Piano per la gestione delle emergenze: cos’è e perché serve alle aziende

Molte aziende non dispongono ancora di un piano per la gestione delle emergenze aziendali, che garantisca la continuità operativa e tuteli persone e beni. Avere un sistema organizzato per mantenere il controllo durante un’emergenza è un’arma importante nell’arsenale di qualsiasi azienda, come ampiamente dimostrato dall’improvviso avvento dell’epidemia Covid19.

Un’azienda su cinque, quindi, non è pronta ad affrontare un eventuale interruzione di attività. È un numero importante, soprattutto se si riflette sul costo elevato di un’emergenza improvvisa. È dunque fondamentale elaborare e mantenere aggiornati i propri piani, non solo per gestire i rischi previsti, ma anche per essere più efficienti e flessibili in caso di eventi improvvisi.

Cos'è un piano di gestione delle emergenze

Un piano di gestione delle emergenze aziendali è un insieme strutturato di linee guida e procedure progettate per aiutare le aziende a rispondere e gestire efficacemente eventi straordinari e situazioni di crisi che potrebbero interrompere l’operatività o mettere a rischio i dipendenti, i clienti, la proprietà o la reputazione dell’organizzazione.

Il piano di gestione delle emergenze è pertanto un componente chiave della gestione del rischio aziendale e della continuità operativa, avendo l’obiettivo di garantire la sicurezza e la resilienza dell’impresa di fronte a scenari imprevisti.

L’efficacia dei piani di emergenza chiaramente dipende dallo studio preliminare, dalla capacità di definizione strategica e tattica, dalla comunicazione delle procedure e dall'addestramento regolare del personale.

Dai piccoli malfunzionamenti alle maxi-emergenze

Parlando di piani di emergenza vengono subito a mente grandi catastrofi: uragani, terremoti, bombardamenti ecc. Tuttavia, per la maggior parte delle aziende, i principali problemi di interruzione di attività derivano da piccoli imprevisti o eventi banali: un tubo che perde, una porta malfunzionante, la disconnessione di internet o della linea elettrica. Ma sono proprio questi problemi più quotidiani che possono non solo compromettere la qualità del servizio, causando danni di immagine, ma anche portare le maggiori perdite economiche. In questo caso, avere un sistema che permetta il controllo delle attività e degli strumenti, con dei piani precisi su come agire in caso di malfunzionamento, fa la differenza tra danni a lungo termine e interruzioni minime. È importante sempre tenere a mente che i piani devono essere costantemente rivisti e rivalutati, un grado di flessibilità e innovazione è importantissimo per non renderli obsoleti.

Quali sono le procedure di un piano di emergenza

Insomma, come si evince, un piano di gestione delle emergenze aziendali ben progettato e regolarmente aggiornato è essenziale affinché l'azienda possa affrontare efficacemente le emergenze, ridurre l'impatto degli eventi imprevisti e riprendersi rapidamente, proteggendo così le persone, gli asset e la posizione sul mercato.

Per raggiungere gli auspicati obiettivi di sicurezza e resilienza, i piani di emergenza includono tipicamente una serie di procedure essenziali che possono essere così riassunte:

• Analisi dei rischi: valutare le potenziali minacce per l'azienda, comprese le probabilità di eventi naturali, tecnologici o causati dall'uomo che potrebbero avere un impatto negativo.
• Procedure di risposta: definire protocolli dettagliati che descrivono le azioni da intraprendere in caso di emergenze specifiche, come disastri naturali, manomissioni o malfunzionamenti.
• Allerte e comunicazione: stabilire strumenti, procedure e responsabili per rilevare e segnalare un'emergenza, comunicando efficacemente con il personale, le autorità, i media e il pubblico.
• Assegnazione delle responsabilità: attribuire i ruoli e le responsabilità di individui e gruppi prima, durante e dopo lo stato di emergenza.
• Formazione ed esercitazioni: sviluppare programmi per addestrare i dipendenti su come agire in caso di emergenza, testando la prontezza dell'azienda attraverso simulazioni.
• Evacuazione, riparo e soccorso: formulare le istruzioni per effettuare l’abbandono sicuro dell’edificio, prestare l'assistenza ai presenti e trovare riparo se necessario.
• Elenco di risorse e fornitori: creare un inventario delle risorse disponibili in caso di emergenza e dei partner che possono offrire assistenza aggiuntiva.
• Piano di continuità operativa: delineare le strategie per garantire le funzioni aziendali critiche anche in stato di emergenza, con procedure di ripristino rapido in caso di interruzioni.
• Recupero post-emergenza: pianificare le operazioni per il ritorno alla normalità, inclusa la riparazione di danni alle strutture e la ripresa delle attività di business.
• Revisione e manutenzione: valutare e aggiornare regolarmente il piano in base ai cambiamenti strategici e organizzativi, alle esperienze emergenziali e ai feedback dopo le esercitazioni.

Cosa considerare nell'elaborazione di un piano di emergenza

Un piano di emergenza insomma deve contemplare tutti gli aspetti organizzativi e operativi che permettono all’impresa di resistere a qualsiasi tipologia di imprevisto o catastrofe, assicurando la continuità del business.

Ogni azienda dispone pertanto di molteplici strumenti e persone che lavorano per garantire la sicurezza dei processi e della struttura. Tuttavia, questi non sempre sono coordinati. È importante avere una mappa completa di tutte le attrezzature (hardware, software, personale) e uno strumento, come Control 1st, che possa aggregarle in un'unica piattaforma per monitorare ogni aspetto del processo e intercettare velocemente i problemi.

La disponibilità di un’unica soluzione software che permette di tenere sotto controllo tutte le variabili e gli strumenti per l’incident mastery è fondamentale affinché si possano definire ed espletare correttamente tutte le procedure sopraccitate per la risoluzione delle emergenze.

In particolare, grazie all’aggregazione dei dati e alle funzionalità analitiche della piattaforma, le aziende possono sviluppare tutti i processi concreti e i punti di attenzione che andrebbero considerati all’interno di un piano di emergenza.

Riassumendo, infatti, è importante che le aziende si concentrino sui seguenti aspetti:

• definire i ruoli dei soggetti coinvolti come il responsabile dell’esecuzione, la catena di comando, la squadra dedicata alla security;
• stabilire le attività e le funzioni mission-critical, che devono avere la priorità quando avviene un guasto mentre le altre possono essere risolte in un secondo momento;
• stimare la probabilità con cui certi scenari di rischio potrebbero avverarsi e intercettare le aree aziendali più vulnerabili;
• quantificare i costi di un incidente, considerando i danni dovuti ai tempi di inattività più o meno prolungata e il prezzo degli interventi risolutivi;
• monitorare attraverso tool appropriati tutti gli asset aziendali per individuare gli imprevisti prima che accadano;
• testare costantemente l’efficacia delle procedure emergenziali a scopo di miglioramento continuo;
• prevedere esercitazioni e programmi di formazione vero i soggetti interessati, istituendo anche canali e strumenti di comunicazione adeguati (ad esempio, un’app interna per le emergenze e un servizio di sms).