¿Qué es la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y para qué sirve?

La Automatización Robótica de Procesos (RPA, por sus siglas en inglés) consiste en el uso de tecnologías que emplean software "inteligente", conocidos como "robots de software", para ejecutar tareas repetitivas sobre grandes volúmenes de datos que requerirían mucho tiempo y esfuerzo si fueran realizadas por seres humanos. Aunque a menudo se confunde con la inteligencia artificial (IA), es importante destacar la diferencia: los sistemas RPA imitan las acciones humanas, mientras que la IA simula el funcionamiento del cerebro.grupocibernos.com+2SAP+2IBM+

Ambas tecnologías están interrelacionadas y se sitúan en dos extremos complementarios del continuo de automatización informática: por un lado, la RPA se centra en procesos orientados a la acción (doing), mientras que la IA se enfoca en procesos orientados a la reflexión (thinking). Esta "humildad" de la RPA, que permite automatizar tareas como escaneos, videos, correos electrónicos, imágenes, entre otros, ha sido clave para su éxito, especialmente en comparación con la IA, que prefiere bases de datos estructuradas y de alta calidad. Integradas, ambas tecnologías pueden mejorar significativamente el rendimiento empresarial.
Actualmente, se habla cada vez más de IBPA (Automatización Inteligente de Procesos de Negocio), que implica la ejecución "inteligente" de procesos repetitivos: la IA, mediante el análisis de datos históricos e información en tiempo real, identifica y condiciona el proceso más adecuado y apoya a la RPA en el tratamiento de documentos sujetos a automatización (como otros servicios cognitivos como RaG y LLM); la RPA, por su parte, lo ejecuta según los inputs recibidos, proporcionando el resultado esperado de manera oportuna y sin errores.

¿Cómo funciona la RPA? Un mercado en constante crecimiento

Concretamente, en la RPA, la capacidad de extraer valor de los procesos y de la operativa diaria se manifiesta gestionando datos incluso no estructurados y aprendiendo a repetir tareas de forma autónoma, similar a los algoritmos de aprendizaje automático típicos de la inteligencia artificial. Generalmente, el punto de observación desde el cual los software de RPA obtienen información para desarrollar su lista de acciones es la GUI (Interfaz Gráfica de Usuario), coincidiendo con la utilizada por el usuario. Sin embargo, las posibles fuentes de los robots de software son infinitas, ya que no están obligados a recibir datos estructurados a través de las clásicas API (Interfaces de Programación de Aplicaciones) que permiten la comunicación entre sistemas diferentes. Esto significa que no se requieren los tiempos necesarios para proyectos de integración de sistemas, que son muy complejos y costosos, y que la tecnología RPA, por el contrario, es de fácil y rápida aplicación. Una investigación del Observatorio IBPA del Politécnico de Milán muestra que, en 2023, el 42% de las grandes empresas italianas utiliza la automatización de procesos, ya sea como RPA (27%) o como IBPA (15%).

RPA: ¿Dónde se aplica?

El punto de partida para la automatización de procesos es identificar aquellos flujos de trabajo que pueden optimizarse si se transforman en secuencias automáticas. Son procesos en los que la interacción humana es determinante: la velocidad es reducida, los horarios son discontinuos y el margen de error no es despreciable. Entre estos se encuentran, por ejemplo, la lectura de correos electrónicos, la validación de documentos, la búsqueda de información estructurada o, finalmente, la recopilación o elaboración de información de diversas fuentes.

En cada empresa, independientemente del sector al que pertenezca, existen innumerables procesos de este tipo en las diferentes áreas:

• Administración y Finanzas. Flujos como la gestión de facturas, las conciliaciones bancarias, la contabilidad de clientes y proveedores, o, finalmente, la elaboración de informes de fin de período, son tareas en las que los datos a procesar, incluso de fuentes diversas, están estructurados. La RPA puede aumentar significativamente el rendimiento eliminando la necesidad de intervención humana.
• Recursos Humanos. Procesos como, por ejemplo, la incorporación y salida de empleados, el control de asistencia o la gestión de actividades y centros de costo, implican una serie de intervenciones humanas que pueden transformarse en automáticas.Iberdrola
• Gestión Documental. En diversos ámbitos, como, por ejemplo, el cumplimiento de normativas sectoriales, la respuesta a licitaciones o la gestión de la Calidad, se requiere la recopilación y control, caso por caso, de documentos oficiales. La RPA puede automatizar la gestión de documentos garantizando la coherencia con los estándares requeridos.
• Tecnologías de la Información. La Gestión de Servicios (ticketing), el monitoreo de servicios o las actividades programadas (copias de seguridad, restauración, sincronización, etc.), son ejemplos de actividades en las que la intervención humana puede ser parcial o totalmente reemplazada por RPA.

