Come gestire una gara d'appalto nell'Unione Europea

Gli appalti pubblici consentono l'acquisizione di manodopera, forniture e servizi da parte di enti pubblici. Può essere utilizzata per acquistare beni di routine o per aprire gare d'appalto formali, richieste di informazioni (RFI) o richieste di proposte (RFP) per grandi progetti infrastrutturali. Qualsiasi autorità pubblica deve servirsi di questo canale per acquisire beni e servizi.

Ma come dovrebbe essere strutturato un bando, e quali sono gli aspetti chiave da tenere in considerazione quando lo si scrive?

Luca Bergonzi, Sales Executive di Beta 80 ha scritto un importante Whitepaper, in collaborazione con EENA che risponde a queste domande. Sotto riassumiamo alcuni punti chiave.

Premessa: Direttiva 2014/24/UE

L'offerta deve essere innanzitutto conforme alla Direttiva 2014/24/UE che impone alle amministrazioni aggiudicatrici di:

  1. Utilizzare procedure di appalto aperte e trasparenti;
  2. Utilizzare criteri chiari e oggettivi, notificati a tutte le parti interessate;
  3. Utilizzare specifiche tecniche non discriminatorie su base ampia;
  4. Consentire tempo sufficiente per la presentazione di manifestazioni di interesse e offerte.
  5. Pubblicizzare la gara d’appalto sul TED Tender Electronics Daily, supplemento della Gazzetta ufficiale dell'Unione europea (GUUE).
  6. Attribuire l’appalto al più vantaggioso economicamente (ma non necessariamente al più economico) ai sensi della Direttiva 2014.

Con questo in mente, un'amministrazione può iniziare a mappare gli estremi per la sua richiesta. Per fare ciò, sono necessari i seguenti passaggi per rendere l'appalto onesto ed equo e garantire il miglior rapporto qualità-prezzo:

  1. Definizione delle risorse

  2. Definizione di esigenze, analisi e ambito

  3. Definizione dei criteri e il sistema di punteggio.

  4. Gestire i chiarimenti

  5. Aggiudicazione dell'appalto

Definire le risorse

Come prima cosa è necessario mappare le competenze preesistenti in tre aree chiave: tecnica, operativa e giuridica. L'obiettivo è trovare le persone e le risorse migliori per gestire ciascuno di questi aspetti. Affinché RFI e RFP funzionino senza intoppi, l'Autorità deve valutare i requisiti tecnici, comprendere le sfide quotidiane ed essere pronta a rispondere a qualsiasi tecnicismo legale. Definire il gruppo giusto è fondamentale per una procedura di approvvigionamento impeccabile e per trovare il prodotto migliore. La dimensione della squadra può variare in base alle dimensioni del progetto.

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Definizione delle esigenze, analisi e ambiti

Individuare con chiarezza il problema e le esigenze è la chiave per impostare i giusti requisiti e trovare la soluzione migliore. L'Autorità deve svolgere tre attività specifiche:

  1. Un'analisi per definire chiaramente qual è il problema e come risolverlo
  2. Un'analisi delle esigenze per garantire che i requisiti impostati siano accurati e completi.
  3. Scoping analysis per definire alcuni elementi fondamentali (idealmente uno per gara) che sono un must e un elenco di elementi desiderati ma non essenziali.

Queste tre azioni servono a capire qual è l'obiettivo finale e la strada migliore per arrivarci. Se questi tre passaggi non venissero eseguiti completamente, potrebbe costare all'autorità appaltante tempo e denaro preziosi.

Definizione dei criteri e sistema di punteggio

Esistono due sistemi di punteggio.

  1. Metodo del prezzo più basso, migliore per le offerte più piccole.
  2. Metodo dell'offerta più vantaggiosa dal punto di vista economico (MEAT), ideale per gare complicate o di grandi dimensioni.

Il metodo del prezzo più basso viene utilizzato per i contratti semplici. L'Autorità può rifiutare l'offerta più bassa se la ritiene “troppo bassa”. I criteri e il sistema di ponderazione sono definiti nell'offerta. L'Autorità deve informare la parte interessata dell'eventuale ponderazione dei criteri.

Il sistema di punteggio MEAT utilizza quattro caratteristiche per impostare i criteri di classificazione corretti:

  1. Riguardano l'oggetto del bando.
  2. Sono trasparenti ed esplicitamente menzionati nei documenti di gara.
  3. Rispettano i fondamenti del diritto dell'UE;
  4. Non danno libertà illimitata all'amministrazione aggiudicatrice.

Gestione dei chiarimenti

Il metodo e la tempistica dovrebbero essere chiaramente indicati nell'offerta; dovrebbero essere fissati in un tempo ragionevole in termini di calendario generale delle gare e potrebbero essere effettuati via e-mail o tramite teleconferenza. E’ bene assicurarsi che le domande e le risposte di chiarimento siano annotate per iscritto e copiate a tutti i fornitori. L'Autorità dovrebbe essere consapevole di proteggere i diritti di proprietà intellettuale dei venditori e garantire che vengano mantenuti i migliori sforzi quando si tratta di proteggere le informazioni riservate.

Aggiudicazione dell'appalto

L'aggiudicazione dell'appalto dovrebbe essere gestita con estrema cura. L'autorità dovrebbe per prima cosa indicare chi è il "fornitore selezionato" e informare tempestivamente tutti gli altri della scelta.

L'Autorità dovrebbe comunicare chiaramente i motivi per cui gli altri fornitori non hanno avuto successo, includendo idealmente un confronto con tutti i punteggi.

L'amministrazione aggiudicatrice dovrebbe inoltre prevedere un "periodo di sospensione per dare ai fornitori non selezionati il ​​tempo di considerare i motivi per cui non sono stati selezionati. Tale periodo di riflessione darà inoltre al fornitore non selezionato l'opportunità di presentare ricorso contro la decisione dell'amministrazione aggiudicatrice.

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