’arsenale di qualsiasi azienda, come ampiamente dimostrato dall’improvviso avvento dell’epidemia Covid19.
Un’azienda su cinque, quindi, non è pronta ad affrontare un eventuale interruzione di attività. È un numero importante, soprattutto se si riflette sul costo elevato di un’emergenza improvvisa. È dunque fondamentale elaborare e mantenere aggiornati i propri piani, non solo per gestire i rischi previsti, ma anche per essere più efficienti e flessibili in caso di eventi improvvisi.
Dai piccoli malfunzionamenti alle maxi-emergenze
Parlando di piani di emergenza vengono subito a mente grandi catastrofi: uragani, terremoti, bombardamenti ecc. Tuttavia, per la maggior parte delle aziende, i principali problemi di interruzione di attività derivano da piccoli imprevisti o eventi banali: un tubo che perde, una porta malfunzionante, la disconnessione di internet o della linea elettrica. Ma sono proprio questi problemi più quotidiani che possono non solo compromettere la qualità del servizio, causando danni di immagine, ma anche portare le maggiori perdite economiche. In questo caso, avere un sistema che permetta il controllo delle attività e degli strumenti, con dei piani precisi su come agire in caso di malfunzionamento, fa la differenza tra danni a lungo termine e interruzioni minime. È importante sempre tenere a mente che i pani devono essere costantemente rivisti e rivalutati, un grado di flessibilità e innovazione è importantissimo per non renderli obsoleti.
Cosa considerare nell'elaborazione di un piano di emergenza
Ogni azienda dispone di molteplici strumenti e persone che lavorano per garantire la sicurezza dei processi e della struttura. Tuttavia, questi non sempre sono coordinati. È importante avere una mappa completa di tutte le attrezzature (hardware, software, personale) e uno strumento, come Control 1st, che possa aggregarle in un'unica piattaforma per monitorare ogni aspetto del processo e intercettare velocemente i problemi. Nella mappatura delle risorse, per elaborare un piano efficiente è importante innanzitutto definire i ruoli dei soggetti coinvolti: il responsabile dell’esecuzione, la catena di comando, la squadra dedicata alla security. Dopodiché è importante definire le funzioni mission-critica: quali sono le attività e funzioni fondamentali da prioritizzare quando avviene un guasto e quali invece possono essere risolte in un secondo momento. Una delle parti chiave è sicuramente la definizione dei potenziali rischi, le probabilità che i diversi scenari si avverino e le aree aziendali più vulnerabili. È importante, inoltre, elaborare una stima dei costi: tempi di inattività e costi di intervento e pianificazione. Il piano, inoltre, non è completo senza un importante strumento di monitoraggio che aggreghi forza lavoro e tecnologia per individuare gli imprevisti prima che accadano. Tutto il piano deve essere testato in maniera efficiente e costante, in maniera da individuare eventuali falle o problematiche nel portare avanti i piani. Questo devo poi essere associato a esercitazioni costanti con i soggetti interessati. Ultimo elemento ma non meno fondamentale, è la comunicazione efficace con il gruppo, attraverso gli strumenti adeguati, come ad esempio un’app interna per le emergenze e un servizio di sms.