A estos procesos se suman los específicos de la empresa o del sector, como, por ejemplo, la asistencia postventa en el comercio minorista, el reabastecimiento automático en la logística o, finalmente, el control de calidad en la manufactura. Independientemente del ámbito o sector de aplicación, los beneficios proporcionados por la RPA son identificables con precisión:

• Mejor Experiencia del Cliente. Los clientes que esperan respuestas (formulación de presupuestos, solicitud de información, respuesta de asistencia) reciben respuestas precisas y oportunas.
• Productividad 24/7. A diferencia del operador humano, la RPA puede operar sin limitaciones de tiempo y ubicación geográfica. Las solicitudes de servicio se procesan sin interrupciones y sin esperas.
• Velocidad de Ejecución. Las tareas se realizan de inmediato, y los tiempos debidos a operaciones manuales o recuperación de datos se eliminan.grupocibernos.com
• Cero Errores. El margen de error, incluso mínimo, presente en las operaciones humanas, se elimina. Pensemos, por ejemplo, en la introducción de datos, el control cruzado de información o el inicio de fases de proceso posteriores.

Cómo crece la Robotic Process Automation en el mundo

No es casualidad que la Robotic Process Automation (RPA) esté siendo adoptada cada vez más, tanto en Italia como en el resto del mundo. Un informe reciente publicado por Market Research Future (MRFR) sostiene que el mercado de la RPA alcanzará un valor de 42.38 mil millones de dólares para 2032, con una tasa de crecimiento anual compuesta (CAGR) del 24.37%. Según la misma investigación, las áreas geográficas que están demostrando ser más receptivas a la implementación de soluciones RPA son América del Norte y Europa. En el viejo continente, los países líderes en la difusión de la Robotic Process Automation son, en particular, Alemania (en términos absolutos) y el Reino Unido (por la tasa de crecimiento).

RPA: cómo calcular el ROI

Un factor decisivo que justifica este crecimiento es el ROI (Return on Investment o Retorno de la Inversión). Con un gasto relativamente bajo y una implementación bastante fácil, la RPA ofrece beneficios inmediatos. El ROI se puede calcular relacionando el TCO (Total Cost of Ownership o Costo Total de Propiedad) de la RPA (plataformas, desarrollo de proyectos, mantenimiento, etc.) con los beneficios económicos y operativos:

• Ampliación del negocio: Si se utiliza en los procesos de negocio, la RPA aumenta las oportunidades de crecimiento. Hay casos documentados en los que el uso de RPA en la formulación de presupuestos de servicio a nivel internacional ha quintuplicado la cartera de ofertas, con un aumento significativo de pedidos.
• Reducción de horas de trabajo: La RPA reemplaza las operaciones humanas. El solo ahorro de horas de trabajo (sin contar la reutilización de esas horas para otras actividades comerciales) reduce de manera drástica los costos de personal.
• Reducción de errores: La automatización de operaciones repetitivas reduce significativamente el riesgo de error, lo que evita pérdidas económicas o sanciones relacionadas.

A estos elementos se añaden los beneficios intangibles, como la eficiencia operativa, la trazabilidad de las operaciones y la satisfacción del cliente, que contribuyen en general al rendimiento empresarial.

RPA e IBPA: casos de uso

Ya en 2017, McKinsey destacaba que las empresas podían automatizar al menos el 30% de las actividades en aproximadamente el 60% de los diferentes campos laborales, utilizando la automatización de procesos. Hoy, esta posibilidad se amplifica gracias a los avances de la Inteligencia Artificial (IA), aplicada en diversos sectores. En el sector manufacturero, por ejemplo, un caso concreto de RPA e IA involucra la gestión de suministros de materias primas o productos semielaborados. La IA puede analizar los datos históricos y de contexto (como picos imprevistos de demanda) y proporcionar indicaciones para la producción. Un proceso automático puede analizar el inventario y notificar al gerente de la cadena de suministro la necesidad de crear una nueva orden de compra.

