Data Governance: cos’è e best practice per la gestione dei dati

La quantità dei dati a disposizione di aziende e organizzazioni non è mai stata così alta. Tuttavia, secondo l’ultima ricerca dell'Osservatorio Big Data & Business Analytics della School of Management del Politecnico di Milano, solo il 15% delle aziende può dirsi ad uno stadio avanzato nel cosiddetto Data Strategy Index, mentre la maggioranza (il 33%) si presenta ancora come “ai primi passi”.

Spesso, a causare ritardi, colli di bottiglia e lungaggini, è il modo in cui nel tempo sono stati raccolti e razionalizzati i dati, senza avvalersi di una strategia di Data Governance strutturata.

Cos’è la Data Governance

La Data Governance (DG) è il processo di gestione della disponibilità, usabilità, integrità e sicurezza dei dati all’interno dei sistemi aziendali. Una governance dei dati efficace garantisce che i dati siano coerenti, affidabili e che il loro utilizzo rispetti il GDPR e altri standard di sicurezza.

Nel tempo, la governance dei dati, nata come approccio ai Big Data, si è evoluta per diventare molto di più: una chiave di lettura universale per i dati aziendali al servizio del Business.

Combinata, inoltre, a sistemi di Business Intelligence, permette alle organizzazioni di avere in real-time un quadro chiaro e completo dei processi aziendali, prendere decisioni informate e facilitare il percorso verso la data-driven company.

Governance dei dati: come funziona e perché serve alle aziende

I processi di Data Governance sono fondamentali per la corretta gestione dei dati di qualunque azienda e si rivelano ottimi alleati per:

• Start-up e imprese giovani, che accumulano grandi quantità di dati a grande velocità.

• Aziende strutturate e di lungo corso, che hanno stratificato i dati nel tempo in modo non strutturato.

Esistono, però, settori che per la natura stessa del proprio business devono seguire rigidi protocolli e rispettare normative stringenti e/o in continua evoluzione in materia di dati e per i quali la DG è una priorità. Tra questi, possiamo distinguere:

Finance: banche e assicurazioni lavorano con dati sensibili e soggetti a regolamentazione. Per questo, è fondamentale garantire la sicurezza, la conformità e l’univocità dei dati stessi all’interno di protocolli che non ammettono errori.

Healthcare: privacy e sicurezza sono alla base della gestione dei dati sanitari. In questo settore, la Data Governance assicura la conformità e l’integrità dei dati clinici e consente la gestione dei fascicoli sanitari elettronici dei pazienti.

Pubblica Amministrazione: dati anagrafici, demografici, amministrativi, finanziari, giuridici. La PA gestisce vaste moli di dati, spesso sensibili, e non potrebbe farlo senza una Data Governance che assicura trasparenza, efficienza e responsabilità nella gestione degli stessi.

Manufacturing: i processi produttivi raccolgono dati costantemente, lungo tutta la filiera. Sensori, macchinari, documenti diventano fonte di informazioni, che, se ben gestite, possono garantire decisioni data-driven e, di conseguenza, maggior efficienza e qualità.

Tuttavia, la corretta ed efficiente gestione dei dati dovrebbe essere prerogativa di ogni business, indipendentemente dalla industry di appartenenza.

Una quantità sempre crescente di dati non strutturati, provenienti da fonti diverse, infatti, può costituire un intralcio anziché un vantaggio nell’elaborazione di piani d’azione e nella definizione di strategie data-driven.

Questo perché il modo in cui i dati sono stati gestiti in passato facilita o complica il lavoro presente e futuro. Attraverso la Data Governance, invece, l’accesso al dato certificato e fruibile diviene immediato, grazie alla creazione di un modello di lavorazione dei dati aziendali efficiente e scalabile nel tempo.

