IBPA: semplificare bolle e fatture con l'automazione intelligente

I processi amministrativi e di back office sono tra le attività che più possono giovare dell’automazione; ciò vale per tutti i settori e, in particolare, per il Manufacturing. Una ricerca dell’Osservatorio Digital Innovation del Politecnico di Milano, effettuata su aziende italiane ed europee, evidenzia, infatti, come il dipartimento di Amministrazione, Finanza e Controllo sia al primo posto, con il 76% dei casi, nell’utilizzo di tecniche tradizionali di process automation (ad esempio, RPA – Robotic Process Automation); occupa invece il terzo posto (su 9 totali) se parliamo di IBPA – Intelligent Business Process Automation, con il 18%, mentre il Customer Service si trova al primo posto con il 28%.

Parlando di settori merceologici, invece, il Manufacturing si colloca a metà strada nell’utilizzo di IBPA, con il 25%; il Finance è primo con il 37%, mentre Trasporti e Logistica è in ultima posizione, con il 10%. Tali dati vanno considerati, inoltre, con le previsioni di crescita. Le ricerche di Grand View Research mostrano, infatti, come il mercato dell’IBPA aumenterà ad un tasso composito annuo (CAGR) del 22,6% dal 2025 al 2030, passando da 14,55 miliardi di dollari nel 2024, a 44,74 miliardi di dollari nel 2030.

IBPA per bolle e fatture: 3 use case

Il Finance come settore merceologico, e l’Amministrazione, Finanza e Controllo come dipartimento aziendale occupano, dunque, il primo posto nell’utilizzo di tecnologie per l’automazione di processo. Tante sono, infatti, le attività a carattere ciclico e ripetitivo, sottoposte a procedure rigide e stabili. Si tratta, sovente, di compiti a basso valore aggiunto; basti pensare, ad esempio, all’inserimento manuale di fatture nell’ERP aziendale o alla predisposizione di documenti fiscali standard (IVA, F24, ecc.). In casi come questi, l’automazione dei processi tramite IBPA dà risultati tangibili e misurabili. Beta 80 ha realizzato, tra gli altri, 3 progetti specifici di gestione di bolle e fatture attraverso l’IBPA, per altrettanti clienti del Manufacturing. Si tratta di situazioni molto diffuse, in cui l’automazione produce molteplici vantaggi, tra cui: abbattere i tempi di lavorazione; ridurre gli errori umani; diminuire i costi operativi; infine, mantenere il controllo sui processi end-to-end, comprese le terze parti coinvolte.

In ognuno dei 3 casi emerge con chiarezza il vantaggio della gestione automatica:

• Gestione delle bolle di entrata. Una Supply Chain ottimale, nella manifattura, prevede la gestione sincronizzata ed efficiente della merce in arrivo: materie prime, componenti e semilavorati innescano il processo produttivo e mantengono inalterato l’utilizzo a regime delle linee di produzione. La gestione dello scarico merci genera un overhead significativo, che nelle grandi realtà industriali può arrivare a milioni di righe/ordine all’anno. La gestione manuale dei documenti può avere diversi punti critici: errori di lettura o registrazione; lentezza nell’elaborazione dei documenti; infine, limiti di tempo legati all’orario di lavoro.
  Beta 80 ha realizzato un processo automatico che legge in automatico le bolle della merce in arrivo ed esegue, quasi in tempo reale, le procedure amministrative e i controlli di conformità della merce in ingresso: caricamento a sistema del DDT – Documento Di Trasporto; controllo di corrispondenza tra ordine di acquisto e DDT; conferma di ricezione (lettura dei barcone) e innesco dei processi di stoccaggio. In tal modo la merce in arrivo è immediatamente registrata e disponibile per la produzione.

• Gestione delle fatture dei fornitori. La gestione manuale delle fatture fornitori rappresenta, spesso, un processo critico. Nel caso in questione, le interazioni con i partner commerciali erano destrutturate e gestite in maniera totalmente manuale: mail con allegati in formati diversi, immagini di documenti cartacei, messaggi WhatsApp, accessi asincroni ai portali dei fornitori, ecc.
  Beta 80 ha realizzato un processo automatico che utilizza le tecnologie RPA, OCR intelligente, Machine Learning e Processi Mining. I documenti, acquisiti in qualunque formato, vengono elaborati per l’analisi semantica, il recupero delle informazioni di interesse e il caricamento a sistema nei vari ERP, tra cui SAP, Microsoft NAV, Zucchetti, o, infine, AS/400. È stato completamente eliminato il lavoro manuale, per un numero di transazioni annuali compreso tra 50 e 100mila. I riscontri sul campo della soluzione evidenziano la capacità di interpretare i documenti, senza errori, con percentuali molto elevate di correttezza completa e con la capacità di gestire i casi dubbi con strumenti efficaci e di poco impatto sugli operatori coinvolti.

• Gestione report di fatturazione. Il processo di reporting gestionale della fatturazione attiva e passiva verso la casa madre è necessario per diversi motivi, tra cui: controllo e consolidamento finanziario; auditing e conformità normativa; monitoraggio performance Cash Flow Management; infine, allineamento inter-company. Tale processo è stato completamente automatizzato: un bot intelligente esegue tutti i task che portano alla generazione dei report: estrazione dei dati dalle piattaforme ERP e dai sistemi contabili; validazione automatica dei dati (formati, valute, controllo centri di costo, ecc.); controllo automatico dei documenti (fatture, note di credito, ecc.); integrazione automatica dei flussi di incasso (cash flow); infine, matching automatico tra le fatture attive e passive delle varie società. In questo progetto, è documentato un tempo di elaborazione con IBPA misurato in minuti, rispetto a quello manuale calcolato in giorni.

I tre use case mostrano evidenti vantaggi operativi. Vi è, tuttavia, un salto di qualità che riguarda gli addetti dei reparti amministrativi. L’utilizzo combinato di RPA e Artificiale Intelligence consente di assegnare ai dipendenti mansioni con un contenuto professionale più qualificante. Uno studio della Stanford University evidenzia, infatti, come uno dei principali risultati dell’AI, trasversalmente ai settori di mercato e ai processi, sia quello di rendere i lavoratori più produttivi e innalzare il livello di qualità dei compiti da svolgere. Eliminare i lavori ripetitivi, svolgere i compiti più rapidamente e colmare il divario di competenze tra lavoratori con basse e alte qualifiche sono tra i vantaggi più evidenti dell’automazione intelligente. L’uso di IBPA aumenta le performance dell’azienda, migliora la qualità del lavoro ed elimina i supporti cartacei, permettendo alle imprese di allinearsi al meglio agli obiettivi di sostenibilità.