La logística desempeña un papel fundamental en los hospitales italianos. Así se desprende de las actas de la conferencia online «Logistica Healthcare: la estrategia al centro», del Politécnico de Milán: el estudio realizado en empresas hospitalarias italianas muestra que, en el 70% de los casos, los entrevistados afirman que la eficiencia de la asistencia clínica depende de la logística; un porcentaje que se eleva al 93% si los encuestados son figuras directamente implicadas en los procesos de aprovisionamiento y distribución. Un dato perentorio que, sin embargo, choca con algunas críticas, vinculadas sobre todo a la escasa integración de la logística con los sistemas de información, a la ineficacia de los procesos manuales no digitalizados y, por último, a la inadecuación de las estructuras físicas dedicadas a la logística. Dentro de la cadena de suministro, el almacenamiento hospitalario desempeña un papel fundamental, con retos específicos que afrontar: son necesarias inversiones tecnológicas, nuevos flujos de trabajo y estructuras organizativas para responder a las necesidades del mercado y de los ciudadanos, apoyando la evolución de los modelos asistenciales y de los servicios en el territorio.
Almacén del hospital: 7 retos a los que enfrentarse
El almacén hospitalario es el centro donde convergen la mayoría de los flujos logísticos de un centro sanitario: recepción y almacenamiento de medicamentos, materiales y equipos médicos; distribución a pacientes, divisiones internas o centros externos; trazabilidad y gestión de existencias; garantía de la cadena de frío para determinados medicamentos; interfaz con los sistemas de información hospitalarios o los sistemas de gestión de las divisiones. Se trata de una red extremadamente articulada de información y actividades operativas, que requiere procesos, recursos y tecnologías apropiados, sin los cuales no puede garantizarse un nivel de servicio adecuado. Ante tal complejidad, un estudio del Observatorio de Contract Logistics del Politécnico de Milán señala los 7 retos que deberá afrontar el almacén hospitalario de aquí a 2027:
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Espacios físicos. Los almacenes de los hospitales se han ubicado a menudo en lugares destinados a otros usos, no construidos para ese fin y de difícil acceso. Esto impide una gestión eficaz de las operaciones logísticas. De hecho, los entornos de almacén necesitan estructuras adecuadas para instalar equipos especiales (estanterías, almacenamiento vertical, cámaras frigoríficas, etc.), en las que se facilite la manipulación de las mercancías (carretillas elevadoras, sistemas de guiado autónomo, etc.).
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Trazabilidad. Los datos de trazabilidad son el requisito previo básico para garantizar aspectos críticos como, por ejemplo, la seguridad de los medicamentos (lucha contra la falsificación, trazabilidad de los lotes, retirada de medicamentos, garantía de la cadena de frío, etc.), el aprovisionamiento eficaz de existencias, el cumplimiento de los protocolos legales o, por último, el seguimiento de los efectos secundarios. Por tanto, es necesario recopilar, procesar y almacenar información a lo largo de todo el ciclo de vida de los bienes, registrando el origen, la ruta, el destino y los cambios de estado.
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Personal sanitario. La gestión logística no optimizada, que recurre en gran medida a procesos manuales, exige un importante compromiso por parte del personal sanitario, para operaciones no directamente relacionadas con los procesos clínicos o de gestión de pacientes.
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Software de la división. Los cálculos de existencias y reaprovisionamientos deben realizarse con una alineación constante entre los inventarios de almacén y las divisiones, con procesos predefinidos y mecanismos automáticos de interconexión entre las plataformas.
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Sistema de información hospitalaria. La falta de integración entre el WMS - Warehouse Management System, y la plataforma de gestión corporativa, crea una sobrecarga de actividad administrativa, ya de por sí importante en ámbitos sujetos a una normativa estricta.
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Digitalización de los flujos. La presencia generalizada de actividades manuales en los procesos de gestión de medicamentos y materiales (compras, contabilidad, informes de consumo, etc.) disminuye la eficiencia de los flujos e impide una visibilidad total a lo largo de la cadena de suministro y dentro del hospital.
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Servicio al ciudadano. La entrega a domicilio es cada vez más importante, por lo que es necesario optimizar la gestión de las existencias y los procesos de distribución (cadena del frío, seguimiento de las entregas, etc.).
Está claro que, para hacer frente a estos retos, es necesario que la dirección del hospital y el Director de Logística emprendan un camino evolutivo que prepare al hospital para responder con eficacia y prontitud a las nuevas exigencias, como la entrega a domicilio de medicamentos y equipos, garantizando al mismo tiempo la calidad, la seguridad y la satisfacción de los pacientes. Pero ¿cuáles son las áreas en las que hay que centrarse?
Logística hospitalaria: las inversiones necesarias
En las instalaciones hospitalarias, la digitalización de los procesos y la búsqueda de soluciones tecnológicas de soporte a la logística de almacén son las áreas en las que se deben centrar las inversiones en los próximos tres a cinco años. En este contexto, la adopción del WMS desempeña un papel clave. La plataforma de gestión de almacenes representa, de hecho, el punto de síntesis y supervisión de todos los flujos logísticos y, por tanto, garantiza la consistencia de todos los procesos de gestión de medicamentos, materiales y dispositivos de tratamiento. Los elementos críticos que deberán afrontar los hospitales, como, por ejemplo, la trazabilidad, la integración del software hospitalario y la optimización de los procesos (stocks, tiempos de suministro, previsión de las necesidades, etc.) pueden superarse con la contribución de software dedicado, tecnologías de vanguardia (por ejemplo, Inteligencia Artificial, Machine Learning, IoT, etc.) y figuras especializadas (por ejemplo, el Logistic Manager y el Data Scientist), que permitirán al hospital ofrecer servicios asistenciales de acuerdo con los estándares requeridos.