Data Governance best practices per la gestione dei dati aziendali

Nell’avviare un processo di gestione dei dati, bisogna tenere in considerazione i seguenti step e best practice:

1. Definire ruoli e responsabilità per gli attori coinvolti nella gestione dei dati. In particolare, vengono identificati Data Steward, Data Owner e un Data Custodian. Il Data Steward è colui che tiene le redini del progetto di DG. Si tratta di un Analyst che ha un ruolo a metà tra l’amministrativo e l’IT, è una figura di raccordo tra i due dipartimenti, solitamente interna all’azienda.
2. Identificare policy e normative. Ogni organizzazione stabilisce delle regole relative alla raccolta, l'archiviazione, la condivisione, l'accesso, l'uso e la conservazione dei propri dati. Tali policy possono essere implementate attraverso la definizione di procedure operative standard (SOP) o codici di condotta.
3. Gestire i metadati. I metadati sono dati che descrivono altri dati, fornendo informazioni circa origine, struttura, significato e contesto degli stessi. Più la documentazione dei metadati è accurata, più facilita la comprensione e l’utilizzo dei dati all’interno dell’azienda.
4. Garantire la qualità del dato. La governance dei dati prevede, tra le altre cose, la definizione di criteri di qualità dei dati, l'identificazione delle metriche di qualità e l'attuazione di misure per migliorarla. Tale processo include: pulizia, standardizzazione e deduplicazione dei dati.
5. Assicurare conformità e sicurezza dei dati. I dati devono essere costantemente protetti da violazioni della sicurezza e della privacy ed essere conformi alle normative e alle leggi in vigore, come ad esempio il GDPR.
6. Gestire il ciclo di vita dei dati. Dall’acquisizione all’eliminazione. I processi di Data Governance tracciano e gestiscono tutto il ciclo di vita del dato, definendone le policy di archiviazione, modifica e disambiguazione dei dati a disposizione.

La Data Governance è un processo in divenire, nel quale è, inoltre, fondamentale coinvolgere tutte le figure che hanno in qualche modo a che fare con i dati, dai decision-makers agli utenti finali. Ciò può essere fatto attraverso una comunicazione chiara, efficace e univoca e la condivisione della normativa che tutela la gestione e l’utilizzo dei dati.

5 vantaggi che la Data Governance assicura alle imprese

La Data Governance aziendale si presenta, dunque, come un processo vantaggioso per le organizzazioni, che attraverso una più efficace e strutturata gestione dei dati, possono trarre numerosi benefici collaterali.

Tra questi, meritano una particolare attenzione 5 vantaggi legati alla Governance dei dati, che accomunano tutti i tipi di imprese:

1. Democratizzazione dei dati: la Data Governance permette di conoscere quali sono i dati interni ed esterni all’azienda e di migliorarne la comprensione. Allo stesso tempo, li rende accessibili in sicurezza e in modo democratico a tutti gli attori coinvolti. Attraverso moderne piattaforme di DG è possibile creare criteri di accesso granulari e personalizzati basati su tag. Questi ultimi includono metadati relativi al business, metadati tecnici o persino classificazioni di sicurezza. Tale sistema garantisce, inoltre, la trasparenza su come vengono prese le decisioni in merito a quale membro del team ha accesso a determinati dati e chi no.
2. Efficace collaborazione tra i team: chi può avere accesso a quali dati e chi no? Chi è l’owner di un dato e a chi rivolgersi per richiederne l’accesso? La Data Governance permette di chiarire e avere a disposizione queste informazioni, evitando strutture a silos e attrito tra i professionisti.
3. Riduzione degli errori e cost saving: attraverso la semi automatizzazione della gestione del ciclo di vita dei dati, sotto il controllo del Data Stewart, si evitano errori manuali e attività ripetitive a scarso valore, di conseguenza si riducono sensibilmente tempi e costi delle operazioni.
4. Integrità e rilevanza dei dati: per poter essere utilizzati al fine di prendere decisioni data-driven, i dati devono essere pertinenti, accurati, affidabili, facili da usare e di alta qualità. La Data Governance è una garanzia per l’integrità e la rilevanza dei dati presenti, passati e futuri.
5. Data protection: la maggior parte delle imprese si avvicina alla governance dei dati spinta dalla necessità di rispettare le norme e i protocolli relativi alla protezione dei dati, le cui violazioni possono tradursi in multe particolarmente onerose. Gli strumenti di DG garantiscono la conformità automatizzata a tali regolamenti e leggi e permettono di creare una vera e propria guida per la creazione strutturata, l'archiviazione e la cancellazione dei dati.

In definitiva, oltre ad analisi più accurate e una maggiore conformità alle normative, i benefici della Governance dei Dati includono una migliore qualità dei dati stessi, minori costi di gestione e un più semplice e sicuro accesso ai dati.

Dunque, la DG consente di migliorare sensibilmente il processo decisionale in azienda, mettendo a disposizione dei team dati e informazioni comprensibili e di qualità, fondamentali per la definizione di strategie in grado di assicurare maggior forza competitiva rispetto al mercato.