En el retail y la gran distribución, el IBPA optimiza la efectividad de las promociones, aumentando los beneficios: los bots de RPA pueden extraer y vincular automáticamente los datos de diferentes fuentes (POS, eCommerce, tiendas físicas, etc.), y las herramientas de IBPA analizan estos datos para identificar, grupo por grupo, las promociones más adecuadas (descuentos específicos, ventas cruzadas, etc.).

La Robotic Process Automation en la banca

Otro sector que ha experimentado con éxito la integración de sistemas RPA para apoyar las operaciones de back-end y front-end es el sector bancario y financiero. Fases preliminares como la entrada de datos o el análisis de la documentación necesaria para solicitar una hipoteca se han realizado con una velocidad y precisión impensables incluso para el más rápido e incansable de los trabajadores humanos. Un caso real es el de una empresa de gestión patrimonial en América del Norte que implementó RPA y Machine Learning para automatizar procesos operativos esenciales que requieren el procesamiento de miles de documentos. Los resultados fueron:

• Más del 70% del personal reasignado a otras actividades;

• Agilización y reestructuración del back-office;

• Tiempos más rápidos para la tramitación de solicitudes de clientes y reducción de errores.

A raíz de estos resultados, han surgido voces preocupadas sobre el impacto que la RPA tendrá en el mercado laboral. A aquellos que temen que los robots software eliminen los trabajos humanos en el futuro, se les puede responder que el impacto de la Robotic Process Automation es similar al de la robótica en la manufactura. Hasta la llegada de la automatización industrial, muchos trabajos pesados recaían sobre los operarios, con mayores riesgos para la salud y condiciones de trabajo más duras que las actuales. Hoy en día, la fábrica es muy diferente a la de hace 30 o 50 años, pero eso no significa que sea peor. Del mismo modo, la desaparición de tareas rutinarias en las oficinas, realizadas por RPA, facilita la apertura de nuevos puestos en los que la intervención humana sigue siendo insustituible.

RPA: un cambio cultural en la empresa

La introducción de RPA e IBPA conlleva un cambio cultural dentro de la empresa, y este es el desafío más importante que las empresas deben enfrentar. En otras palabras, se trata de rediseñar los procesos para crear una interacción positiva entre hombre y máquina. La máquina (o el bot) es un colaborador, cuyos roles y ámbitos de intervención están claramente definidos y son funcionales a objetivos empresariales más ambiciosos. Es necesario acompañar esta transición con estrategias tanto a nivel organizativo como de formación del personal, que incluyan:

• Comunicación transparente y creación de confianza;

• Redefinición de roles;

• Elevación del nivel operativo a nivel estratégico;

• Valoración de las soft skills.

Paralelamente, se deben abordar otros desafíos que conlleva la introducción de la automatización de procesos:

1. Competencias profesionales. Además de dotarse de competencias tecnológicas sobre las plataformas de RPA e IBPA (como Automation Anywhere, IBM Watsonx o UiPath), las empresas deben abordar aspectos como el rediseño de los procesos de negocio y operativos, que pueden requerir el uso de plataformas de Process Mining; la integración automática de sistemas, como ERP y CRM; y la gestión y organización de grandes cantidades de datos.
2. Seguridad y privacidad. El uso de bots y credenciales para el acceso automático a los sistemas aumenta la superficie de ataque y la exposición de datos sensibles. Para garantizar la seguridad y privacidad de los datos, las empresas deben implementar estrategias específicas, que incluyen, entre otras, la gestión rigurosa de credenciales de acceso, el uso de autenticaciones avanzadas, la implementación de logs dedicados y la encriptación de datos en tránsito.

Según un estudio de Grand View Research, la tendencia futura será una integración cada vez mayor entre RPA y otras tecnologías, tanto a nivel de software (IA y ML), como de hardware (por ejemplo, OCR – Optical Character Recognition), para ofrecer funcionalidades avanzadas de automatización. La misma investigación destaca cómo la necesidad de las empresas de automatizar procesos ha llevado a Google a firmar acuerdos con Automation Anywhere para incorporar servicios de automatización en su oferta en la nube. La conclusión para las empresas es clara: la automatización de procesos ya no es una opción, sino una necesidad para ampliar el negocio y mantenerse competitivo.