Nell’ambito del WMS – Warehouse Management System, Gartner ha collocato nel 2023 – per il decimo anno consecutivo – SAP EWM tra le soluzioni leader di mercato, per le sue caratteristiche di copertura funzionale e operativa e alla completezza di visione. SAP EWM è adatto alla gestione di tutti i tipi di magazzino (manuale, automatico o ibrido). Nella versione decentralizzata (funzionamento standalone e non “embedded” nella piattaforma SAP), EWM offe particolari vantaggi in termini di operatività e performance. Inoltre, SAP EWM decentralizzato in ottica di system conversion è la soluzione che permette una migrazione di piattaforma senza intoppi, in quanto il passaggio a una nuova versione di SAP (ad esempio, da SAP ECC a SAP S/4HANA) non incide sull’operatività di SAP EWM decentralizzato.
SAP EWM decentralizzato opera in modalità standalone ed è indipendente dalla piattaforma SAP comune. Di conseguenza, tutto ciò con cui EWM decentralizzato interagisce (base dati, flussi, processi, ecc.) è dedicato e non condiviso con altre istanze SAP. Sarà pertanto necessario che tutti gli elementi con cui EWM decentralizzato opera siano una replica della versione centrale, eseguita a scadenza fissa. SAP EWM decentralizzato comporta precisi vantaggi:
indipendenza. SAP EWM decentralizzato non è vincolato al tipo o versione dell’ERP e può essere utilizzato, ad esempio, su SAP ECC, SAP S/4HANA, o altre piattaforme ERP non SAP;
performance. Le aziende che lavorano con diversi magazzini di grandi dimensioni, e con elevato numero di transazioni, possono contare su risorse dedicate e dimensionate in modo opportuno;
continuità. In caso di disservizio della piattaforma centrale, le attività di magazzino non subirebbero fermi. Gli aggiornamenti delle basi dati nella piattaforma centrale e in SAP EWM decentralizzato sono disgiunti e non necessitano di applicativi in simultanea.
La system conversion, ovvero la migrazione verso una release aggiornata di SAP (tipicamente, da SAP ECC a SAP S/4HANA), è un’esigenza diffusa tra le aziende. Per quanto riguarda le funzioni di Warehouse Management (moduli SAP EWM e SAP WM), il modo efficace per effettuare la system conversion dipende dalle situazioni di partenza e di arrivo:
Da SAP ECC (con WM embedded) a SAP S/4HANA. È una migrazione cosiddetta “brownfield”, in cui basi dati e processi non devono essere impiantati ex-novo. È diffusa la situazion in cui vi siano molte personalizzazioni sul SAP WM di partenza. In tal caso, è opportuno migrare verso il modulo WM di S/4HANA (appositamente messo a disposizione per questo tipo di system conversion) e pianificare in un secondo momento la migrazione verso EWM decentralizzato (o embedded, disponibile nella piattaforma).
Da SAP ECC con EWM decentralizzato a SAP S/4HANA. La migrazione avviene in due momenti. Nel primo si esegue la system conversion da SAP ECC a SAP S/4HANA. In una seconda fase, vengono aggiornati i puntamenti all’istanza centrale di SAP nell’EWM decentralizzato.
Da ERP a SAP S/4HANA. Se la piattaforma di partenza è un ERP non SAP, non si tratta di una system conversion in senso stretto, ma di una installazione SAP ex novo, denominata “greenfield”. Una volta eseguita la migrazione, viene installato EWM come istanza separata e replicate le basi dati necessarie.
I fattori di successo che assicurano il buon esito della system conversion di SAP riguardano, in particolare, la presenza di un forte commitment aziendale (coinvolgimento di ruoli decisionali durante tutto il progetto), la presenza di figure altamente specializzate (cambiamenti di processi e funzionalità), e le verifiche preventive di consistenza dei dati (in S/4HANA i controlli sono più accurati).
Il progetto di system conversion di SAP è composto da 4 step:
S/4HANA prevede nuovi moduli o funzionalità da predisporre prima di iniziare la system conversion vera e propria. Le Simplification List di ogni nuova release S/4HANA riepilogano tutte le modifiche e le innovazioni derivanti dalla transizione da SAP ERP 6.0 a SAP S/4HANA. Si riportano a titolo di esempio alcune componenti nuove o modificate, che vanno allineate o alimentate ex novo:
CVI – Customer Vendor Integration, per la sincronizzazione dei Business Partner;
Settlement Management;
MRP live, per gli approvvigionamenti dei materiali di produzione;
Data Management per l’archiviazione documentale e pulizia delle basi dati;
SAP Fiori, per la fruizione dei contenuti su device mobili.
Richiede, inoltre, valutazioni specifiche le personalizzazioni sviluppate dal cliente, che dovranno essere riscritti ex novo su S/4HANA.
Per ogni fase della system conversion sono disponibili tool standard che facilitano la migrazione. È opportuno predisporre tutti i tool prima di iniziare la fase vera e propria di migrazione. Per la verifica dei requisiti di sistema, ad esempio, sono disponibili i seguenti strumenti:
SAP Readiness Check
Simplification Item Chech
Business Process Analysis
IDOC Analysis
ATC (ABAP Test Cockpit)
Process Discovery
Transformation navigator
SUM (Software Update Manager);
Product Availability Matrix
Version Interoperability
La fase di migrazione effettiva seguirà questa procedura:
Stato di manutenzione. Si verifica che tutte le componenti della piattaforma siano pronte per la migrazione;
Simulazione della system conversion. In un’apposita area protetta viene ricostruito l’ambiente di produzione con tutti i componenti effettivi per una prova di migrazione;
Migrazione degli ambienti secondo la strategia e il numero di cicli definiti.
In aggiunta ai passi specifici della system conversion, è opportuno attenersi ad una serie di best practice, che facilitano le operazioni di migrazione:
archiviare il maggior numero possibile di documenti per ridurre la quantità di elementi da convertire;
eseguire un controllo approfondito della consistenza delle informazioni del Master Data;
verificare la compatibilità di prodotti di terze parti presenti nella piattaforma;
simulare la system conversion per i sistemi di produzione in condizioni reali (stress test);
pianificare sessioni di test dedicate ai processi autorizzativi per adeguarsi alle nuove funzioni e ruoli;
prevedere una figura esperta SAP Fiori per l’uso delle nuove interfacce mobile;
pianificare il training anticipato per l’uso delle nuove funzionalità.
La scelta di SAP EWM decentralizzato nell’ottica della system conversion rappresenta una soluzione strategica in quanto agevola le operazioni di migrazione e consente all’azienda di demandare a una fase successiva le attività relative al Warehouse Management. L’azienda ne ottiene vantaggi in termini di ottimizzazione delle attività, riduzione dei tempi per la migrazione e, soprattutto, abbattimento degli errori, sempre possibili in attività complesse.