Medir el rendimiento de un almacén es crucial para optimizar todo el sistema logístico de una empresa. Definir con precisión los indicadores clave de rendimiento (KPI) que deben controlarse no es sólo una práctica recomendada, sino una estrategia ganadora para maximizar la eficiencia operativa. Estos indicadores proporcionan una visión clara de la salud del almacén y permiten a los gestores intervenir rápidamente con acciones correctivas específicas, garantizando una gestión ágil y eficaz de las operaciones.
La pirámide de los KPI
Los KPI se centran en «cómo» se lleva a cabo un proceso de almacén específico, proporcionando una métrica clara y objetiva del éxito. La evaluación de los KPI es esencial porque lo que no se mide no se puede controlar, y lo que no se puede controlar no se puede gestionar eficazmente. En este contexto, la pirámide de KPI es una herramienta de gestión clave para medir y evaluar el rendimiento del almacén en varios niveles, cada uno de los cuales ofrece distintos grados de detalle e importancia estratégica:
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Los KPI estratégicos están estrechamente vinculados a los objetivos generales de la empresa. Por lo general, se centran en el impacto a largo plazo de las decisiones relacionadas con procesos de almacén específicos y su repercusión en la rentabilidad global. Un ejemplo de KPI estratégico es el coste del inventario, que ofrece una visión global de los gastos totales asociados a la gestión del inventario, incluidos los costes de almacenamiento, los costes operativos, los costes de deterioro y obsolescencia y los costes de capital asociados al mantenimiento del inventario.
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Los KPI tácticos proporcionan información sobre cómo las operaciones de almacén se alinean con objetivos estratégicos más amplios. Estos indicadores se centran en el impacto a medio plazo de las decisiones relativas a las operaciones de almacén. El índice de rotación de existencias es uno de los KPI tácticos. Mide la frecuencia con la que se venden y reponen las existencias a lo largo de un período de tiempo.
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Los KPI operativos están estrechamente vinculados a las actividades cotidianas de gestión de almacenes. Estos indicadores proporcionan información detallada sobre la eficiencia y eficacia de los procesos, ayudando al responsable de logística a identificar áreas de mejora. Un ejemplo es el índice de precisión del inventario, que mide la precisión del inventario físico con respecto al inventario registrado en los sistemas de gestión de almacenes.
KPI para la gestión de almacenes
Para gestionar con éxito las operaciones de almacén, es necesario analizar los KPI en una amplia gama de categorías, cada una de las cuales tiene por objeto evaluar la eficiencia, la precisión y la seguridad de una etapa concreta del proceso logístico. Las áreas que deben supervisarse son:
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gestión de pedidos
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inventario
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manipulación y almacenamiento.
Gestión de pedidos
On-Time Delivery (OTD). Mide el porcentaje de pedidos o envíos que se entregan a los clientes en la fecha de entrega acordada. Evalúa la capacidad del almacén para cumplir los pedidos en el plazo previsto. Es una métrica vital para calcular la satisfacción del cliente.
OTD = [Número de entregas a tiempo ÷ Número total de entregas realizadas] X 100
Receiving efficiency (RE). Se trata de una métrica utilizada para evaluar la productividad del almacén en la fase de entrada de mercancías. Las ineficiencias en el área de recepción pueden repercutir en las operaciones del almacén, por lo que es fundamental detectarlas y eliminarlas lo antes posible para agilizar el resto del flujo de trabajo.
RE = [Volumen de mercancías recibidas ÷ Número de horas trabajadas] x 100
Perfect Order (PO). Es el porcentaje de todos los pedidos que se procesan y entregan al cliente sin errores. Un alto porcentaje de precisión en los pedidos indica que la mayoría de los clientes reciben los artículos exactos que pidieron y en excelentes condiciones a su llegada.
PO = [Número de pedidos procesados con precisión ÷ Número total de pedidos procesados] x 100
Inventario
Inventory Accuracy (IA). Mide la correspondencia entre el inventario registrado en los sistemas y las existencias reales en el almacén. Un alto nivel de precisión es esencial para prevenir pedidos pendientes inesperados, evitar la insatisfacción del cliente y reducir los costes globales.
IA = [Número de artículos registrados correctamente ÷ Número total de artículos contados] x 100
Inventory To Sales (IS). El ratio inventario-ventas ayuda a los responsables de almacén a identificar a tiempo los problemas de flujo de caja, manteniendo los niveles de inventario en línea con los índices de ventas. Este KPI también puede evitar los pedidos pendientes, señalando un aumento de las ventas e indicando la necesidad de aumentar las compras para satisfacer un pico de demanda.
IS = [Valor total de inventario ÷ Valor total de ventas] x 100
Back Order (BO). Es un indicador sobre la capacidad de la empresa para prever con precisión las compras y los suministros de inventario. Un aumento repentino de la demanda puede justificar un incremento temporal de la tasa de pedidos atrasados de un determinado artículo. Sin embargo, una tasa de pedidos atrasados constantemente alta o en aumento es un signo claro de deficiencias en la planificación y la capacidad de respuesta de la empresa.
BO = [Número de pedidos atrasados ÷ Número total de pedidos realizados] x 100
Manipulación y almacenamiento
Putaway cycle time. Es el tiempo medio necesario para almacenar un solo artículo. Los tiempos de ciclo de almacenamiento más cortos reflejan una mayor eficiencia operativa. Este tiempo puede reducirse optimizando la disposición de los artículos en el almacén, invirtiendo en automatización y aumentando la productividad de los empleados.
Putaway cost per line (PC). Se centra específicamente en el coste de almacenar un artículo en un pedido. Un mayor coste de almacenamiento por línea indica un proceso de almacenamiento menos eficiente.
PC = Coste total de almacenamiento ÷ Total de artículos
Labor Productivity (LP). Este KPI mide la producción total, como las unidades retiradas o los pedidos realizados, en relación con la mano de obra empleada, como las horas trabajadas o el número de empleados. Un índice más alto indica que se está maximizando la utilización de la mano de obra, logrando una mayor producción con los mismos o menos recursos laborales.
LP = Output ÷ Input
Storage space utilisation (SSU). Este KPI ayuda a evaluar si la capacidad de almacenamiento se utiliza adecuadamente o si existen ineficiencias que pueden resolverse.
Un ratio de utilización elevado indica un uso eficiente de los recursos, mientras que un ratio bajo puede indicar un espacio poco utilizado o gestionado de forma ineficiente.
SSU = [Espacio de almacenamiento utilizado ÷ Capacidad total de almacenamiento] x 100
La supervisión de los KPI del almacén es esencial para garantizar una eficiencia operativa óptima. Estos indicadores proporcionan una visión clara del estado del almacén, lo que permite identificar rápidamente las áreas susceptibles de mejora y adoptar medidas correctivas específicas. Los KPI estratégicos, tácticos y operativos proporcionan información sobre distintos niveles de gestión, desde los costes totales del almacén hasta la precisión de las existencias y los tiempos de los ciclos de almacenamiento. En resumen, la medición periódica de los KPI es una estrategia indispensable para mantener altos niveles de eficiencia, precisión y seguridad, lo que se traduce en una importante ventaja competitiva para la empresa. El uso de un WMS puede facilitar enormemente este proceso al automatizar la recopilación y el análisis de los datos de los KPI, y proporcionar una visión detallada y en tiempo real de las operaciones del almacén.
