Plan de gestión de emergencias: qué es y por qué es necesario para las empresas
Muchas empresas aún no cuentan con un plan de gestión de emergencias corporativas que garantice la continuidad operativa y proteja a las personas y los bienes. Contar con un sistema organizado para mantener el control durante una emergencia es un recurso fundamental en el arsenal de cualquier empresa, como lo ha demostrado ampliamente la repentina aparición de la pandemia de Covid-19.
Una de cada cinco empresas, por tanto, no está preparada para enfrentar una posible interrupción de sus actividades. Es una cifra significativa, sobre todo si se considera el alto coste de una emergencia inesperada. Por ello, es fundamental elaborar y mantener actualizados los planes, no solo para gestionar los riesgos previstos, sino también para ser más eficientes y flexibles ante eventos imprevistos.
¿Qué es un plan de gestión de emergencias?
Un plan de gestión de emergencias corporativas es un conjunto estructurado de directrices y procedimientos diseñados para ayudar a las empresas a responder y gestionar eficazmente eventos extraordinarios y situaciones de crisis que puedan interrumpir la operatividad o poner en riesgo a los empleados, clientes, bienes o la reputación de la organización.
Este plan es, por tanto, un componente clave de la gestión de riesgos empresariales y de la continuidad del negocio, con el objetivo de garantizar la seguridad y la resiliencia de la empresa ante escenarios imprevistos.
La eficacia de los planes de emergencia depende claramente del estudio preliminar, de la capacidad de definir estrategias tanto tácticas como estratégicas, de la comunicación de los procedimientos y de la formación continua del personal.
Desde pequeños fallos hasta grandes emergencias
Al hablar de planes de emergencia se suele pensar en grandes catástrofes: huracanes, terremotos, bombardeos, etc. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, los principales problemas que provocan interrupciones provienen de pequeños incidentes o situaciones cotidianas: una fuga de agua, una puerta que no funciona, una caída de la conexión a internet o de la red eléctrica. Son precisamente estos problemas cotidianos los que pueden no solo comprometer la calidad del servicio —dañando la imagen—, sino también generar pérdidas económicas significativas.
En estos casos, contar con un sistema que permita controlar las actividades y herramientas, y tener planes precisos sobre cómo actuar ante un fallo, marca la diferencia entre daños a largo plazo e interrupciones mínimas. Es esencial tener presente que los planes deben ser constantemente revisados y evaluados; un grado de flexibilidad e innovación es crucial para evitar que se vuelvan obsoletos.
Qué considerar al elaborar un plan de emergencia
Un plan de gestión de emergencias corporativas bien diseñado y regularmente actualizado es esencial para que la empresa pueda afrontar eficazmente las emergencias, reducir el impacto de los eventos imprevistos y recuperarse rápidamente, protegiendo así a las personas, los activos y la posición en el mercado.
Para alcanzar los objetivos deseados de seguridad y resiliencia, los planes de emergencia suelen incluir una serie de procedimientos esenciales que se pueden resumir así:
- Análisis de riesgos: Evaluar las amenazas potenciales para la empresa, incluyendo la probabilidad de eventos naturales, tecnológicos o causados por el hombre que puedan tener un impacto negativo.
- Procedimientos de respuesta: Definir protocolos detallados que describan las acciones a realizar ante emergencias específicas, como desastres naturales, sabotajes o fallos técnicos.
- Alertas y comunicación: Establecer herramientas, procedimientos y responsables para detectar y notificar una emergencia, comunicándose eficazmente con el personal, autoridades, medios y público.
- Asignación de responsabilidades: Definir los roles y responsabilidades de personas y grupos antes, durante y después del estado de emergencia.
- Formación y simulacros: Desarrollar programas de formación para capacitar al personal sobre cómo actuar en caso de emergencia, y probar la preparación de la empresa mediante simulacros.
- Evacuación, refugio y rescate: Formular instrucciones para una evacuación segura del edificio, brindar asistencia a los presentes y buscar refugio si es necesario.
- Listado de recursos y proveedores: Crear un inventario de los recursos disponibles en caso de emergencia y de los socios que puedan ofrecer asistencia adicional.
- Plan de continuidad operativa: Delinear estrategias para garantizar las funciones críticas del negocio incluso durante una emergencia, con procedimientos de recuperación rápida en caso de interrupciones.
- Recuperación post-emergencia: Planificar las operaciones para volver a la normalidad, incluyendo reparaciones estructurales y la reanudación de las actividades comerciales.
- Revisión y mantenimiento: Evaluar y actualizar regularmente el plan según cambios estratégicos y organizativos, experiencias vividas en emergencias y retroalimentación tras simulacros.
