L’implementazione di SAP EWM – Extendend Warehouse Management è un progetto articolato che si può collocare in diversi scenari tecnologici. La differenza sostanziale è tra l’implementazione brownfield e quella greenfield. La prima consiste in una migrazione, in una delle diverse accezioni possibili: da SAP ECC a SAP S/4 HANA; da SAP WM – Warehouse Management a SAP EWM; infine, da SAP EWM embedded a SAP EWM decentralizzato. La greenfield, invece, è un’implementazione ex novo, e presenta, pertanto, la particolare criticità dovuta alla mancanza di un’esperienza pregressa.
È consigliabile, pertanto, seguire le istruzioni e le best practice fornite da SAP stessa. Tale processo, tuttavia, non è un automatismo, in quanto variabili quali, ad esempio, la dimensione dell’azienda, suggeriscono di adeguare il processo alle specifiche realtà operative. In tal caso, l’affiancamento di consulenti esperti è uno dei fattori che determina il successo del progetto.
SAP Activate è la metodologia indicata da SAP per implementare EWM in modalità greenfield. Si tratta di un approccio strutturato, che fa uso di metodologie agili e best practice derivanti dai casi d’uso reali. La metodologia tiene conto dei gap tecnologici, dei cambiamenti organizzativi e delle necessità di training specifico, ed è costituito da un processo in 4 step:
Prepare. Nella fase di preparazione il progetto viene pianificato e avviato, utilizzando le Best Practice messe a disposizione in un apposito portale da SAP. Le Best Practice sono necessarie in quanto, in una implementazione di SAP EWM greenfield, il change management va presidiato con attenzione. L’esito di questa fase è la produzione dei documenti di governo del progetto, quali, ad esempio, il Project Initiation Document, il Project Schedule o il Project Organizational Setup.
Nella fase di esplorazione vengono definiti i requisiti di business dell’azienda e gli esperti di SAP EWM individuano le funzionalità e i processi necessari per soddisfare tali requisiti. Viene stabilito il gap esistente tra il “Fit-to-Standard” (utilizzo delle sole funzionalità base di SAP EWM) e la necessità di sviluppi ad hoc, formalizzate nella “Delta Requirement List”.
Realize. Con un approccio simile alla programmazione Agile, SAP EWM viene configurato in base agli obiettivi definiti nella fase precedente. I processi vengono sviluppati attraverso feedback continuativi degli utenti.
Deploy. La fase di deploy prevede la preparazione dell’ambiente finale (migrazione dei dati), lo unit-test massivo e il cut-over, ovvero l’accensione di SAP EWM. Il cut-over è costituito da una checklist dettagliata e rigorosa che elenca le condizioni necessarie per attivare il nuovo sistema. Al deploy segue la fase di post go live e supporto alla risoluzione dei problemi aperti. È fondamentale sottolineare come l’insorgere di criticità sia strettamente legata allo uni-test e alla formazione del personale. Per la riuscita del progetto è necessario, da un lato, moltiplicare il numero di uni-test, e, dall’altro, creare un piano di formazione rigoroso, che contempli meccanismi di verifica delle conoscenze acquisite.
Avendo come riferimento lo standard SAP Activate, Beta 80 ha sviluppato la metodologia SAP SCM Fast, che adatta il processo a realtà di medio-grandi dimensioni, focalizzandosi sulle fasi di Prepare ed Explore, e con l’utilizzo estensivo di Best Practice preconfigurate. Un ruolo chiave della metodologia è assunto dalle fasi di test e di formazione del personale, con feedback reiterati sugli esiti di ognuna.
SAP SCM Fast di Beta 80 è stata impiegata con successo presso diverse aziende manifatturiere in Italia. L’uso della metodologia ha permesso, in particolare, di ridurre i tempi di implementazione di SAP EWM, grazie al coinvolgimento diretto degli stakeholder chiave nelle prime due fasi del progetto, e all’utilizzo mirato di “acceleratori” SAP nelle diverse fasi (raccolta dei requisiti, analisi “FIt-to-Standard”). Inoltre, la definizione puntuale degli scenari di test, ovvero la strutturazione dei casi per singola funzione (inbound, outbound, putaway, picking, stock movements, HU management, ecc.), ha permesso di accelerare il deploy e portare a regime SAP EWM nel minor tempo possibile, riducendo al minimo gli errori.
Sebbene il commitment dell’azienda e l’endorsement del management nei confronti del progetto sia una situazione auspicabile per ogni progetto, nel caso dell’implementazione greenfield di SAP EWM è una precondizione necessaria. SAP è un ambiente articolato, regolato da norme operative precise e strutturate, che chiedono una revisione profonda del modus operandi degli addetti. La resistenza al cambiamento è un ostacolo reale che può determinare il rallentamento dei progetti e il non rispetto dei tempi e dei costi. La sponsorship interna del progetto è, pertanto, una condizione previa che necessita di riscontro puntuale.