La logistica ha un ruolo di primaria importanza all’interno delle strutture ospedaliere italiane. È quanto emerge dagli atti del convegno online "Logistica Healthcare: la strategia al centro”, del Politecnico di Milano: lo studio condotto sulle aziende ospedaliere italiane evidenzia che, nel 70% dei casi, gli intervistati affermano che dalla logistica dipende l’efficienza delle cure cliniche; una percentuale che sale al 93% se a rispondere sono figure direttamente coinvolte nei processi di approvvigionamento e distribuzione. Un dato perentorio, che si scontra però con alcune criticità, legate soprattutto alla scarsa integrazione della logistica con i sistemi informativi, alla inefficienza dei processi manuali non digitalizzati, e, infine, alla inadeguatezza delle strutture fisiche dedicate alla logistica. All’interno della filiera, il magazzino ospedaliero riveste un ruolo fondamentale, con precise sfide da affrontare: investimenti tecnologici, nuovi flussi di lavoro e assetti organizzativi sono necessari per rispondere alle esigenze del mercato e dei cittadini, assecondando l’evoluzione dei modelli di cura e dei servizi sul territorio.
Il magazzino ospedaliero costituisce l’hub in cui convergono la maggior parte dei flussi logistici di una struttura sanitaria, tra cui troviamo: ricezione e stoccaggio di farmaci, materiali e apparecchiature sanitarie; distribuzione a pazienti, reparti interni o strutture esterne; tracciabilità e gestione delle scorte; garanzia della catena del freddo per specifici farmaci; interfacciamento con i sistemi informativi dell’ospedale o i gestionali di reparto. Si tratta di una rete estremamente articolata di informazioni e attività operative, che richiede processi, risorse e tecnologie adeguate, senza le quali non è possibile garantire un adeguato livello di servizio. A fronte di tale complessità, uno studio dell’Osservatorio "Contract Logistics" del Politecnico di Milano evidenzia quali sono le 7 sfide che il magazzino ospedaliero è chiamato ad affrontare entro il 2027:
Spazi fisici. Il magazzino ospedaliero è stato spesso collocato in luoghi destinati ad altro uso, non costruiti appositamente, e di difficile accesso. Ciò impedisce la gestione efficiente delle operazioni logistiche. Gli ambienti del magazzino necessitano, infatti, di strutture adatte ad ospitare hardware appositi (scaffalature, magazzini verticali, celle frigorifere, ecc.), in cui siano agevolata la movimentazione della merce (transito muletti, sistemi a guida autonoma, ecc.).
Tracciabilità. I dati di tracciabilità sono il presupposto fondamentale per garantire aspetti critici, quali, ad esempio, la sicurezza del farmaco (lotta alla contraffazione, rintracciabilità dei lotti, richiamo dei farmaci, garanzia della catena del freddo, ecc.), l’approvvigionamento efficace delle scorte, la conformità ai protocolli di legge o, infine, il monitoraggio degli effetti collaterali. È necessario, dunque, raccogliere, elaborare e archiviare le informazioni lungo tutto il ciclo di vita degli asset, registrando origine, percorso, destinazione e passaggi di stato.
Personale sanitario. Una gestione non ottimizzata della logistica, che fa largo uso di processi manuali, chiede un impegna significativo al personale sanitario, per operazioni non direttamente attinenti ai processi clinici o di gestione dei pazienti.
Software di reparto. Il calcolo delle scorte e dei rifornimenti deve avvenire con un costante allineamento tra le giacenze di magazzino e quelle di reparto, che prevede processi predefiniti e meccanismi di interfacciamento automatico tra le piattaforme.
Sistema informativo ospedaliero. La scarsa integrazione tra il WMS – Warehouse Management System, e la piattaforma gestionale aziendale, crea un sovrappiù di attività amministrativa, già di per sé consistente in ambiti soggetti a normative rigorose.
Digitalizzazione dei flussi. La presenza diffusa di attività manuali nei processi di gestione di farmaci e materiali (acquisti, contabilità, rendicontazione dei consumi, ecc.) diminuisce l’efficienza dei flussi e impedisce una piena visibilità lungo tutta la filiera di approvvigionamento e all’interno dell’ospedale.
Servizio al cittadino. L’home delivery assume un’importanza crescente, a fronte della quale è necessario ottimizzare la gestione delle scorte, i processi di distribuzione (catena del freddo, tracking delle consegne, ecc.).
Risulta chiaro come sia necessario, per affrontare tali sfide, che la direzione ospedaliera e il Logistic Manager intraprendano un percorso evolutivo che preparino l’ospedale a rispondere in maniera efficiente e tempestiva a esigenze nuove, come la home delivery di farmaci e attrezzature, garantendo al contempo qualità, sicurezza e soddisfazione del paziente. Ma quali sono gli ambiti su cui puntare?
Nelle strutture ospedaliere la digitalizzazione dei processi e la ricerca di soluzioni tecnologiche a supporto della logistica di magazzino rappresentano gli ambiti su cui concentrare gli investimenti nei prossimi 3-5 anni. In tale contesto, l’adozione del WMS assume un ruolo di fondamentale importanza. La piattaforma di gestione del magazzino rappresenta, infatti, il punto di sintesi e supervisione di tutti i flussi logistici, e garantisce, perciò, consistenza a tutti i processi di gestione di farmaci, materiali e dispositivi di cura. Elementi critici che gli ospedali dovranno affrontare, quali, ad esempio, la tracciabilità, l’integrazione dei software ospedalieri e l’ottimizzazione dei processi (scorte, tempi di approvvigionamento, previsione dei fabbisogni, ecc.) potranno essere superati con il contributo di software dedicati, tecnologie di avanguardia (ad esempio, Artificial Intelligence, Machine Learning, IoT, ecc.) e figure specialistiche (ad esempio, il Logistic Manager e il Data Scientist), che permetteranno all’ospedale di offrire i servizi di cura secondo gli standard richiesti.