Il mercato della logistica Healthcare ha registrato negli ultimi anni un aumento dei volumi di attività costante e significativo, causato dalla pandemia e dalla maggiore richiesta di servizio da parte dei cittadini. Gli ospedali giocano in questo scenario un ruolo di primo piano. Il Sole 24 Ore documenta che nel 2022, la percentuale dei volumi di spedizione dedicati alle strutture di ricovero è stata del 47% sul totale del settore Healthcare. Ma non solo. Il Covid ha amplificato i bisogni, e i magazzini si fanno oggi carico di volumi e tipologie di attività maggiori rispetto agli anni precedenti.
La logistica ospedaliera deve affrontare un percorso di evoluzione significativo e al tempo stesso garantire gli obiettivi che le sono propri: approvvigionamenti, tracciabilità, gestione scorte, conservazione a norma di legge. Occorre un ruolo di riferimento, ovvero un Logistic Manager che sappia gestire tecnologie e piattaforme come il Warehouse Management System (WMS) per garantire una logistica efficiente.
Il magazzino dell’ospedale è una struttura complessa in cui convergono sostanze, materiali e strumentazioni che necessitano di un alto livello di sicurezza e sono spesso sottoposti a protocolli di legge, come nel caso dei farmaci. Le normali operazioni che si svolgono in un magazzino tradizionale richiedono, nel settore Healthcare, garanzie specifiche.
Le attività che fanno capo alla logistica del magazzino di un ospedale sono:
Ricezione merce e relativo stoccaggio. La merce proviene da fornitori esterni in seguito ad ordini di acquisto e deve essere depositata in zone dedicate con funzioni specifiche (ad esempio, il controllo della temperatura). L’attività comprende la gestione delle non conformità, l’ottimizzazione degli spazi, la gestione dei lotti e delle scadenze.
Evasione delle richieste di approvvigionamento. Pianificazione e preparazione dei beni da spedire con relativo confezionamento: farmaci (con approvazione del dirigente farmacista), dispositivi medici, prodotti per laboratorio, materiale sanitario, beni di consumo eventualmente corrosivi e infiammabili.
Trasporto. La missione può essere sia all’interno che all’esterno dell’ospedale. Nel caso di un corriere, va verificato l’equipaggiamento necessario (ad esempio controllo di temperatura e umidità). Il trasporto interno viene effettuato con supporti appositi, con rilevazione del passaggio ai varchi e certificazione del punto di prelievo e di consegna. Per il trasporto esterno, il tracciamento di temperatura viene verificato all’arrivo tramite smart tag RFID.
Inventario periodico. Il monitoraggio delle giacenze è necessario per pianificare gli approvvigionamenti.
Prestiti e rientri. Occorrono processi di gestione dedicati per la strumentazione soggetta a rientro sia dall’interno che dall’esterno dell’ospedale, con relativi controlli sullo stato di funzionamento.
L’ottimizzazione delle attività di magazzino non ha delle conseguenze di tipo solo economico, ma si riflette sui pazienti e, di conseguenza, sulla loro percezione nei confronti di chi eroga il servizio. Velocità, disponibilità e qualità dei materiali sono elementi prioritari nella valutazione della struttura. L’adozione di un WMS aiuta le aziende sanitarie a ottenere le performance attese dall’utenza in quanto governa e rende automatici i flussi di lavoro più importanti:
Flussi in ingresso e in uscita. Grazie al WMS, ogni articolo è identificato all’arrivo e registrato. Ogni successivo spostamento è tracciato. Lo stoccaggio è gestito dal WMS, che ottimizza gli spazi di allocazione, tenendo conto di eventuali vincoli di temperatura. Il prelievo per la composizione degli ordini viene effettuato in maniera automatica, semiautomatica o manuale.
Giacenze, scorte. Il WMS monitora le soglie predefinite e consente di automatizzare gli ordini di approvvigionamento.
Inventario. Il database contiene tutte le informazioni dei prodotti a magazzino ed è quindi possibile ottenere in ogni momento l’inventario completo ponendo interfacciare anche i sistemi gestionali di reparto/ospedale.
Tracciabilità. Il WMS registra lo spostamento di ogni singolo prodotto e produce tutta la documentazione necessaria per il trasporto, nei formati specifici dei singoli corrieri quando necessario.
Reportistica direzionale e dashboard. Attraverso cruscotti di sintesi è possibile visualizzare in tempo reale i dati principali del magazzino: scorte di prodotto, riempimento degli spazi, movimentazioni.
Gli ospedali si trovano nella necessità di rinnovare le infrastrutture e i processi interni al magazzino. Occorre considerare che non di rado i depositi sono situati in luoghi di difficile accesso, ricavati in strutture con altra destinazione d’uso e privi di strumenti di gestione ad hoc. Il Logistic Manager è centrale per questo percorso evolutivo, e la crescente richiesta di tale figura è documentata anche dalla creazione dei percorsi accademici di Healthcare Logistic Management.
Le piattaforme di WMS sono uno strumento necessario. Il WMS controlla e rende automatiche le operazioni del magazzino ospedaliero per fornire il servizio atteso. L’uso di un WMS, infatti, può garantire efficienza operativa, precisione nell’inventario e razionalizzazione nell’uso delle risorse.