Gli strumenti per introdurre la Data Governance in azienda

Una volta compresa l’importanza della governance dei dati all’interno dell’organizzazione, occorre implementarne i processi.

Attività che, spesso, può risultare ostica o essere vittima di cattive abitudini sedimentate nel tempo. È, dunque, fondamentale partire nel modo giusto, ricorrendo ai giusti strumenti.

I tool utilizzati per realizzare la governance dei dati in azienda, infatti, possono essere diversi, ma sono 3 gli strumenti indispensabili per costruire processi efficaci ed efficienti:

Business Glossary: tutto inizia da qui, dalla definizione di un glossario, di una serie di regole e di una terminologia comuni all’interno dell’azienda. Di solito si tratta di un lavoro a quattro mani tra il consulente e una figura interna di business. Le definizioni nel business glossary devono essere coerenti e facilmente comprensibili per gli utenti aziendali. Inoltre, è fondamentale l’aggiornamento puntuale del suo contenuto, che può includere: definizioni, sinonimi, note, contesto, relazioni.

Data Lineage: creazione di una visione di dettaglio sull’intero ciclo di vita dei dati. Il Data Lineage permette di comprendere in che modo i dati vengono creati, modificati e utilizzati all'interno dell’organizzazione.

Enterprise Data Catalog (EDC): si tratta di una piattaforma con cui organizzare, catalogare e gestire in modo centralizzato dati, metadati, tab, report, ecc., dell’organizzazione. L’EDC elabora le varie fonti e ne trae una mappatura, una visione unificata e strutturata delle risorse dati disponibili, comprensibile al business. Il tool, inoltre, mette in evidenza inefficienze, duplicazioni e offre strumenti di analisi funzionali a decisioni e interventi che garantiscano la data quality.

A questi tre, si aggiungono, poi, indispensabili tool di Monitoring e Reporting che garantiscono il controllo sui processi e la comprensione dei dati secondo dashboard business-oriented.

Le funzioni qui elencate possono essere realizzate in modo autonomo le une dalle altre, attraverso azioni manuali o ricorrendo a strumenti semplici e di uso comune come, ad esempio, Excel. Tuttavia, non sarebbe funzionale, né conveniente se si mira a sfruttare a pieno i vantaggi della Data Governance.

È, infatti, preferibile avvalersi di piattaforme software che integrano queste funzioni, mettendole in relazione e automatizzandone i processi. Una di queste è Axon, una piattaforma centralizzata per la gestione dei dati e la Data Governance, che offre funzioni di controllo, collaborazione e ottimizzazione dei dati.

Sviluppata da Informatica, Axon comprende:

• Data Catalog

• Business Glossary

• Data Lineage

• Ownership

• Rules & Policy

• Monitoring

• Reporting

E permette di:

• Definire politiche di qualità dei dati

• Monitorare la conformità dei dati

• Tracciare il lineage

• Coinvolgere gli utenti nella fase di gestione ed arricchimento dei dati

Rispettando le best practice della governance dei dati, Axon garantisce accuratezza, affidabilità e conformità del dato. E migliora l’utilizzo e la comprensione dei dati stessi all’interno dell’organizzazione.

Data Governance: la scelta del partner fa la differenza

La governance dei dati è, dunque, un processo delicato, che impatta su numerosi altri aspetti aziendali, in ultimo quello decisionale. Per questo, affidarsi ad un partner con lunga esperienza nel settore e competenza di dominio può rivelarsi la scelta migliore quando si parla di Data Governance in azienda.

Informatica, partner di Beta 80 Group, supporta le imprese in tutte le fasi connesse alla governance dei dati, trovando la soluzione più adatta a specifiche esigenze e ad una normativa in costante evoluzione.

Nel 2022 è stata nominata leader nel Gartner Magic Quadrant for Data Integration Tools per il 17° anno consecutivo e da 15 anni mantiene la posizione di leader anche nel Magic Quadrant for Data Quality Solutions con le sue soluzioni legate alla gestione, integrazione e controllo dei dati.

Per quel che riguarda, nello specifico, la Data Governance, si tratta di una soluzione offerta interamente in Cloud e con estreme capacità di integrazione. Il punto di forza del tool di Informatica, infatti, è la capacità di rilevare variazioni nei dati anche da fonti al di fuori della propria suite, integrandosi con facilità con tecnologie diverse, sia esistenti che future.