El ecosistema digital de las universidades es cada vez más complejo y diverso. Basta pensar, por ejemplo, en las plataformas de e-learning, el portal del estudiante, los servicios administrativos en línea, las bibliotecas digitales, etc. En este contexto, la supervisión de TI en las universidades representa uno de los pilares para garantizar la continuidad de los servicios digitales, reducir costes y mejorar la experiencia del estudiante. El tiempo de inactividad de las aplicaciones, la resolución de problemas (troubleshooting) y el uso de recursos adicionales crean un perjuicio no solo económico, sino también reputacional. La fluidez en el uso de los servicios, la integración entre las aplicaciones, la coherencia de la información y el diseño de las interfaces condicionan la experiencia del usuario, cuya optimización es uno de los objetivos prioritarios para las universidades en Italia, como revela una investigación del Observatorio EdTech del Politécnico de Milán. Lo mismo ocurre con las universidades estadounidenses, siempre a la vanguardia en materia de innovación.
Supervisión de TI en las universidades: por qué reduce los costes
La ineficiencia en la gestión de los servicios de TI puede generar costes elevados, que corren el riesgo de afectar los presupuestos de las universidades, tanto por el desperdicio de recursos como por la necesidad de aumentar la capacidad de procesamiento para hacer frente a los fallos. La supervisión de los recursos de TI se presenta como una solución eficaz a esta problemática y constituye una palanca estratégica para mejorar la calidad del servicio. Para alcanzar este objetivo, el monitoreo de los servicios digitales ofrecidos a los usuarios (estudiantes, profesorado, personal administrativo, etc.), debe centrarse en los elementos más críticos. Entre ellos:
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Identificación de servicios no utilizados o sobredimensionados. En un ecosistema digital complejo, puede ocurrir que los servicios sean redundantes, o que los recursos asignados no estén correctamente dimensionados. Pensemos, por ejemplo, en la posible superposición de sistemas de reserva de aulas y laboratorios, en los servicios cloud para el intercambio de documentos, en bases de datos duplicadas entre distintos departamentos didácticos o administrativos, o, por último, en las diversas plataformas de e-learning. Cada servicio requiere licencias de uso, recursos de procesamiento y competencias específicas para su implementación, con consiguientes impactos en los costes de gestión.
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Prevención de fallos y tiempo de inactividad. Las plataformas modernas de supervisión no se limitan a señar un malfuncionamiento (emitiendo una alerta ante un comportamiento anómalo), sino que monitorizan cómo se utilizan los servicios (en qué franjas horarias, con qué frecuencia e intensidad), para ofrecer una visión clara de la situación y anticipar posibles crisis. Esta capacidad está especialmente vinculada a los algoritmos de inteligencia artificial con los que están equipadas las plataformas. El análisis predictivo se convierte así en una solución eficaz para garantizar no solo la continuidad del servicio, sino también el rendimiento esperado.
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Asignación dinámica de recursos. Este es un punto clave para lograr ahorro, vinculado a la capacidad de prever el uso de los recursos. Dada la naturaleza cíclica del uso de los distintos servicios (por ejemplo, el uso del e-learning durante el periodo de exámenes o de las plataformas administrativas durante las matriculaciones), una supervisión adecuada de TI permite a las universidades asignar los recursos de forma dinámica, según las necesidades del momento. En este contexto, las políticas de FinOps ofrecen una contribución importante para planificar y controlar el gasto en TI.
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Dimensionamiento óptimo de los equipos de soporte. Si la supervisión de TI en las universidades se estructura adecuadamente, los equipos de soporte se dimensionarán según las necesidades reales y con competencias tecnológicas específicas.
Con un enfoque estratégico de la supervisión de TI en las universidades como el descrito, es posible obtener una serie de ahorros indirectos, derivados, por ejemplo, de la reducción del número de servidores (ahorro energético, costes de mantenimiento, etc.), de la disminución del tiempo de inactividad (mayor productividad del personal interno) o, finalmente, de una menor carga de trabajo para el personal de TI en la resolución de incidencias.
Supervisión de TI en las universidades: ¿cómo se implementa?
La implementación de un servicio de supervisión de TI en las universidades requiere un esfuerzo tanto económico como organizativo, lo cual puede resultar crítico para las instituciones más pequeñas. Sin embargo, existen diversos modelos y enfoques que permiten superar esta dificultad:
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Pay4Use. Varios proveedores, como por ejemplo Dynatrace, ofrecen modelos de uso bajo demanda, cuyo dimensionamiento se ajusta a las necesidades reales de la universidad.
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Open source. Plataformas como Zabbix, Checkmk o Grafana ofrecen servicios de supervisión con licencia gratuita. En este caso, es necesario evaluar cuidadosamente las coberturas funcionales garantizadas por la versión gratuita, con el fin de obtener la mejor relación coste/rendimiento, en función de los objetivos específicos.
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Servicios gestionados. La externalización de la supervisión de TI representa una opción estratégica desde múltiples puntos de vista: se eliminan los costes de licencia; el personal interno se puede dedicar a tareas más específicas; el nivel de servicio (rendimiento y disponibilidad de las aplicaciones) está garantizado por los SLA – Service Level Agreements acordados previamente, incluida la cobertura durante los picos de actividad.
Un último aspecto a destacar se refiere a la ciberseguridad. La supervisión de los servicios de TI se concreta en el control constante y continuo del uso de los recursos a nivel de infraestructura, aplicaciones y red, garantizando un rendimiento óptimo e identificando rápidamente posibles anomalías. Esto representa el pilar sobre el que se basan todas las políticas de ciberseguridad. No es casualidad, de hecho, que las plataformas del mercado mencionadas incluyan funcionalidades de seguridad informática, como, por ejemplo, la detección de actividades sospechosas en los registros del sistema, el control de integridad de los archivos del sistema y las alertas ante intentos de acceso no autorizados.
Reducción de costes, continuidad del servicio e integridad de los datos:
la supervisión de TI es el eje sobre el que construir la universidad digital, garantizando un alto nivel de Student Experience y seguridad.
