I potenziali incidenti in grado di mettere a rischio la sicurezza fisica di un’organizzazione sono numerosi e di varia natura. Inoltre, quando è il momento di affrontarli non è raro imbattersi in ostacoli tecnologici e organizzativi, più o meno imprevisti, che rallentano la velocità di risposta. Ciò impone, di conseguenza, la definizione e l’attivazione di un piano di incident response ben congeniato. Attuando una strategia di incident response, l’azienda che ha subìto un incidente riesce a coordinare meglio e ottimizzare le operazioni e gli interventi richiesti in loco, accelerando la risposta e raggiungendo la tempestività necessaria a contenere l’impatto e a minimizzare i danni.
Una delle principali cause che impediscono di attuare interventi di incident response rapidi ed efficaci è individuabile nella mancanza di consapevolezza situazionale in tempo reale. L’incapacità di ottenere rapidamente una visione chiara di quanto sta accadendo è causata dal fatto che le informazioni e i dati a disposizione sono frammentati, provenienti da differenti sistemi di sicurezza fisica (allarmi, controllo accessi, videosorveglianza) che, non essendo integrati, rendono difficile fornire un quadro completo e immediato dell’evento in corso. Il personale incaricato di organizzare la risposta fatica a raccogliere e analizzare manualmente da diverse fonti dati e informazioni, perdendo tempo prezioso per comprendere la gravità e la natura dell’incidente. La mancanza di mappe e planimetrie aggiornate e dettagliate può rendere complicato anche localizzare con precisione l’incidente, quando l’area da controllare è particolarmente vasta e caratterizzata da infrastrutture complesse.
Altre cause responsabili dei rallentamenti nelle azioni di incident response sono da ricercare nelle difficoltà di comunicazione tra la sala controllo, il personale di sicurezza sul campo ed eventuali terze parti coinvolte nelle attività, come le forze dell’ordine o i vigili del fuoco. L’assenza di protocolli definiti per la comunicazione in diverse situazioni di emergenza genera confusione e ritardi, come anche la mancanza di coordinamento nelle operazioni di risposta attuate dalle squadre d’intervento interne ed esterne.
Ancora, sulla qualità delle operazioni di incident response influiscono fattori come l’inesistenza di una pianificazione chiara per l’allocazione e il dispiegamento delle risorse disponibili (personale, attrezzature, veicoli), o anche una formazione incompleta, o superata, sulle procedure di risposta, sull’uso delle attrezzature e sulle tecniche di gestione delle situazioni di crisi.
In aggiunta, vi sono difficoltà causate da procedure poco chiare, incomplete, o non aggiornate in base all’evoluzione delle minacce, delle tecnologie, e rispetto agli insegnamenti appresi sugli incidenti passati. Vi sono poi procedure la cui efficacia non è verificata, perché non regolarmente sottoposte a simulazioni e test. Infine, anche la carenza di analisi approfondite post evento sull’incidente, per identificare le cause radice e le aree di miglioramento, non favorisce l’ottimizzazione degli interventi di incident response.
Come si può ben comprendere, l’efficacia di un piano di incident response non dipende unicamente dalla mera acquisizione di tecnologie avanzate, ma dall’adozione di una strategia più ampia, che sappia includere, oltre all’elemento tecnologico, la definizione di procedure chiare e collaudate, una comunicazione valida, attività di formazione adeguate per il personale addetto alla sicurezza fisica, e soprattutto competenze e programmi di change management finalizzati a trasformare e innovare la cultura della sicurezza in azienda, orientandola verso l’apprendimento continuo: oggi, in effetti, una delle cose più difficili, in molte realtà imprenditoriali, resta ancora riuscire a superare la resistenza al cambiamento, e modificare la mentalità aziendale, anche facendo leva sulle potenzialità di automazione che oggi la tecnologia mette a disposizione, e le abitudini del personale nelle modalità con cui solitamente gestisce determinati processi o procedure di soccorso.
In primis, lo strumento principale per ottimizzare gli interventi sul campo si costruisce implementando un software PSIM (Physical Security Information Management), che permette di integrare tutti i sistemi di sicurezza fisica in un’unica piattaforma. Attraverso il sistema PSIM è possibile centralizzare la ricezione di allarmi, immagini, video, eventi, dati significativi, correlando in automatico eventi diversi per identificare le minacce in maniera più rapida e precisa, e acquisire una consapevolezza situazionale avanzata di ciò che sta accadendo. L’integrazione del software PSIM con le funzionalità dei sistemi di gestione degli edifici (BMS - Building Management System), che consentono di controllare automaticamente l’accesso a porte, luci ed altri sistemi in base alla situazione dell’incidente, potenzia la reattività, e velocizza la capacità di risposta. Anche l’utilizzo di strumenti e tecnologie RTLS (real-time location system), in grado di localizzare, mappare e visualizzare graficamente oggetti, assset e risorse in tempo reale, aiuta a identificare l’incidente in modo più rapido, aumentando la situational awareness. Allo stesso modo, l’adozione di sistemi di intelligenza artificiale (AI) e analisi video intelligente (IVA) aiuta gli operatori della sala controllo a rilevare automaticamente in tempo reale comportamenti anomali o eventi di sicurezza, e a fornire avvisi tempestivi al personale di sicurezza che si trova sul campo. Un altro strumento fondamentale è costituito dalle piattaforme di comunicazione unificata, che, una volta implementate, consentono di ottenere una comunicazione fluida tra il personale sul campo e il centro di controllo, centralizzando la gestione di interazioni radio, chiamate da telefoni fissi e mobili, comunicazioni di messaggistica, sistemi di collaborazione.
Un adeguato piano di incident response si fonda anche su procedure di risposta solide, che definiscano con chiarezza ruoli e responsabilità di ciascun membro della squadra d’intervento, forniscano al personale di sicurezza attrezzature e tecnologie appropriate e in buone condizioni, e conducano esercitazioni periodiche per collaudare le capacità di comunicazione e coordinamento del team. È importante anche sviluppare procedure operative standard da utilizzare in differenti scenari di incidente, e programmare con regolarità simulazioni e test per verificare l’efficacia delle procedure e identificare le lacune. Occorre anche puntare sulla formazione continua e approfondita del personale, e prevedere procedure di analisi post incidente per individuare le cause radice, e le aree di miglioramento nelle procedure e nelle misure di sicurezza.