La Automatización Inteligente de Procesos (IPA, por sus siglas en inglés) no es una tecnología en la fase de "hype", sino que está considerada como una solución consolidada. En otras palabras, no es una novedad, sino un sistema seguro y comprobado para optimizar los procesos empresariales. Ya en 2017, McKinsey documentaba los beneficios tangibles que las empresas estaban experimentando en términos de optimización de procesos y reducción de costos. La Inteligencia Artificial (IA) y la Automatización de Procesos Robóticos (RPA, por sus siglas en inglés), las dos principales componentes de la Automatización Inteligente de Procesos, ya son conocidas por las empresas. Según un estudio del Observatorio de Inteligencia Artificial del Politécnico de Milán, en 2023 se registró un aumento récord del 32% en las inversiones en IA en comparación con el año anterior. El 27% de las empresas que implementaron proyectos de Automatización de Negocios en 2023 (incluyendo RPA) adoptaron soluciones basadas en esta tecnología.
En este contexto, ¿cuál es el aporte específico de la Automatización Inteligente de Procesos y, sobre todo, qué ventajas ofrece a las empresas?
La Intelligent Process Automation (IPA) ofrece una serie de ventajas significativas para las empresas en términos de eficiencia, ahorro, precisión y creación de nuevos procesos. Gracias a su capacidad para tratar distintos tipos de datos (estructurados, no estructurados o desagregados, imágenes, texto, lenguaje natural, voz, flujos sociales, etc.), la IPA permite a las organizaciones automatizar una amplia gama de actividades, como por ejemplo el procesamiento de documentos, la atención al cliente o el análisis de sentimiento en redes sociales. Esto permite aprovechar al máximo el potencial de los datos, al mismo tiempo que se reduce la dependencia de tareas manuales y el consumo de tiempo y recursos.
La Intelligent Process Automation puede implementarse en procesos o áreas específicas de la empresa, generando una serie de beneficios tanto en términos de rendimiento operativo como de crecimiento del negocio:
Gracias a su versatilidad, la tecnología IPA puede utilizarse en múltiples contextos empresariales, pero su relativa facilidad de implementación podría llevar a algunas organizaciones a planificar desarrollos sin el respaldo de lineamientos o buenas prácticas. Sin embargo, es fundamental seguir metodologías consolidadas, sin las cuales no es posible maximizar los beneficios de la tecnología, con el riesgo de incurrir en efectos colaterales negativos, como la insatisfacción del personal operativo o del cliente final.
Los factores clave que determinan una implementación correcta de la IPA —y, por tanto, el éxito de la inversión— son fundamentalmente dos: la identificación de los procesos (o partes de ellos) que pueden automatizarse, y la correcta gestión de la información (archivos de datos, imágenes, texto, video, etc.).
El método a seguir incluye el uso de herramientas específicas:
Process Mining. Una vez identificado el proceso de negocio que se desea optimizar (decisión tomada por un equipo conjunto de IT y negocio), es necesario llevar a cabo una actividad de process mining, es decir, mapear en detalle procesos y aplicaciones, con el fin de identificar ineficiencias (manifiestas o latentes) y aislar los componentes individuales que pueden ser susceptibles de automatización.
Inteligencia Artificial. Dentro del ámbito de la Intelligent Business Process Automation, la inteligencia artificial incluye diferentes ramas: Machine Learning, Natural Language Processing (NLP), Computer Vision, entre otras. La función específica de la IA es analizar grandes volúmenes de datos e identificar patrones o comportamientos recurrentes. En esta fase, es fundamental establecer una relación coherente entre la información proporcionada por la IA y el proceso (o subproceso) analizado mediante process mining.
Robotic Process Automation (RPA). La parte de automatización en sentido estricto, es decir, la creación de bots, es la consecuencia directa de los análisis realizados en las fases de Process Mining e IA, y representa la implementación práctica de los hallazgos y optimizaciones identificadas durante esas etapas preliminares.
Es importante subrayar cómo una correcta implementación de la Intelligent Process Automation (IPA) puede llevar fácilmente a la creación de nuevos procesos, que de otro modo serían imposibles sin el uso de esta tecnología. Pensemos, por ejemplo, en la creación de nuevos touchpoints con los clientes, la gestión predictiva de compras o, por último, la planificación de turnos del personal en función de los planes de producción.
El uso de la IPA abre un escenario en el que la inteligencia artificial y los procesos automatizados tenderán a sustituir progresivamente a los operadores humanos. En este contexto, las empresas deben tener en cuenta la importancia del concepto de “Human in the loop”, es decir, la presencia de personas reales dentro de los procesos como un valor añadido para la relación con el cliente o como garantía del propio proceso (verificación, control, autorización). El equilibrio adecuado entre el componente automático y el factor humano puede garantizar un desarrollo sostenible y, por tanto, un crecimiento real de la empresa.