Monitoring per gli atenei: come ridurre i costi e garantire la business continuity

L’ecosistema digitale delle università è sempre più composito e variegato. Si pensi, ad esempio, alle piattaforme di e-learning, al portale studenti, ai servizi amministrativi online, alle biblioteche digitali, ecc. In tale contesto, l’IT monitoring per gli atenei rappresenta uno dei cardini per garantire la continuità dei servizi digitali, ridurre i costi e migliorare la Student Experience. Il downtime delle applicazioni, il troubleshooting e l’impegno di risorse extra creano un danno non solo economico, ma anche di reputazione. Fluidità nella fruizione dei servizi, integrazione tra le applicazioni, coerenza delle informazioni e design delle interfacce condizionano l’esperienza utente, la cui ottimizzazione è tra gli obiettivi prioritari per le università in Italia, come emerge da una ricerca dell’Osservatorio EdTech del Politecnico di Milano. Lo stesso vale anche per gli atenei statunitensi, sempre all’avanguardia quando si tratta di innovazione.

IT Monitoring negli atenei: perché riduce i costi

L’inefficienza nella gestione dei servizi IT può generare costi elevati, che rischiano di pesare sui bilanci degli atenei, in termini di spreco di risorse e necessità di aumentare le capacità elaborative per far fronte ai disservizi. Il monitoring delle risorse IT si pone come rimedio efficace a tale criticità e costituisce una leva strategica per migliorare la qualità del servizio. Per raggiungere tale obiettivo, il monitoraggio dei servizi digitali offerti agli utenti (studenti, corpo docente, personale di staff, ecc.), deve concentrarsi sugli elementi maggiormente critici. Tra questi:

• Identificazione dei servizi non utilizzati o sovradimensionati. In un ecosistema digitale composito, può accadere che i servizi siano ridondanti, o che le risorse dedicate non siano correttamente stimate. Si pensi, ad esempio, alla possibile sovrapposizione dei sistemi di prenotazione di aule e laboratori, ai servizi cloud per la condivisione dei documenti, ai database duplicati fra i diversi dipartimenti didattici o amministrativi, o, infine, alle diverse piattaforme di e-learning. Ogni servizio richiede licenze di utilizzo, risorse di elaborazione e competenze specifiche per l’implementazione, con conseguenti impatti sui costi di gestione.
• Prevenzione di guasti e downtime. Le moderne piattaforme di monitoraggio non si limitano alla segnalazione di un malfunzionamento (emissione di un alert a fronte di un comportamento anomalo), ma monitorano il modo in cui i servizi sono utilizzatili (in quale arco di tempo, con quale frequenza e intensità), per offrire una consapevolezza della situazione e anticipare le crisi potenziali. Tale capacità è legata soprattutto agli algoritmi di Artificial Intelligence di cui le piattaforme sono provviste. L’analisi predittiva diventa, in tal modo, un rimedio efficace per garantire non solo la continuità del servizio, ma anche le performance attese.
• Allocazione dinamica delle risorse. È, questo, un punto cardine per ottenere un risparmio, legato alla capacità di prevedere l’uso delle risorse. Data la ciclicità di utilizzo dei vari servizi (si pensi, ad esempio, all’utilizzo dell’e-learning nel periodo degli esami o delle piattaforme amministrative durante le immatricolazioni), il corretto monitoraggio IT consente agli atenei di allocare le risorse in modo dinamico, secondo le esigenze del periodo. In questo contesto, le politiche di FinOps offrono un contributo importante per pianificare e controllare la spesa IT.
• Dimensionamento ottimale dei team di supporto. Se l’IT monitoring nelle università è un’attività strutturata, i team di supporto saranno dimensionati secondo le reali necessità e con competenze tecnologiche mirate.

Con un approccio strategico all’IT monitoring per gli atenei come quello appena descritto, è possibile ottenere una serie di risparmi indotti, derivanti, ad esempio, dalla riduzione del numero dei server (risparmio energetico, costi di manutenzione, ecc.), oppure dalla riduzione del downtime (maggiore produttività del personale interno), o, infine, dal minore impegno del personale IT per risolvere le criticità.

Monitoring IT nelle università: come si fa

L’implementazione di un servizio di monitoring IT richiede alle università un impegno sia economico che organizzativo, che per le realtà più piccole potrebbe rivelarsi critico. Vi sono, però, diversi modelli e approcci che consentono di superare tale difficoltà:

• Pay4Use. Diversi vendor, tra cui, ad esempio, Dynatrace, offrono modelli di utilizzo a consumo, il cui dimensionamento è commisurato alle reali necessità dell’ateneo.
• Open Source. Piattaforme quali, ad esempio, Zabbix, Checkmk o Grafana, offrono servizi di monitoring in licenza free. In tal caso, è necessario valutare con attenzione le coperture funzionali garantite dalla versione free, al fine di ottenere il miglior rapporto costi/prestazioni, in funzione degli obiettivi specifici.
• Servizi gestiti. L’outsourcing del monitoring IT rappresenta una scelta strategica sotto molteplici punti di vista: i costi di licenza vengono annullati; il personale interno è dirottato su mansioni più specifiche; il livello di servizio (performance e disponibilità delle applicazioni) è garantita dagli SLA – Service Level concordati a priori, compresa la copertura dei momenti di picco.

Un ultimo aspetto da sottolineare riguarda la cybersecurity. Il monitoraggio dei servizi IT si concretizza nel controllo costante e continuativo dell’utilizzo delle risorse, a livello infrastrutturale, applicativo e di rete, garantendo prestazioni ottimali e identificando tempestivamente eventuali anomalie. Ciò rappresenta il pillar su cui si fondano tutte le policy di cybersecurity. Non è casuale, infatti, che le piattaforme di mercato citate includano funzionalità di sicurezza informatica, quali, ad esempio, il rilevamento di attività sospette presenti nei log di sistema, il controllo di integrità dei file di sistema, infine, l’alert per i tentativi di accesso non autorizzati.

Riduzione dei costi, continuità del servizio e integrità dei dati: il monitoring IT è il fulcro su cui costruire l’università digitale, garantendo un elevato livello di Student Experience e sicurezza.