La relazione tra RPA e Finance può essere intesa in due modi. I sistemi di Robotic Process Automation, infatti, possono trovare applicazione sia nelle funzioni aziendali di Amministrazione, Finanza e Controllo - funzioni presenti in qualsiasi organizzazione e in tutti i comparti - sia nel settore verticale del Finance. Nel primo caso, consentono di portare l’automazione in alcuni processi tipici come quelli compresi nel ciclo attivo, nel ciclo passivo, nel reporting, nella gestione reclami, nell’analisi e pianificazione finanziaria, nei servizi fiscali. Nel secondo caso, l’RPA aiuta il mondo Finance ad automatizzare attività molto onerose come l’audit e la compliance, tenuto conto del loro peso all’interno di questa tipologia di organizzazioni. Tanto che oggi i software robot sono utilizzati abitualmente non solo dai grandi gruppi bancari, ma anche dai piccoli istituti di credito che riescono così a rendere “smart” la gestione di molti loro processi, a cominciare da quelli connessi alla compliance.
Una recente indagine condotta da Gartner sostiene che l’80% dei “finance leaders” abbia già implementato o stia pianificando di implementare una soluzione RPA. Del resto, il legame tra automazione e finanza, prima ancora che tra RPA e Finance, risale agli anni Novanta, quando i ricercatori del MIT svilupparono la tecnologia OCR (optical character recognition) per leggere velocemente, ma con precisione, le parti scritte a mano degli assegni. In seguito, oltre alla verifica di conformità degli assegni, le banche e le società di servizi finanziari decisero di adottare tool RPA perché interagissero con un’ampia gamma di applicazioni come le piattaforme ERP e i software CRM. In questo modo, l’acquisizione, l’elaborazione, il controllo e lo scambio di dati tra fonti differenti poteva avvenire senza che fosse richiesta l’interazione umana. La sicurezza e affidabilità da una parte e il saving sui costi dall’altra hanno decretato la longevità del rapporto tra RPA e Finance.
Il successo dell’RPA nel Finance è dovuto anche al fatto che ottenere la conformità normativa nell’attuale panorama legislativo implica una serie combinata di azioni che tengano conto di una pluralità di fattori tendenzialmente identici a sé stessi. A differenza di un operatore umano, la cui attenzione nello svolgere un compito di routine rischia di decrescere man mano che il medesimo compito si ripete, un software RPA non solo esegue la stessa funzione in maniera esatta tutte le volte, ma fornisce un registro di audit sempre attendibile e senza errori. In più, l’RPA nel Finance, qualora i regolamenti dovessero mutare, non necessita di un apposito percorso di formazione, ma semplicemente di una riconfigurazione che introduca i nuovi criteri. Il che coincide con il venir meno dell’onere di controllo a carico del dipendente su task a scarso valore aggiunto e con la possibilità di convogliare le competenze delle persone su mansioni di carattere strategico meno ripetitive.
L’ottimizzazione nell’adempimento dei requisiti di compliance è sinonimo di miglioramento dei livelli di customer experience. Una smart compliance, in altre parole, è all’origine di un engagement più solido del cliente. Un esempio illuminante, in tal senso, può essere quello del KYC (Know Your Customer), cioè dell’insieme delle procedure che per legge istituti di credito e intermediari di servizi finanziari devono rispettare per essere compliant con le direttive europee in materia di antiriciclaggio o AMLD (Anti-money laundering directives). Poiché tali procedure, se svolte manualmente, richiederebbero molto tempo e un impegno significativo di personale dedicato, potrebbero ingenerare nel cliente che ne è oggetto l’idea che l’azienda pecchi di inefficienza. Al contrario, quando il riconoscimento e la verifica dell’identità di un consumatore vengono effettuati con l’ausilio di un software robot, il risultato corrisponde a risparmio di tempo e risorse per l’organizzazione e a maggiore soddisfazione per l’utente. Ecco perché RPA e Finance, molto probabilmente, proseguiranno nel loro sodalizio anche in futuro.